Cada vez son más las empresas que se han sumado al teletrabajo y han cambiado el «cara a cara» por las reuniones virtuales. Una nueva forma de comunicarnos en el ámbito profesional que ya está a la orden del día a nivel global.

De hecho, gran parte de la jornada laboral tiene lugar en reuniones virtuales y, seguramente, estamos invirtiendo en ellas más tiempo de lo necesario.

En Docuo trabajamos para aumentar la productividad de los equipos, desde los productos y servicios tecnológicos que ofrecemos hasta nuestra forma de trabajar. Por eso queremos compartir una serie de pautas con las que ahorraremos un tiempo valioso y conseguiremos que cada vez que nos reunamos a través de la pantalla sea lo más productiva posible.

 

8 pautas para mejorar el rendimiento en las reuniones de teletrabajo:

1. Establece un límite diario de reuniones.

Una de las ventajas del teletrabajo es que ya no es necesario el desplazamiento a distintas localizaciones para acudir a diferentes reuniones, por lo que tendremos más tiempo para reunirnos. Pero no nos volvamos locos, es preferible establecer un cierto límite en el número de reuniones diario, a llenar toda la jornada laboral y acabar sin tiempo para otra cosa.

 

2. Utiliza el chat y la pizarra digital colaborativa.

Ante cualquier debate de equipo, la primera opción suele ser la reunión virtual. Pero en el teletrabajo también contamos con herramientas complementarias como el chat y la pizarra digital colaborativa. La clave está en saber cuándo utilizarlas para ser más ágiles y evitar las reuniones que se puedan solucionar de una forma más rápida y productiva con otras herramientas.

 

3. Indica los próximos pasos.

Una vez finalizada la reunión, es imprescindible realizar un resumen de los puntos tratados a modo de conclusión e indicar cuáles serán los próximos pasos. De este modo, todo el equipo sabrá el objetivo de la reunión y las siguientes tareas que tendrán que realizar. También es importante dedicar un minuto a resolver dudas en este punto.

 

4. Cancela las reuniones innecesarias.

Que hayas creado ya una convocatoria de reunión no significa que no haya vuelta atrás. Analiza su objetivo y si realmente es necesaria una reunión para conseguirlo. En el caso de que no lo sea, la mejor opción será cancelarla y emplear ese tiempo en tareas más necesarias.

 

5. Convoca sólo a las personas esenciales. 

La mayoría de las veces solemos invitar a todo el equipo a reuniones muy específicas, en las que realmente no es necesario que participe tanta gente. De hecho, este es un error común que hace la reunión más lenta y reduce su utilidad. Por eso, recomendamos convocar sólo a aquellos que realmente puedan aportar ideas o les afecte el contenido de la reunión. De esta forma aumentaremos la productividad, ya que el resto del equipo podrá avanzar en otras funciones.

 

6. Comprueba que todo funciona.

Invertir un minuto de tiempo al principio del día en comprobar audio, vídeo y conexión a internet evitará que los problemas se descubran al empezar una reunión con la consiguiente pérdida de tiempo para todos los asistentes.

 

7. Únete justo a la hora.

Cada segundo cuenta, y tener que esperar a que todo el equipo se conecte puede llevarnos minutos de retraso, que se acumulan si sumamos todas las reuniones telemáticas que podemos llegar a tener a lo largo del día. Por ello recomendamos entrar en cada reunión justo a la hora de la convocatoria.

 

8. Emplea sólo el tiempo necesario.

Menos es más. No por alargar más la reunión conseguiremos mejores resultados. De hecho sucede al contrario, cuanto menos tiempo logremos que dure, por lo general, más concreta será y mejores serán las conclusiones. Por eso recomendamos establecer una hora límite, de forma que no se queden los puntos importantes en el tintero pero tampoco se extienda más e lo necesario. Así haremos un uso más óptimo del tiempo con el que contamos.

 

A modo de resumen, estos son los 8 consejos que en Docuo aplicamos y recomendamos para hacer que, cada vez más, las reuniones telemáticas sean lo más óptimas posibles y logremos una forma de trabajo más productiva.

 

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