Docuo, una alternativa a Dropbox para empresas

Antes de nada debo decir que este no es un post contra Dropbox. En R2 Sistemas llevamos muchos años desarrollando software de gestión documental para empresas y admiramos la sencillez y la facilidad de uso de Dropbox. Soy usuario de Dropbox a nivel personal y es sin duda uno de los mejores servicios de almacenamiento en la nube que existen actualmente. Su independencia respecto a los fabricantes de sistemas operativos lo hacen en mi opinión superior a su competencia: Google Drive, iCloud o Microsoft SkyDrive.

No obstante, volviendo al título de este post, cuando encontramos escenarios en los que las empresas tratan de utilizar Dropbox de forma «seria» para gestionar sus documentos y contenidos, nos enfrentamos sistemáticamente a los mismos problemas:

1. Lo borré sin querer. Cuando compartes una carpeta con alguien, cualquier eliminación de documentos por parte de cualquier usuario en su carpeta local, se propaga a todas las personas que tengan la carpeta compartida. Esto da lugar a confusiones en las que se pierden archivos por accidente, o lo que es peor, hace que la gente no meta documentos en el sistema o los duplique por miedo a perderlos.
2. No puedes compartir en sólo lectura. La solución obvia al punto anterior sería poder compartir una carpeta en modo «sólo lectura». Un usuario podría realizar modificaciones y el resto únicamente recibirían los cambios y podrían verlos, sin poder tocar los archivos. Desgraciadamente esto no es posible en Dropbox.
3. Control de cambios no es control de versiones. Quizá no lo sepas pero Dropbox guarda un histórico de cada cambio que llevas a cabo en los archivos que sincroniza. La parte mala es que este control de cambios sólo es accesible desde la web y no puede configurarse. Dropbox guarda un número determinado de cambios por un tiempo determinado. Esto está bien para volver atrás si has realizado un cambio no deseado por error, pero no sustituye a un control de versiones completo con el que puedes guardar toda la historia de un contrato, una oferta, un manual o cualquier otro documento, con su fecha y su respectivo número de versión o revisión (1.0, 1.1, etc.).
4. «Compartido con» no es suficiente. Cualquiera que haya organizado alguna vez la seguridad de unas carpetas compartidas, sabe que administrar quién puede ver qué en una empresa con más de 5 usuarios no es una tarea sencilla. Es necesario crear grupos de usuarios o perfiles, dar permisos a cada carpeta etc. Dropbox no tiene un sistema de control de permisos para sus contenidos. El único permiso existente es «Compartir con» y no es posible organizar una seguridad corporativa decente con sólo esa característica.
5. La sincronización no es amiga de la seguridad. Llegas a un ordenador desconocido, instalas el cliente de Dropbox y te logas. Automáticamente el disco duro comienza a llenarse con una copia de la totalidad de documentos de tu repositorio. La sincronización es quizá el método más cómodo para el usuario de cara a trabajar con archivos compartidos a través de la red, pero no puede decirse que sea el más seguro. Tener un número indeterminado de copias del repositorio corporativo danzando en multitud de equipos no es viable si se quiere mantener la seguridad y confidencialidad de ofertas, contratos, facturas o proyectos. Cambiarle la contraseña a un usuario no es suficiente para hacer desaparecer su copia local de los documentos. Lo deseable es poder especificar qué carpetas se desean sincronizar de toda la estructura, cosa que Dropbox no permite.
6. Imagen corporativa. Dropbox es una solución basada en un modelo «freemium». Cualquiera puede abrirse una cuenta sin coste y solo algunos usuarios pagan por tener más espacio disponible. Esto es genial para el usuario particular, pero no transmite seriedad en el entorno profesional. Una empresa de ingeniería que envíe a su cliente un plano de 200Mb que ha costado 2.000 € con un enlace de Dropbox no está dando la mejor imagen de profesionalidad ni de seguridad (sólo hay que buscar en Google «Dropbox security problems«). Lo mismo pasa con cualquier entregable que necesiten enviar empresas de marketing, diseño, agencias de traducción, etc.
7. Lo que comparten contigo ocupa cuota. Esto es curioso, Dropbox se paga por cuota o espacio utilizado, pero curiosamente, compartir documentos entre cuentas, computa como espacio usado para ambos usuarios. Si tengo 200 mb de fotos y los comparto contigo, nuestras dos cuentas tendrán 200 mb menos de espacio disponible, cuando Dropbox sólo almacena realmente una copia de los datos.
8. Tráfico y espacio se disparan cuando crecen documentos y usuarios. Haz la prueba, instala Dropbox en 10 ordenadores dentro de una red local con usuarios distintos compartiendo algunas carpetas entre sí. Ahora coge cualquier archivo de tamaño medio y realiza cambios. Conforme el documento se modifica, el proceso de sincronización se lanza en segundo plano propagándose a todos los equipos. Si hay varios usuarios trabajando en una carpeta compartida, el tráfico generado puede saturar las comunicaciones con facilidad si se trabaja con archivos medianos o grandes.
9. Procesos y meta-datos. Dropbox no tiene un sistema que permita buscar documentos por ningún criterio más allá de su nombre y la carpeta en la que se encuentran. Cuando se manejan gran cantidad de documentos es muy interesante poder definir campos específicos por cada documento (meta-datos) como por ejemplo el cliente, la fecha, el tipo o el importe de una oferta y poder buscar por ellos posteriormente. Lo mismo pasa con los estados. Es útil poder definir los diferentes estados que atraviesa un documento dentro de la organización (workflow) y conocer en cada momento en qué estado se encuentra cada documento.
10. Copias de seguridad. Las condiciones de uso de Dropbox excluyen a la compañía de cualquier responsabilidad frente a pérdida de los datos o acceso a los mismos por parte de personas no autorizadas. Si bien esta política es común en los servicios de almacenamiento de datos en la nube, sería deseable poder contratar planes específicos de realización de copias de seguridad periódicas, que garantizasen la continuidad en caso de pérdida accidental de los datos, e incluso poder descargarse las mismas a un lugar seguro en lugar de confiar el 100% del problema a los misteriosos servidores de Dropbox, se encuentren donde se encuentren.

Nuestra conclusión es que Dropbox es una solución perfecta para llevar documentos personales de un ordenador a otro, del iPhone, Android o iPad al PC, compartir fotos con amigos e incluso resolver alguna necesidad puntual de trabajo. No obstante, no aconsejaría a una empresa utilizar Dropbox como solución principal para gestionar sus documentos o compartirlos con sus clientes, proveedores y colaboradores.

Si ya lo estás haciendo te recomiendo una buena herramienta de gestión documental como alternativa a Dropbox. Te invito a evaluar Docuo, para llevar la gestión de documentos y procesos en tu organización a un nivel profesional.