Automatizar procesos de oficina es posible

La mayoría de las acciones repetitivas en los procesos de oficina de una empresa pueden automatizarse reduciendo costes y posibles errores humanos.

La mejor forma de automatizar estas acciones habituales en los procesos de oficina es mediante un gestor documental con workflow, a continuación vamos a ver con ejemplos qué acciones se pueden automatizar y la mejor forma de hacerlo, utilizando el software de gestión documental y workflow R2 Docuo.

Generar documentos similares

En los procesos de oficina hay muchos documentos que se generan usando una “plantilla” o una copia de un documento similar.

Por ejemplo los contratos, las ofertas o las cartas de pago son documentos en los que al redactarlos el texto general se mantiene  y solo cambian algunos datos concretos como los datos del cliente, el importe de pago, etc..

R2 Docuo permite tener plantillas de documentos asociadas a las categorías de forma que al pulsar un botón se genera el documento según la plantilla definida y los campos establecidos en el documento. Puedes consultar cómo configurar estas plantillas aquí.

En la ventana de detalles de las categorías con plantillas, si el documento principal no tiene archivo, aparece el botón “Generar desde plantilla”

Al pulsar el botón el documento se genera con los valores que se han introducido en los campos del documento y  queda listo para enviar.

Incluso es posible hacer que al avanzar de estado el documento se genere automáticamente el contrato sin necesidad de pulsar el botón “Generar desde plantilla”.  Puedes ver como configurar esta acción pulsando aquí.

Enviar mail

Al igual que sucede con los documentos, en los procesos de oficina, algunos correos pueden automatizarse creando un mail “Tipo”  usando etiquetas de sustitución, que se envíe a los agentes adecuados del proceso en cada momento.  Puedes ver como crear avisos automáticos desde aquí.

Los mail se pueden generar cuando se realizan distintas acciones, al crear un documento, al publicarlo, al cambiar de estado…. y se envían automáticamente a las personas implicadas en el proceso.

Siguiendo con el ejemplo anterior  puedes crear un correo automático que se envíe al cliente cuando se avance al estado “Enviado” incluso añadir enlaces  para que pueda descargar el contrato  o para que pueda avanzar de estado para confirmar la recepción o solicitar cambios.

Organizar documentos

Dentro de un mismo tipo de documento, ofertas, contratos, facturas, cartas es necesario poder organizar los documentos por distintos criterios según el punto de los procesos de oficina en el que se encuentren, por ejemplo contratos firmados, facturas vencidas, ofertas rechazadas, etc…

Estos “Criterios” serían los estados de las categorías, cada categoría tendrá sus estados correspondientes.

Usando un gestor documental puedes hacer que esta organización de realice de forma automática en función de una fecha o del tiempo que lleve el documento en determinado estado.

Las condiciones de automatización se establecen en las opciones de configuración de las transiciones del flujo de trabajo. Para más información pulsa aquí.

Por ejemplo podemos hacer que las ofertas que lleven 30 días en el estado “Enviada  al cliente” avancen automáticamente al estado “Rechazada”.

De esta forma siempre tendremos las ofertas con posibilidades de contratación en el estado “Enviada al cliente”  y las obsoletas se avanzan solas al estado “Rechazada”.

Avisarte de acciones sobre un documento a determinada fecha

En los procesos de oficina, algunos documentos tienen que ser revisados cada cierto tiempo o archivados  cuando llega determinada fecha, normalmente para que no se pase la fecha en la que hay que revisar o archivar el documento se suelen añadir notificaciones al calendario.

Usando un gestor documental puedes configurar avisos automáticos en función de una determinada fecha de forma que te llegue un mail o una notificación al móvil x días antes de esa fecha o incluso crear avisos para que llegue un mail todos los días hasta que se realice la acción.

Estos avisos se crean en el paso “correos” del asistente de categorías. Para más información pulsa aquí.

El mail se genera automáticamente sin necesidad de crear recordatorios ni citas en el calendario.

De esta forma te aseguras de cumplir con los plazos estipulados para cada tipo de documento.

Estas son algunas de las cosas que R2 Docuo puede hacer por ti para automatizar procesos de oficina, ¡pero hay muchas más! La mejor opción es probarlo y descubrir que funcionalidades se adaptan mejor a tus necesidades.

Como siempre si tenéis dudas o consultas desde el departamento de atención al cliente estamos para ayudaros.

Nos vemos en la nube.

Conchi Liébana

 

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