Cómo usar las Cuentas de Colaborador de R2 Docuo

La mayoría de nuestros clientes se hace la misma pregunta: ¿Cómo puedo sacarle partido a las 9.999 cuentas de colaborador incluidas en la licencia estándar de R2 Docuo? En este post voy a daros algunas ideas para explotar al máximo estas licencias gratuitas.

Como sabréis en R2 Docuo hay dos perfiles de acceso, los usuarios y los colaboradores. Los usuarios pueden utilizar todas las características de R2 Docuo,  siempre que tengan los permisos necesarios.

Los colaboradores son cuentas “gratuitas” (hasta 9.999 licencias)  restringidas a las funcionalidades de compartir archivos, pueden subir documentos, editarlos, eliminarlos y crear carpetas nuevas, siempre que tengan permisos, pero no tienen acceso a ninguna funcionalidad de categorías, procesos, metadatos, seguimientos, etc.

Están concebidas para ser utilizadas con clientes, proveedores o personal externo, allá donde esté, con el que se necesite compartir e intercambiar archivos manteniendo la seguridad y el control de los mismos. Pueden utilizar tanto la aplicación de escritorio Windows como la App para móviles o el portal web.

Pero las cuentas de colaborador pueden tener muchos más usos que el “típico”  intercambio de archivos, os dejo algunos ejemplos.

 

Area de clientes en tu web

Dar a tus clientes un acceso web en el que consultar toda la documentación relevante. Puedes personalizar la apariencia de tu repositorio de forma que parezca una web corporativa.

Si tienes dudas sobre cómo personalizar la apariencia pincha aquí.

 

Añadir seguridad a los enlaces de descarga

R2 Docuo permite crear enlaces de descarga directa para cualquier archivo que almacena (al estilo de otras herramientas como WeTransfer, YouSendIt o HighTail), pero además te permite mantener un control estricto de todos esos enlaces que has creado tú o tu equipo (poder borrarlos y saber quién y cuando los ha usado).

Los enlaces pueden ser públicos, requerir una contraseña, o mejor aun, hacer que cuando alguien los utilice, requieran introducir las credenciales (usuario y contraseña) de una cuenta de colaborador con acceso a ese archivo para que se inicie la descarga.

La próxima vez que utilices el botón “compartir” de R2 Docuo, fíjate en esta pestaña:

Ese enlace existe siempre para todos los documentos (no hay que activarlo) y permite descargar el archivo directamente siempre que primero metas tu usuario y contraseña de colaborador. Una buena opción para enviarle un enlace de descarga a un cliente que ya tiene cuenta en tu R2 Docuo.

 

Avisos cuando alguien crea un documento

Configurar avisos automáticos al crear un documento nuevo en la carpeta de un cliente (a la que él pueda acceder) o cuando él lo cree para ti recibiendo un email automático.

Consulta cómo crear estos avisos aquí

 

Enterarnos cuando alguien descarga un archivo

Saber si tu cliente ha descargado un documento al que tenga acceso y saber además quién ha sido, recibiendo un email automático.

Puedes ver cómo configurar el aviso aquí

 

Control en la visibilidad, registro de cambios y difusión de documentos

Con el control de versiones puedes controlar en todo momento qué versión del documento verán los colaboradores.

Para más información pulsa aquí

Puedes crear un documento “tipo” y dar permisos para que lo editen, manteniendo un control de cambios. Por ejemplo puedes crear un presupuesto y dejarlo listo para que lo firmen.

Desde aquí puedes ver todo lo relativo al control de cambios.

Si trabajas con control de versiones puedes configurar R2 Docuo para que mande un mail a todos los colaboradores cuando la nueva versión esté disponible.

Consulta cómo crear correos automáticos aquí

Un buen ejemplo sería la tabla de precios, cada vez que se actualice (al publicar el documento) se puede crear un correo automático para que envíe la información a todos los colaboradores o a  aquellos que tengan acceso a una determinada carpeta. 

 

Esto son sólo algunos ejemplos de lo que se puede hacer con cuentas de colaborador, nadie mejor que vosotros conoce vuestra empresa y las necesidades que tiene, seguro que alguno de los puntos anteriores os ha hecho ver un posible caso de uso para las cuentas de colaboradores.

No tengáis miedo  a crear cuentas para clientes, usuarios externos o cualquier persona que no necesite el resto de funciones de la gestión documental, ¡son gratis y muy fáciles de crear y eliminar!

Como siempre, desde el departamento de atención al cliente estaremos encantados de ayudaros.

Conchi Liebana

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