¡Comunicación y colaboración social todo en el mismo sitio!

Los equipos necesitan colaboración y toda empresa necesita comunicarse internamente por diferentes motivos, ya sea en en la misma habitación o entre oficinas en distintos países.

Hay diversas formas de comunicarse, correo electrónico, teléfono, SMS y muchas más. Todas son muy eficaces, pero a veces las “conversaciones” pueden ser muy largas, especialmente si se trata de un tema continuo sobre un archivo o documento.

En blogs anteriores, vimos como utilizar R2 Docuo para compartir documentos con cualquier persona sin salir de R2 Docuo. Hoy vamos a ver tres formas de comunicarse con otros usuarios de R2 Docuo desde la ventana de detalles de un archivo o documento.

Es tan simple y fácil que puedes comenzar de inmediato en el momento en que cargas o creas un documento, así se hace:

Cada documento que se carga o se crea en R2 Docuo tiene su propia ventana de detalles,  en esta ventana se encuentra la pestaña “Seguimientos”  desde donde la magia de la comunicación y la colaboración ocurre en R2 Docuo.

En la pestaña “seguimientos” se pueden crear distintos tipos de notificaciones que veremos un poco más adelante (puedes encontrar más información sobre todas estas pestañas aquí).

1. Comentarios

Los comentarios son una manera rápida y efectiva de hacer llegar notificaciones a todos los usuarios que quieras, simplemente hay que seleccionar  “Nuevo comentario”,  se abrirá esta pantalla y al finalizar los comentarios se señalizaran con un icono en forma de “Bocadillo”:

En la ventana aparece “Creado por”  es el usuario que será el autor del comentario, el área blanca es el cuerpo principal donde puedes escribir el texto del comentario, puede ser corto o largo como necesites,  también tienes el botón  “Avisar a”,  al pulsar el botón aparece la lista de los usuarios  que pueden ver el documento para que selecciones a los que quieres  enviar el comentario.

Puedes elegir usuarios individuales, varios usuarios o incluso un grupo de usuarios. Luego, cuando creas el comentario, a cada usuario que hayas seleccionado se le enviará un correo electrónico.

El usuario recibirá el correo electrónico con el comentario que puede abrir en la aplicación de escritorio o en el portal web y podrá responder a ese comentario. El usuario también recibirá una notificación la próxima vez que inicie sesión en R2 Docuo y un aviso en su teléfono móvil si tiene la App de R2 Docuo instalada.

Este funcionamiento es igual para las otras dos áreas de la pestaña “Seguimientos”.

2. Recordatorios

Los recordatorios son perfectos para establecer un plazo para alguna acción o incluso para crear un evento de calendario por ejemplo una reunión.

Cuando seleccionas  “Nuevo recordatorio”, se abre la ventana para crear el nuevo recordatorio, una vez creado el recordatorio se identifica con con un icono de campana.

El diseño es similar al de un nuevo comentario, puedes seleccionar los destinatarios que van a recibir el recordatorio con el botón “Para”.

Los recordatorios, tienen opciones adicionales, como seleccionar la fecha en la que quieres que llegue el recordatorio o también marcando la casilla “Enviar cita de calendario” puedes hacer que el recordatorio sea una cita en el calendario donde puedes establecer la hora y la duración.

Pueden aceptar o rechazar la invitación.

3. Tareas

Finalmente llegamos al área de tareas,  la ventana de tareas como las dos anteriores es muy sencilla. Las tareas se identifican con el icono de una bandera.

Nuevamente tenemos el creador de la tarea, a quién debe asignarse y el campo de contenido. También tenemos una casilla de verificación en la parte inferior para que el usuario que corresponda haga clic para confirmar que la tarea se ha completado. El creador de la tarea recibirá un correo electrónico una vez que se haya completado.

Como habéis visto, los tres seguimientos son muy fáciles de crear y directos, ahora vamos a ver cómo sabemos que tenemos seguimientos sin leer, al acceder a  R2 Docuo .

Cuando el usuario inicia sesión en R2 Docuo, su área de notificación se iluminará con la cantidad de seguimientos  pendientes de revisar.

Cada documento que tiene seguimientos aparecerá con los  indicadores correspondientes en la lista de resultados.

Finalmente, los detalles del documento muestran la descripción completa de cada seguimiento.

Cada seguimiento se indica mediante el icono correspondiente, (bocadillo, campana o bandera) y cambiará de color una vez que se hayan leído, la fecha haya pasado o se haya completado.

Desde esta ventana se pueden modificar, responder y completar seguimientos.

Cada creación, modificación, finalización  o eliminación de cualquiera de los seguimientos generará un correo electrónico automático para cada usuario implicado, manteniendo a todos informados sin salir de R2 Docuo.

Como podéis ver, estas características son muy sencillas , pero tienen un gran impacto, mantienen viva la comunicación y la colaboración y ahorran un tiempo muy valioso al no tener que cambiar entre diferentes programas para comunicarse.

No olvides echar un vistazo a nuestro canal de YouTube para ver vídeos cortos sobre otras  características de R2 Docuo

James Storey.

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