¿Qué son las Tablas de Retención Documental?

Las Tablas de Retención Documental (TRD) son un instrumento archivístico definido por La norma ISAD-G (Norma Internacional de Descripción Archivística) que sirve para controlar el ciclo de vida de los documentos en una organización.

La actividad empresarial genera diferentes documentos en el día a día: facturas, contratos, actas, etc. Estos son creados, utilizados y posteriormente almacenados o destruidos, pero ¿cuánto tiempo debemos conservar cada tipo de documento?. La práctica documental aconseja separar los documentos en los archivos de gestión, central e histórico, según su categoría y la necesidad que existe de conservarlos.

Las distintas aproximaciones técnicas para solucionar este problema (almacenamiento en la nube, organización del flujo de trabajo para los cambios de archivo, formas de compartir archivos entre los diferentes usuarios) van desde la gestión manual a la digitalización e implantación de un software para la gestión de documentos.

Hemos preparado un Webinar en el que explicamos con más detalle qué son las Tablas de Retención Documental y cómo gestionarlas con nuestro Software de Gestión Documental:

Para poder aplicar con éxito esta técnica, se debe elaborar un Cuadro de Clasificación Documental (CCD) que permita identificar unívocamente la categoría o tipo de cada documento. También se debe valorar la importancia de cada uno de esos tipos de documento para la actividad de la organización mediante una Tabla de Valoración Documental (TVD) y finalmente definir los tiempos de conservación de cada documento, tanto en formato físico como electrónico y lo que ocurre al final de su ciclo de vida en lo que se llama la Tabla de Retención Documental (TRD).

Muchos países como Colombia, han introducido en su marco legal la obligación de cumplir con Tablas de Retención Documental definidas por el estado para todas las organizaciones públicas y aquellas privadas que cumplen funciones públicas.

R2 Docuo permite almacenar documentos en la nube y gestionar procesos de todo tipo en organizaciones de diverso tamaño. Entre sus funcionalidades destaca la posibilidad de categorizar los documentos y definir ciclos de vida personalizados para cada tipo de archivo.

En este webinar, Jorge Ramírez, Socio Director de R2 Sistemas y Arturo Galindo CEO de la consultora colombiana Conec7a, hablan sobre las Tablas de Retención Documental, el marco legal colombiano para su aplicación y llevan a cabo una demostración sobre cómo gestionar TRDs utilizando el software de gestión documental R2 Docuo.

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