Cómo hacer “Minería de datos” en tu Gestor Documental

En este post os voy a enseñar una de las funcionalidades más útiles de R2 Docuo, la creación de consultas para filtrar documentos que cumplan determinadas condiciones, rangos de fechas, nombre del cliente, importe de  un determinado campo,etc.

 

Normalmente la mayoría de las empresas necesitamos sacar cierta información de forma periódica, ofertas entre fechas, contratos vencidos, incidencias abiertas, etc.  Suele ser una tarea bastante tediosa, por ejemplo para buscar  todas las ofertas aceptadas entre un rango de fechas tendrías que revisar la fecha de aceptación de todas ellas y posteriormente filtrarlas por el rango de fechas que necesites.

Explotar la información que ya has metido en cualquier software  para buscar la que te interesa es lo que se conoce como “Minería de Datos”, y en R2 Docuo se lleva a cabo mediante las Consultas diseñadas por el usario.

Para poder extraer la información de forma óptima de tu gestor documental, es fundamental que hayas preparado bien los metadatos de tus categorías de documentos. ¡La semana pasada publicamos un video tutorial sobre cómo hacerlo!

Con las consultas, sólo tienes que configurar los parámetros por los que quieres filtrar la información una vez y después ejecutar la consulta cuando lo necesites.

Crear consultas personalizadas

Desde R2 Docuo puedes crear consultas para sacar la información que necesites tan solo pulsando un botón,

Desde la carpeta de color verde se ven las consultas existentes y se  crean nuevas consultas personalizadas.

La ventana para crear consultas funciona de forma similar a la vista personalizada de las categorías, puedes seleccionar los campos  que quieres mostrar cuando se ejecute la consulta.

Por ejemplo puedes crear una consulta que muestre todos los documentos con la información del el usuario que lo creó  y la fecha de creación.

Sólo tienes que poner un nombre a la consulta y marcar el check de la información que quieres mostrar.

Puedes ver información más detallada sobre como crear consultas  aquí

Mostrar sólo los documentos que cumplan algunas condiciones

Siempre que hayas almacenado previamente la información en los campos y atributos de los documentos puedes crear consultas que filtren los resultados en función del valor de determinados campos.

Por ejemplo,  para crear una consulta que muestre sólo las ofertas aceptadas entre un rango de fechas, tienes que añadir una condición en el campo “Fecha de aceptación” para que pregunte el rango de fechas al ejecutar la consulta

Puedes ver información más detallada sobre como establecer condiciones en las consultas pulsando aquí

Al ejecutar la consulta pregunta el rango de fechas por el que se va a filtrar.

Al aceptar muestra solo los resultados que coincidan con el rango de fechas definido.

Exportar la información a Excel

La opción de filtrar los documentos con unos determinados criterios y que la información se actualice según se vayan cumpliendo estas condiciones es algo muy útil pero en ocasiones necesitamos crear gráficos y estadísticas para gestionar mejor la información.

Una vez has ejecutado la consulta puedes exportar toda la información que ves en la pantalla a Excel, y desde ahí trabajar los datos.

La creación de consultas es la mejor forma de explotar toda la información almacenada, al principio puede costar un poco crear consultas para obtener los resultados que realmente necesitamos pero desde el departamento de atención al cliente estamos para ayudaros en todo lo posible.

Espero que después de leerme tengáis un poco más claro qué son las consultas y como sacar el máximo provecho de ellas.

Conchi Liébana.

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