¿Necesita mi empresa un Gestor Documental?

Si tu respuesta es “No lo sé…” Aquí tenéis tres tips para saber si os merece la pena contratar un gestor documental.

Desde mi experiencia trabajando en atención al cliente de R2 Docuo desde hace casi seis años, os puedo decir que los gestores documentales se utilizan a grandes rasgos para resolver 3 tipos de problemas:

1. BOTÓN DERECHO ENVIAR POR EMAIL

Es el caso más típico, necesitas enviar documentación a otras personas y la opción más común es seleccionar el documento y enviarlo por mail.

Al enviar los documentos por email pierdes el control de lo que se hace con tu documento, no sabes si se ha entregado, si lo han leído, o si al cambiarlo posteriormente la otra persona tendrá la última versión…

Usando un gestor documental puedes enviar la documentación mediante enlaces (con un simple clic) o bien si tienes que enviar documentos de forma periódica puedes crear un acceso a algunas carpetas del gestor documental y mandárselo a tu cliente, manteniendo siempre el control sobre los accesos a la documentación.

2. COPIAR Y PEGAR

El segundo caso típico: tengo que hacer un documento que se parece mucho a otro que ya tengo hecho…

Si en tu empresa creáis gran parte de la documentación con el método CTRL-C + CTRL-V (copias un documento y lo pegas como documento nuevo para modificar parte del texto), necesitas un gestor documental que permita crear documentos usando plantillas.

Con un gestor documental tendrías un registro con los datos del documento que suelen variar (por ejemplo, para una oferta: nombre del cliente, producto ofertado, precio, etc…). Luego, pulsando un botón, se generaría el documento según la plantilla establecida en pocos segundos, listo para enviar. Podrías hacerlo incluso desde el móvil y, llegado el caso, hasta enviarlo por email desde el mismo gestor documental de forma automática.

3. MONTONCITO DE DOCUMENTOS REVISADOS – MONTONCITO DE DOCUMENTOS PENDIENTES DE REVISAR

Y el tercer caso de libro en las empresas son los “montoncitos” de documentos separados en bandejas (o en carpetas de tu disco duro, me da igual), en función de si están: revisados, enviados, aceptados, contabilizados, pendientes de procesar, procesados, escaneados, pendientes de aprobar, aprobados, pagados, impagados,  etc…

Si tu empresa tiene estos “montoncitos” de cualquier tipo de documento, necesitas un gestor documental con workflow (procesos o flujos de trabajo).

Los procesos permiten definir los distintos “estados” que pueden tener los documentos, de forma que puedes ver todos los que estén en un estado concreto con un simple clic.

 

¿Alguna de estas situaciones identifica el trabajo diario de tu empresa? Si es así ¡Necesitáis un gestor documental!

Os recuerdo que podéis probar R2 Docuo durante 30 días de forma gratuita y, si os apetece, contarnos vuestra experiencia.

En el siguiente post os explicaré con ejemplos sencillos cómo utilizar un gestor documental para resolver exactamente cada una de estas tres situaciones.

Conchi Liebana

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