Nueva versión: R2 Docuo 1.5 “Team Jump”

R2 Docuo 1.5 es la versión con más mejoras y optimizaciones en la historia del producto. Se ha prestado especial atención a la gestión y edición de archivos, y a las vistas de recientes y favoritos, que han ganado radicalmente en usabilidad.

La gestión de procesos tiene importantes mejoras en la programación de acciones automáticas y el API incorpora ahora la posibilidad de informar a aplicaciones de terceros mediante eventos.

Gran cantidad de sugerencias de nuestros usuarios han sido incorporadas al producto. Agradecemos enormemente vuestra colaboración y os animamos a continuar aportando vuestras ideas para mejorar R2 Docuo.

A continuación os facilitamos los cambios y nuevas funcionalidades de la versión 1.5. de R2 Docuo:

Edición automática

Ahora el doble clic sobre un documento en la lista de resultados lo abre y permite la edición directa del mismo.

Cuando terminemos de editar el documento y cerremos el programa correspondiente (por ejemplo Microsoft Word para un .docx), R2 Docuo lo detectará y guardará los cambios automáticamente.

Edición automática

Durante la edición podemos controlar los archivos con los que estamos trabajando con el administrador de transferencia de archivos, al que podemos acceder pulsando el botón “diskette” en la barra superior de R2 Docuo.

Administrador de transferencia

Desde el administrador de transferencia de archivos podemos descartar los cambios o forzar la operación de guardar aunque sigamos teniendo abierto el programa de edición.

Es posible escoger el programa con el que R2 Docuo editará un documento utilizando la opción de botón derecho “abrir con…”

Botón derecho - abrir con...

Para acceder a los detalles de un documento ahora es preciso seleccionarlo y pulsar el botón “Detalles” de la barra de herramientas, o bien pulsar Ctrl+Doble clic. Si el documento pertenece a una categoría que no tiene archivo principal, el doble clic sigue abriendo la ventana de detalles directamente.

Actualización automática

El botón “Actualizar” ha desaparecido de R2 Docuo. Ahora todos los cambios que se producen en el servidor se muestran inmediatamente sin que el usuario tenga que pulsar ningún botón. Aun así siempre es posible pulsar la tecla F5 para forzar una actualización de la pantalla actual.

Carga directa de documentos a una categoría

Ahora es posible cargar múltiples archivos a R2 Docuo y asignarles una categoría, todo en la misma operación.

Para hacer esto, debe seleccionarse en el arbol de categorías la categoría destino y pulsar el botón “Cargar archivos…”

Cargar a categoría

Los archivos serán cargados y automáticamente asignados a la categoría elegida.

Bloquear documentos por estado

El paso “Control” del administrador de categorías permite ahora impedir que algunos usuarios realicen cambios a un documento cuando este se encuentre en un estado concreto.

Bloqueos por estado

De esta forma es posible proteger los documentos en algunos estados de su proceso.

Nueva vista de favoritos

La vista de documentos favoritos ha sido remodelada por completo y ahora dispone de nuevas características.

Para acceder a la vista de favoritos debe utilizarse el botón “estrella” en la barra superior de botones de R2 Docuo. La vista muestra los documentos marcados previamente como favoritos.

Favoritos

Ahora es posible marcar un documento como favorito de forma rápida en cualquier lista de resultados. Basta con hacer clic en la estrella que aparece junto a su nombre al pasar el ratón sobre el mismo:

Añadir un favorito

Igualmente puede quitarse de favoritos cualquier documento con otro clic sobre dicha estrella:

Eliminar un favorito

Es posible abandonar la vista de favoritos en cualquier momento mediante el botón “Cerrar” o pulsando la tecla Esc.

Si se desea visualizar el documento favorito en su carpeta o categoría correspondiente, se puede utilizar en el menú contextual la nueva acción de botón derecho – “Mostrar en categoría” o “Mostrar en carpeta”, lo que nos llevará directamente a la vista elegida y nos mostrará en ella el documento seleccionado.

Nueva vista de recientes

Ahora es posible visualizar rápidamente los últimos documentos a los que se ha accedido.

En versiones anteriores de R2 Docuo, la vista de recientes mostraba únicamente aquellos documentos que habían sido modificados por última vez por el usuario. Ahora la vista muestra todos los documentos que han sido editados, visualizados o modificados por el usuario, aunque hayan sido modificados por otro usuario posteriormente.

Para acceder a la vista de receintes debe utilizarse el botón “reloj” en la barra superior de botones de R2 Docuo.

Recientes

La vista muestra los documentos recientes del usuario. También es posible visualizar la actividad de todos los usuarios en los documentos comunes pulsando el botón “Mis recientes” y cambiándolo a “Todos los usuarios”.

Recientes de todos los usuarios

Se puede abandonar la vista de favoritos en cualquier momento mediante el botón “Cerrar” o pulsando la tecla Esc.

Si se desea visualizar el documento favorito en su carpeta o categoría correspondiente, es posible utilizar en el menú contextual la nueva acción de botón derecho – “Mostrar en categoría” o “Mostrar en carpeta”, lo que nos llevará directamente a la vista elegida y nos mostrará en ella el documento seleccionado.

Monitorización de cargas y descargas

Todas las cargas y descargas de archivos que estén en curso, pueden monitorizarse ahora desde el administrador de transferencia de archivos de R2 Docuo

Cuando se inicia cualquier actividad de carga o descarga de archivos, aparece una barra de progreso en la parte inferior de la pantalla que muestra un resumen de la operación. Es posible acceder al administrador de transferencia de archivos haciendo clic en estas barras de progreso o bien utilizando el botón “herramienta” y la opción “Transferencia de archivos”.

Transferencia de archivos

El administrador de transferencia de archivos permite visualizar los procesos de carga, descarga y edición de documentos y cancelar las cargas o descargas en curso.

Admiinstrador de transferencia de archivos

Gestión de carpetas

Ahora es posible gestionar las carpetas directamente desde el arbol y la lista de resultados sin utilizar el administrador de carpetas.

Las carpetas se muestran ahora como parte de la lista de resultados, siempre antes que los documentos. Es posible acceder a dichas carpetas con un doble clic, eliminarlas o renombrarlas (si se tienen los permisos para ello) utilizando el menú contextual con el botón derecho del ratón.

Carpetas en la lista de resultados

Si se dispone de permisos también es posible utilizar el botón “Nueva carpeta…” para crear una nueva subcarpeta en la carpeta actual.

Marcar notificaciones como leidas

En el botón de notificaciones de usuario (botón “muñeco”) ahora las notificaciones pendientes de leer (marcadas con una estrella roja) pueden marcarse como leidas sin necesidad de abrir la ventana de detalles del documento correspondiente.

Para hacerlo, utilizar la X que aparece al pasar el ratón sobre una notificación pendiente.

Marcar notificaciones como leidas

Nuevo mensaje para guardar cambios

En la ventana de detalles de un documento R2 Docuo, se ha eliminado el antiguo botón “Guardar y cerrar”

Ahora si el usuario trata de cerrar la aplicación con cambios pendientes en los metadatos, el mensaje que se muestra pregunta si se desean guardar los cambios. La respuesta predeterminada es que si.

Desea guardar los cambios

Nuevas opciones al versionar documento

Se han añadido dos nuevas opciones al utilizar la opción “Versionar” en un documento con control de versiones.

Versionar

Ahora es posible especificar si desea actualizarse la fecha del documento a la actual y si se desea pasar a obsoleto la versión publicada del mismo en la misma acción.

Nuevas acciones automáticas al cambiar de estado

Ahora es posible configurar una transición para ejecutar más de una acción sobre el documento principal al cambiar de estado.

Generar al avanzar

Se ha añadido la opción de generar el documento desde plantilla (con la posibilidad de escoger qué plantilla se utiliza). También se ha añadido la opción de pasar a obsoleto la versión publicada y la posibilidad de marcar varias acciones en la misma transición. En este caso, las acciones se ejecutarán en el orden mostrado (de arriba a abajo).

Nuevo aspecto de la pestaña anexos

La pestaña anexos de los detalles de un documento se ha remodelado por completo.

Ahora las acciones de edición y guardar cambios son más sencillas de ejecutar mediante el menú contextual (botón derecho del ratón).

Anexos

También se ha incorporado a la barra de botones la posibilidad de generar desde plantilla un nuevo anexo.

Mejoras en la lista de resultados

Ahora cuando la lista se actualiza por un cambio en el servidor o porque se elimine un documento, conserva el desplazamiento vertical y la selección que el usuario tuviera.

En cada documento se muestra tanto la versión publicada como la versión de su borrador (icono “lápiz”), así como su pertenencia a favoritos (icono “estrella”).

Las opciones de menú contextual “Mostrar en carpetas” y “Mostrar en categorías” permiten pasar de una vista a otra sin perder de vista el documento.

El ancho de las columnas en la vista de carpetas se ajusta ahora automáticamente a la ventana para mostrar toda la informacicón posible.

Ordenación por columnas en el interfaz web

El interfaz web de R2 Docuo permite ahora ordernar los resultados por nombre o fecha de modificación, de forma ascendiente o descendiente.

Anexos

Nueva versión del API con suscripción a eventos

La versión 1.5 del API de R2 Docuo añade ahora la posibilidad de suscribirse a eventos que se produzcan en R2 Docuo.

De este modo es posible que R2 Docuo informe a aplicaciones externas de cambios de estado o nuevas notificaciones en sus documentos, y que las aplicaciones de terceros reaccionen a estos cambios, abriendo las posibilidades para utilizar R2 Docuo como una potente herramienta de middleware.

Si no dispone del manual del API de R2 Docuo, solicítelo al departamento de atención al cliente.

Corrección de errores y mejora de rendimiento

Se han corregido errores puntuales del sistema y se han llevado a cabo tareas de optimización.

La nueva versión entrará en producción en nuestros servidores el jueves 20 de noviembre de 2014 a las 21:00 horas con un tiempo estimado de parada del servicio de una hora.

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