Nueva versión: R2 Docuo 1.5.2

A continuación os facilitamos los cambios y nuevas funcionalidades de la versión 1.5.2 de R2 Docuo. El árbol de categorías llega al acceso web junto a otras importantes mejoras, presta atención al cambio de URL del portal de R2 Docuo:

Mejoras en el interfaz web

El interfaz web ha sido remodelado por completo para añadir gran cantidad de funcionalidades que hasta ahora sólo estaban disponibles en la aplicación de escritorio de R2 Docuo. Desde esta versión, si cuentan con los permisos suficientes:

– Los usuarios pueden visualizar el árbol de categorías (morado) desde el interfaz web.
– Los usuarios pueden editar los metadatos de un documento desde el interfaz web
– Los usuarios pueden cargar archivos asignándoles una categoría directamente desde el interfaz web (botón cargar archivos del arbol de categorías)
– Los usuarios pueden añadir anexos a un documento desde el interfaz web
– Los usuarios pueden crear un nuevo documento desde el interfaz web (botón Nuevo Documento del árbol de carpetas y de categorías) tal como ocurre en la aplicación de escritorio.
– Los usuarios pueden reemplazar el archivo principal de un documento desde el interfaz web.
– Los usuarios pueden acceder al nuevo visor de comentarios, recordatorios y tareas (incluyendo marcar tareas como completadas) desde el interfaz web.
– Los usuarios y colaboradores, pueden crear nuevas carpetas desde el interfaz web
– Los usuarios y colaboradores, pueden eliminar documentos y carpetas existentes desde el interfaz web
– Los usuarios y colaboradores, pueden acceder al botón de recientes y de favoritos desde el interfaz web

IMPORTANTE: Cambio de URL del interfaz web

El interfaz web que hasta ahora estaba disponible en la dirección https://www.r2docuo.com/nombrerepositorio cambiará desde esta versión a la dirección https://portal.r2docuo.com/nombrerepositorio.

La dirección antigua continuará operativa hasta el próximo lunes 18 de mayo de 2015, momento en el que sólo podrá accederse al interfaz web por la nueva dirección. Se deben actualizar los enlaces externos ubicados en las páginas web corporativas a la nueva dirección antes de esa fecha.

Nueva política para colaboradores

Desde la versión 1.5.2 de R2 Docuo, se limita por completo el rol de los colaboradores a la gestión de archivos. Desde esta versión los colaboradores:

– Dejan de poder ver los metadatos de un documento, incluidos los anexos, comentarios, recordatorios y tareas del mismo.
– Dejan de poder cambiar de estado un documento.
– Dejan de poder introducir comentarios en un documento.
– Dejan de poder ver documentos sin archivo principal.

Los permisos de los colaboradores han cambiado tanto en el administrador de carpetas como en el administrador de categorías para reflejar esta nueva política.

Grupos de categorías

Ahora es posible agrupar categorías relacionadas en “Grupos de categorías”. Para ello, desde el administrador de categorías, deben crearse nuevos grupos (icono caja de cartón) y arrastrar las categorías que se deseen a los mismos. Los grupos se mostrarán en el arbol de categorías tanto en la aplicación de escritorio como en el interfaz web.

También es posible exportar e importar grupos completos de categorías.

Nuevo visor de comentarios, recordatorios y tareas

El botón de notificaciones (muñeco), ha sido remodelado por completo para visualizar de forma separada los comentarios, recordatorios y tareas que afecten al usuario actual:

Los elementos pueden marcarse como leidos, las tareas como completadas y los recordatorios aparecen reflejados en un calendario. El área de notificaciones se abrirá automáticamente al iniciar sesión, si el usuario tiene comentarios, recordatorios o tareas sin leer.

Las antiguas consultas de recordatorios y tareas se han eliminado del arbol de consultas (verde).

Edición off-line de documentos

Ahora es posible mantener documentos de R2 Docuo en edición cuando no se disponga de conexión a Internet o no se desee iniciar sesión en la herramienta.

Al cerrar R2 Docuo con documentos en edición, el sistema avisará de que hay cambios pendientes de guardar. A diferencia de versiones anteriores ahora se permite “mantener en edición” dichos archivos y cerrar R2 Docuo por completo.

Desde la pantalla de inicio de sesión, aun cuando no se disponga de conexión a Internet, los archivos con cambios pendientes podrán seguir editándose off-line utilizando el icono diskette.

La próxima vez que se inicie sesión en R2 Docuo, los cambios podrán guardarse de la forma habitual.

Posibilidad de abrir los detalles del documento con doble clic

Atendiendo a las sugerencias de la comunidad de usuarios que utlizaba esta forma de trabajar en versiones anteriores, se ha incorporado una opción a la configuración de R2 Docuo para que el doble clic sobre un documento siempre abra los detalles del mismo en la aplicación de escritorio.

Si esta opción está activada, el atajo Ctrl + doble clic abrirá el documento para edición.

Mejoras en la ventana de detalles

La ventana de detalles de un documento en la aplicación de escritorio incorpora nuevas funcionalidades en R2 Docuo 1.5.2:

– Ahora es posible cambiar el tamaño de la ventana de detalles. El nuevo tamaño se recuerda por categoría de documento y siempre puede restaurarse al tamaño por defecto utilizando la opción “restaurar tamaño por defecto” del menú herramienta.
– Ahora es posible exportar a Excel los seguimientos de un documento (comentarios, recordatorios y taras).
– Ahora se pueden generar documentos desde plantilla en los anexos aunque la categoría no tenga archivo principal.
– Se mostrará un aviso cuando se intente publicar un documento con fecha distinta a la de hoy.
– Ahora se recuerda el estado expandido/contraido de los grupos de campos de los metadatos del documento. Dicho estado se recuerda por usuario y categoría.
– El tiempo de apertura de la ventana de detalles se ha optimizado notablemente.

Mejoras en el asistente de categorías

Ahora es posiblble dejar de compartir campos con otra categoría. Para ello basta con hacer botón derecho sobre el grupo de campos compartido y elegir “Dejar de compartir”. Otras categorías distintas a la actual no se verán afectadas.

Mejoras en la administración de usuarios

Se ha mejorado la gestión de bajas de usuarios y la visualización de los usuarios desactivados, que aparecen agrupados en un nodo independiente del árbol. Las licencias disponibles también se visualizan ahora en el administrador de usuarios y colaboradores. Se ha solucionado un error que impedía eliminar cuentas de usuario y colaborador desactivadas.

Un usuario o colaborador desactivado ahora computa contra el número total de cuentas de usuario o colaborador contratadas. Para liberar una licencia por completo, debe eliminarse el usuario o colaborador correspondiente.

Soporte descontinuado para Windows XP

Se ha certificado la aplicación de escritorio de R2 Docuo con Microsoft para la versiones actuales de Windows. Desde esta versión ya no será posible ejecutar la aplicación de escritorio en Windows XP.

Corrección de errores y mejora de rendimiento

Se han corregido errores puntuales del sistema y se han llevado a cabo tareas de optimización.

La nueva versión entrará en producción en nuestros servidores el miércoles 29 de abril de 2015 a las 21:00 horas (CET) con un tiempo estimado de parada del servicio de tres horas.

Recibe un cordial saludo.

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