Nueva versión: R2 Docuo 1.5.6

Llegan los enlaces para compartir archivos de forma segura con todos los usuarios, incluso aquellos que no tienen cuenta en R2 Docuo.  También aparecen los correos automáticos por carpeta.

El martes 31 de mayo subió a producción la nueva versión de R2 Docuo. Estas son las nuevas funcionalidades que incorpora:

  • Enlaces de apertura directa en los correos del sistema

    A parir de ahora, cuando alguien escriba para tí un comentario, recordatorio o tarea en un documento, el email de aviso que llega, está personalizado con la imagen corporativa de la organización y además tiene dos botones que permiten acceder a los detalles de ese documento con un clic:

    Enlaces de apertura directa en los correos

    El botón “Abrir en R2 Docuo” sólo puede utilizarse desde estaciones de trabajo Windows con la aplicación de escritorio instalada. Cuando se pulse se abrirán los detalles del documento (puede aparecer un mensaje de advertencia según la configuración de seguridad de los equipos). El botón “Abrir en portal web” abrirá los detalles del documento en el portal web de R2 Docuo utilizando el navegador predeterminado:

  • Correos automáticos por carpetas

    Ahora es posible configurar avisos automáticos por email que se envían cuando alguien carga, cambia o elimina archivos en una carpeta. En el administrador de carpetas existe un nuevo botón “Correos” y un nuevo icono opcional “sobre” junto a las carpetas para indicar que tienen avisos configurados:

    Nuevo botón en el administrador de carpetas para configurar correos

    Seleccionando una carpeta y pulsando el botón “Correos” accedemos a la ventana para configurar los avisos automáticos en esa carpeta (y sus subcarpetas):

    ventana para configurar avisos para carpetas

    En esta ventana podemos definir qué usuarios o grupos deben recibir una notificación por email cuando ocurra alguno de los eventos indicados (puedes pedir que se te avise cuando alguien cargue, modifique, elimine, publique o simplemente visualice un archivo en esta carpeta). Las carpetas que tienen avisos configurados se marcan con un icono de sobre amarillo en el administrador.

  • Papelera de reciclaje

    Los archivos eliminados van ahora a la papelera antes de ser eliminados definitivamente 30 días después. Cuando elimines algún archivo, el nuevo icono “papelera” aparecerá en la parte superior derecha de la pantalla. Al pulsarlo pueden visualizarse los archivos eliminados recientemente:

    Papelera de reciclaje

    Los archivos de la papelera pueden restaurarse o eliminarse definitivamente de forma manual. Si no se lleva a cabo ninguna acción sobre ellos se elminan defintivamente transcurridos 30 días (este tiempo puede configurarse en las opciones). El administrador puede visualizar su papelera y la de cualquier usuario.

  • Compartir documentos mediante enlaces

    Ahora es posible compartir un archivo mediante un enlace (link) público que cualquier persona, incluso si no es un usuario o colaborador R2 Docuo, puede utilizar para descargarlo. Para crear el enlace, utilizar el menú contextual (botón derecho) y la nueva opción “Compartir”

    Opción compartir

    Los archivos para los que se ha creado un enlace público muestran el icono “enlace” tras su nombre en la lista de resultados. La ventana de creación de enlace público permite establecer distintas opciones de seguridad para el enlace o enviar un correo que contenga dicho enlace a cualquier dirección de email:

    Creación de un enlace público

    En la pestaña “Enlaces para usuarios y colaboradores”, se encuentran cuatro enlaces permanentes que siempre existen para cada archivo en R2 Docuo. Estos enlaces, a diferencia de los públicos, requieren credenciales de usuario o colaborador para acceder al archivo. Permiten descargar el archivo o visualizar sus detalles, tanto a través del portal web como de la aplicación de escritorio para windows:

    Enlaces para usuarios y colaboradores

    También es posible crear un enlace dinámicamente al generar un correo automático para una categoría. Para ello se ha incluido un botón “crear enlace” que facilita la tarea:

    Macros para crear enlaces dinámicamente

    Los enlaces públicos pueden suponer un problema de seguridad, para que los administradores tengan un control de los mismos se ha añadido la opción “Administrador de enlaces públicos” al botón herramienta:

    ADministrador de enlaces públicos

  • Personalización de la aplicación de escritorio para Windows

    La aplicación de escritorio para windows tiene ahora la misma personalización que el portal web:

    ADministrador de enlaces públicos

    Incluso una vez iniciada la sesión, el logotipo personalizado también se muestra en la pantalla principal de R2 Docuo. Si todavía no has personalizado el aspecto de tu repositorio, te recordamos que puedes hacerlo desde la sección “Mi cuenta” del sitio web de R2 Docuo.

  • Apertura de detalles con doble clic, por categoría

    En versiones anteriores se añadió la opción de abrir siempre los detalles de un documento con doble clic (en lugar de abrir o descargar el archivo). Esta opción puede especificarse ahora por cada categoría de documentos, en el primer paso del asistente de categorías:

    Nuevo árbol de carpetas

  • Mostrar campos relacionados a varios niveles

    En versiones anteriores se añadió la posibilidad de mostrar campos relacionados de otra categoría (en modo sólo lectura). Existía una limitación que no permitía escoger para este tipo de campo, campos en la categoría destino que a su vez también fuesen relacionados de una tercera categoría. En esta versión se ha eliminado dicha limitación

    Ejemplo: teniendo las categorías: Población, Provincia, Pais, donde en provincia se muestra un campo con el nombre del pais, ahora en población podrían mostrarse dos campos, uno con el nombre de la provincia y otro con el nombre del del pais).

Esperamos que disfrutes de los cambios.

¡Nos vemos en la nube!

Un saludo

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