Nueva versión: R2 Docuo 1.5.7

Esta versión trae la firma electrónica de documentos PDF con certificado digital y funcionalidades de escaneo mejoradas. Todo ello con la usabilidad y sencillez propias de R2 Docuo.

Estas son las nuevas funcionalidades de la versión:

Firma electrónica

Ahora un administrador puede cargar en R2 Docuo uno o varios certificados digitales y permitir que los usuarios firmen documentos PDF con ellos.

Administrador de firmas electrónicas

Necesitarás un archivo con extensión .pfx o .p12 que contenga el certificado y conocer su clave privada (contraseña). Para clientes en España, los certificados emitidos por la FNMT (utilizados para realizar trámites con el estado) son perfectamente válidos. Los certificados deben cargarse en el Administrador de firmas electrónicas accesible para administradores desde el botón herramienta de la aplicación de escritorio:

Administrador de firmas electrónicas

En primer lugar debe cargarse un certificado. Posteriormente se crearan firmas que son las que permiten a los usuarios llevar a cabo la acción de firmar. Para cargar en R2 Docuo un nuevo certificado, pular el botón “Nuevo…”:

Administrador de firmas electrónicas

El algoritmo de cifrado de tu certificado debe proporcionártelo la entidad emisora, si no lo conoces prueba SHA-256 que es el más común en la actualidad. Una vez importado el certificado podemos crear una firma:

Administrador de firmas electrónicas

En esta pantalla puedes configurar las opciones de la firma electrónica. Las diferentes opciones están explicadas en los globos informativos (las opciones por defecto son las más comunes). En el apartado “Permisos” puedes restringir esta firma digital para que sólamente sea utilizada por algunos usuarios. Si no especificas ningún permiso para una firma, todos los usuarios del repositorio podrán utilizarla.

Administrador de firmas electrónicas

El proceso manual de firma es realmente sencillo, basta con seleccionar uno o varios archivos PDF y utilizar la acción de botón derecho “Firmar…”. Si el usuario dispone de permisos para utilizar varias firmas, el sistema le preguntará cual desea usar y el archivo PDF quedará firmado. Un icono de “candado” aparecerá en todos los archivos PDF que estén firmados digitalmente, ya hayan sido firmados en R2 Docuo o cargados en el sistema ya firmados. Si se ha firmado un documento por error, los administradores pueden utilizar la acción de botón derecho “Quitar firma…” del mismo modo.

El proceso de firma también puede asociarse a la publicación del archivo principal en una categoría de documentos R2 Docuo con control de versiones y publicación en PDF:

Administrador de firmas electrónicas

Esto permite vincular la firma a la publicación e indirectamente también al cambio de estado un documento (configurando el publicar automáticamente al avanzar por una transición) en su proceso, lo que hace las aplicaciones casi ilimitadas.

IMPORTANTE: Una vez cargado un certificado en R2 Docuo, las acciones de firma no solicitan a los usuarios la clave privada del mismo (la contraseña). Debes configurar correctamente la seguridad de la firma y los permisos de publicación en categorías que firmen al publicar para evitar un uso fraudulento de tu certificado. Presta especial atención a este aspecto.

Escanear documentos

Si tienes un escáner conectado y con drivers instalados en tu equipo que soporten el estandar TWAIN, desde esta versión verás el botón “Escanear…” en la barra de botones de R2 Docuo:

Botón escanear

Al pulsarlo verás una ventana de opciones que te permite seleccionar tu escáner y elegir si, en el caso de realizar varios escaneos en la misma acción, deseas crear un archvo PDF distinto por cada página o un único archivo PDF con varias páginas:

Botón escanear

Al pulsar aceptar se mostrará la pantalla de escaneo propia de tu escáner. Ajusta las opciones y realiza una vez por página o archivo la acción de escaneo en dicha pantalla; cuando finalices ciérrala. El nuevo o los nuevos archivos escaneados serán cargados a R2 Docuo.

También puedes utilizar el botón de escanear desde la vista de categorías, que subirá los archivos digitalizados a la categoría correspondiente incluso renombrándolos con su código si así lo tienes configurado.

El botón “Escanear” también se ha añadido a la ventana de detalles en el archivo principal:

Botón escanear

y a la pestaña de anexos de dicha ventana:

Botón escanear

Recuerda que mientras que no tengas un escáner instalado correctamente con sus drivers en tu estación de trabajo, no verás el botón “Escanear…” en ninguna pantalla.

Mejoras en el portal web

El protal web continua incorporando en cada versión más funcionalidades que hasta ahora sólo estaban disponibles en la aplicación de escritorio. En esta versión se han añadido las siguientes acciones en la sección de detalles de un documento:

Generar desde plantilla
Publicar documento
Reemplazar etiquetas
Eliminar borrador
Renombrar anexos

Esperamos que disfrutes de los cambios.

¡Nos vemos en la nube!

Un saludo

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