Nueva versión de R2 Docuo (1.6.0)

La versión nos trae como mejoras más significativas los nuevos campos de tipo archivo y el nuevo editor de correos automáticos, pero hay mucho más…

El lunes 27 de marzo subió a producción la nueva versión de R2 Docuo. Estas son las nuevas funcionalidades que incorpora:

  • Nuevo editor de correos automáticos

    El editor de correos automáticos de R2 Docuo ha sido remodelado por completo para mejorar su usabilidad y añadir nuevas características. Ahora el aspecto de la ventana para crear un correo automático es muy semejante al de Microsoft Outlook:

    Botón Enviar prueba y campo Tipo

    El botón “Enviar prueba” permite recibir por email un ejemplo de cómo va a quedar el correo electrónico. El campo “Tipo” permite ahora elegir entre “Correo electrónico” o “Notificación”. La segunda opción creará una notificación para los destinatarios afectados que aparecerá en su área de notificaciones (botón muñeco), enviará de forma opcional un aviso por email y a diferencia de versiones anteriores, no dejará rastro en la pestaña de seguimientos.

    Campo Enviar y nuevos eventos

    El campo “Enviar” permite ahora elegir el evento que detonará el envío del correo. Se ha añadido un nuevo evento llamado “cuando el documento permanece en un estado durante un tiempo”. Tanto este nuevo evento como el antiguo “cuando llegue la fecha especificada en el campo de un documento” permiten ahora repetir el mensaje una vez alcanzada la condición (por ejemplo enviar un mensaje cuando el documento lleve 3 días en estado “Solicitada” y volver a enviarlo cada día durante una semana mientras siga en ese estado).

    Campos Para, Asunto y Adjuntos

    Los campos “Para”, “Asunto” y “Adjuntos”, tienen el mismo comportamiento de versiones anteriores salvo por Adjuntos, que ahora permite opciones adicionales de envío del documento principal, anexos y los nuevos campos de tipo archivo (ver más abajo).

    El editor del cuerpo del mensaje ofrece ahora dos modalidades de edición: Texto enriquecido y HTML.

    Modo texto enriquecido

    En el modo texto enriquecido (por defecto) el aspecto del mensaje se muestra tal y como lo verán los destinatarios (WYSIWYG). En este modo es posible utilizar los botones de la regleta para cambiar el formato del texto (fuente, tamaño, color, alineación, etc.), añadir etiquetas de sustitución, incrustar imágenes o insertar enlaces tanto al propio documento como a otros sitios web. El botón idioma permite crear múltiples versiones del mismo correo para que cada usuario lo reciba en su propio idioma.

    Modo HTML

    Activando la opción “Modo HTML” el mensaje se convierte a este formato permitiendo editar el código HTML directamente y previsualizar el resultado usando la pestaña “Preview”.

    Permitir en grupo

    Activando la opción “Permitir en grupo”, el editor separa cabecera, cuerpo y pie del contenido para permitir su edición separada. Si el mensaje se detona al mismo tiempo para varios documentos, en lugar de enviar varios mensajes se enviará un único mensaje en el que el cuerpo del contenido se repetirá una vez para cada documento.

  • Nuevo tipo de campo: Archivo

    Ahora es posible crear un nuevo tipo de campo para una categoría de documentos en R2 Docuo. Se trata de los campos de tipo Archivo:

    Campo tipo archivo

    Los campos tipo archivo permiten adjuntar un archivo como metadato de un documento. En la vista de detalles tienen este aspecto:

    Campo tipo archivo

    El usuario puede seleccionar un archivo de su equipo o bien digitalizarlo directamente desde el escáner. Una vez el fichero está introducido en el campo, puede abrirse haciendo doble clic en él o eliminarse seleccionando el campo y pulsando Supr.

    Los nuevos campos tipo archivo tienen interesantes propiedades disponibles para su configuración:

    Campo tipo archivo

    Se puede configurar un campo tipo archivo como obligatorio o bloqueado en algunos estados del proceso. También se puede configurar el campo para respetar el nombre del archivo cargado o renombrarlo automáticamente con el propio nombre del campo.

    Este nuevo tipo de metadato abre muchas posibilidades para utilizar R2 Docuo en procesos relativos a validación de documentos, en los cuales típicamente un sujeto debe aportar diferentes documentos para poder avanzar por el proceso (DNI, pasaporte, imágenes, certificados, etc.).

  • Campos únicos por categoría

    Ahora es posible configurar un campo en R2 Docuo como “único por categoría” de modo que el sistema no permita que existan dos documentos de la misma categoría con el mismo valor en dicho campo.

    campos únicos por categoría

    Esta nueva configuración es válida para todo tipo de códigos o valores discretos que quieran preservarse como únicos (CIF, correos electrónicos, etc.)

  • Nueva propiedad “Formato” para campos de texto

    Ahora es posible limitar el formato que los usuarios pueden introducir cuando rellenan un campo de tipo texto mediante “expresiones regulares”. Para ello debe configurarse la nueva opción “Formato”:

    campo formato de un campo de texto

    Una expresión regular es una secuencia de caracteres que permite detectar un patrón en un texto y determinar si lo cumple o no. En este ejemplo se introduce una cadena regular para el campo “Código postal” que fuerza al usuario a introducir cinco números donde además los dos primeros deben ser desde ’01’ hasta ’52’:

    campo formato de un campo de texto

    La creación de cadenas regulares es un concepto teórico algo complejo del que pueden encontrarse numerosos tutoriales y ejemplos prácticos en la red. Para conocer más sobre las expresiones regulares recomendamos visitar http://www.regular-expressions.info/.

  • Nuevos tipos de campo “Información del proceso”

    Se han añadido nuevos tipos y nuevas opciones para los campos “Información del proceso”:

    Información del proceso

    Ahora es posible especificar la precisión (minutos o días) para los intervalos de tiempo, así como obtener información de tiempo de permanencia, fecha de entrada y salida o autores de dichas entradas o salidas dentro del proceso; tanto utilizando el “estado actual” como especificando un estado concreto o un conjunto de estados:

    Información del proceso

  • Portal web: Pestañas en el detalle de un documento

    La vista de detalles de un documento del portal web se ha remodelado por completo para tener un aspecto organizado por pestañas al igual que ocurre en la aplicación de escritorio:

    pestañas portal web

    También se han incluido algunas funcionalidades que todavía no estaban presentes en la versión web, como la visualización de documentos relacionados en pestañas.

  • Portal web: Barra de totales en vista personalizada

    Ahora es posible visualizar en el portal web la barra de totales en las vistas personalizadas de categorías que tengan campos numéricos o de tipo moneda:

    pestañas portal web

    También se puede configurar si se desea visualizar el total, la media u ocultar el dato.

  • R2 Docuo para iOS: Búsqueda

    La versión de R2 Docuo para teléfonos móviles Apple está disponible desde hace algunas semanas. Recientemente ha tenido actualizaciones con nuevas características. En la última de ellas se ha incluido la búsqueda predictiva:

    pestañas portal web

    Nuevas funcionalidades se irán añadiendo en futuras versiones de R2 Docuo para iOS.

Esperamos que disfrutes de los cambios.

¡Nos vemos en la nube!

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