¿Quién no querría una oficina más verde y eficiente?

Podrías leer en voz alta todos los documentos que tienes apilados y amontonados en estanterías para clientes y amigos, deshacerte de ellos y llenar la oficina con plantas! ¡No es una mala idea y no se va a acabar el mundo!

¡Empieza con algo pequeño y simple! Software de Gestión Documental en la nube o ECM. Suena grande y elegante, pero puede tener muchas ventajas para tu negocio, tus clientes y el medio ambiente.

Si. Todo ese papel impreso necesitará ser introducido en un ordenador y sus metadatos extraidos, pero todas las cosas buenas requieren algo de trabajo duro…

¡Una vez estén digitalizados recíclalos! Adios papel, muchas compañías reciclarán tus documentos confidenciales si lo necesitas, eso liberará el espacio necesario en tu  oficina para una pequeña planta y además ¡todo ese papel se utilizará para algo nuevo! ¡Buen trabajo!

Ahora vamos a lo digital. Esos documentos pueden ser compartidos, cambiados y visualizados por cualquiera todas las veces que necesites que lo sean. ¡Sin usar otra hoja de papel!

Con ellos almacenados en un sistema de almacenamiento en la nube, no sólo estarán en un entorno seguro, también significa que no los tienes que tener replicados en cada ordenador del edificio. Esto liberará espacio en tus máquinas y en algunos casos eliminará la necesidad de servidores y discos duros adicionales que te ahorrarán espacio y dinero eliminando infraestructura innecesaria!

Otras ventajas: Imagina que tienes clientes en diferentes paises, o lo que es más importante, con diferentes zonas horarias. Estoy seguro de que no quieres escanear o volver a enviar por email cada nueva versión de ese documento en el que trabajáis juntos.

Software como R2 Docuo puede crear correos automáticos y notficiaciones instantáneas para que otros sepan que una nueva versión está lista, con un enlace para acceder al documento. ¡Ellos pueden actualizar y hacer lo mismo en sentido contrario! Simplemente guarda el nuevo documento y has acabado, ¡Tómate un café!

Si quieres más buenas noticias, aquí van otras grandes ventajas:

  • Búsqueda y rescate (encuentra esos documentos rápido y recupera los borrados accidentalmente)
  • Auditorías (¿quieres saber quién descargó, compartió, modificó o movió ese archivo importante por última vez?)
  • Categorización (tipos, clases, categorías, estados, subtipos… llámalo como quieras)
  • Seguridad y control de acceso avanzados (como un armario con llave… pero mucho mejor)

y muchas otras grandes ventajas para todos, ¡incluyendo todo ese importante beneficio medioambiental!

En R2 Docuo estoy aquí para ayudar a negocios y personas a tomar control de sus documentos, ayudándoles a ocuparse de esos detalles importantes y ayudándoles a reducir su #huelladecarbono.

Contacta con nosotros y pregúntanos cómo un Software de Gestión Documental puede ayudarte, porque aquí no tenemos grandes montones de papel y seguro que podrían cabernos una o dos plantas más.

James Storey

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