R2 Docuo 1.7.3 ¿Qué hay nuevo?

R2 Docuo 1.7.3 trae el nuevo tipo de campo “Usuarios/Colaboradores”, los enlaces de cambio de estado y la restricción de listas desplegables como protagonistas principales. En este post te lo contamos todo con detalle. ¡Echa un vistazo!

El próximo lunes 18 a las 19:00 CEST subirá a producción la nueva versión de R2 Docuo (1.7.3). El tiempo de parada estimado es de cuatro horas. Estas son las nuevas funcionalidades que  incorpora:

Nuevo tipo de campo: Usuarios/Colaboradores

Ahora es posible añadir un nuevo tipo de metadatos a las categorías R2 Docuo. Se trata de los campos de tipo Usuarios/Colaboradores:

Cuando se pulsa el botón “…” de este tipo de campo (“Responsable interno” en el ejemplo anterior), el usuario podrá elegir uno o varios usuarios de forma sencilla.

También permitirá elegir colaboradores, grupos de usuarios o grupos de colaboradores según la configuarción del campo. Para añadir un nuevo campo de este tipo, basta con seleccionarlo en los metadatos de la categoría:

En la pestaña opciones, los campos de tipo Usuarios/Colaboradores admiten diversas configuraciones que determinan su comportamiento:

El parámetro Contenido permite configurar qué tipo de usuarios podrán ser seleccionados (usuarios, colaboradores, grupos de usuario y/o  grupos de colaborador).

El parámetro Dominio permite configurar un subconjunto de usuarios, colaboradores o grupos de ambos entre los que el usuario podrá elegir para seleccionar. Si no se especifica un dominio no habrá restricciones.

El parámetro Rango permite configurar el número de usuarios mínimo y máximo que se permitirán seleccionar en el campo (por ejemplo 1, 2, o entre 3 y 6).

Los campos de tipo Usuarios/Colaboradores pueden ser elegidos como destinatarios en los correos y notificaciones automáticas, haciéndolos perfectos para elegir y seleccionar a los responsables de un proceso o a las personas implicadas en algún paso de los procesos gestionados con R2 Docuo.

Los campos de este tipo estarán disponibles en R2 Docuo para Windows y el portal web de R2 Docuo tras la subida de versión, pero tardarán algunas semanas en estar disponibles en R2 Docuo para iOS.

Enlaces para cambiar de estado un documento

Al igual que se pueden crear enlaces de descarga para los documentos en R2 Docuo, ahora es posible crear enlaces de cambio de estado. Los enlaces de cambio de estado llevarán a cabo un cambio de estado en el proceso de un documento al hacerse clic sobre ellos.

Para crear uno de estos enlaces basta con buscar la pestaña correspondiente en la opción “Compartir” de cualquier documento:

Al igual que los enlaces de descarga, los enlaces de cambio de estado pueden ser públicos o privados:

Para crear un nuevo enlace pulsamos “Nuevo”. Los enlaces de cambio de estado siempre van asociados a una transición específica del proceso, y pueden configurarse con contraseña y/o caducidad:

Cuando un usuario hace clic sobre un enlace de cambio de estado se le presenta una ventana en el navegador similar a la de los enlaces de descarga:

Cuando el usuario pulsa el botón (previa introducción de la contraseña en este caso), si el documento se encuentra en el estado origen de la transición, se llevará a cabo el cambio de estado:

En otro caso simplemente se mostrará un mensaje de error.

Los enlaces públicos de cambio de estado se pueden monitorizar en el administrador de enlaces públicos al igual que los enlaces de descarga:

Los enlaces de cambio de estado pueden crearse ad hoc para un documento o también ser generados automáticamente mediante la etiqueta correspondiente en el editor de correos electrónicos:

Esta funcionalidad permite crear correos electrónicos en los que el destinatario, sea o no usuario de R2 Docuo, puede hacer clic en un enlace para, por ejemplo, aceptar o rechazar una oferta o cerrar una incidencia.

Nuevo parámetro para los enlaces de descarga y cambio de estado: “De un único uso”

Ahora los enlaces de descarga y de cambio de estado pueden ser configurados como “de un único uso”:

Si esta casilla está marcada, el enlace será eliminado tan pronto como un usuario lo utilice con éxito por primera vez, quedando inutilizado desde entonces y contribuyendo a hacer más segura esta forma de compartir archivos.

Contenido configurable en las Listas Desplegables a Otra Categoría

Ahora es posible configurar el contenido de los campos de tipo Lista Desplegable a otra Categoría (LDAOC) , que en versiones anteriores sólo mostraban el código y el nombre del registro destino.

Supongamos una categoría sencilla llamada “Pais”:

Y otra categoría llamada “Provincia” que tiene un campo de tipo LDAOC que la relaciona con su Pais:

En versiones anteriores, el campo “Pais” de la categoría “Provincia” siempre mostraba el código R2 Docuo del Pais y su nombre. Ahora es posible configurar el contenido de este campo con la nueva propiedad “Contenido”.  Veamos cómo:

Ahora es posible definir el contenido de los campos LDAOC utilizando etiquetas de sustitución de la categoría destino (Pais en este caso).  Como siempre el botón “Ver etiquetas de sustitución” nos permitirá arrastrar y soltar estos campos de forma sencilla. El resultado es mucho más legible ahora:

Restricción de resultados en las Listas Desplegables a Otra Categoría

Ahora es posible restringir los resultados que se muestran en los campos de tipo Lista Desplegable a otra Categoría (LDAOC) utilizando predicados (fórmulas que devuelven el valor verdadero o falso).

Supongamos una categoría sencilla llamada “Inmuebles” que almacena la cartera de locales de alquiler de una agencia inmobiliaria:

La categoría tiene dos estados: Disponible y Ocupado, además de otros datos del inmueble. Supongamos que almacenamos cuatro inmuebles y que tenemos dos disponibles y dos ocupados:

Ahora vamos a suponer una categoría “Contratos de alquiler” que gestiona el alquiler de estos inmuebles. En ella, tenemos un campo de tipo LDAOC al inmueble que se alquila:

En versiones anteriores, no había forma de restringir este campo de tipo LDAOC para que sólo mostrase los inmuebles disponibles. Ahora es posible hacerlo con la nueva propiedad “Filtro” de este tipo de campo:

La proiedad “Filtro” permite especificar una condición que deben cumplir los registros destino (Inmuebles en este caso) para aparecer en el campo de tipo LDAOC cuando el usuario busca o selecciona.

En este caso indicamos que queremos que el estado sea “Disponible”. El resultado es ahora mucho más coherente:

El botón “Ver etiquetas de sustitución” permite arrastrar y soltar las etiquetas adecuadas. La sintaxis utilizada para especificar el filtro es bastante intuitiva, (si se desea aprender más, se evalua como una  claúsula WHERE de SQL Server cuya sintaxis puede consultarse aquí).

Creación de carpetas habilitada en todos los diálogos de selección de carpeta

Todos los diálogos de selección de carpeta de R2 Docuo, como por ejemplo el que aparece al elegir la carpeta por defecto de una categoría:

Tienen ahora  habilitada la acción de botón derecho “Nueva carpeta…“:

Lo que permite crear nuevas carpetas en el momento de seleccionarlas.

Información de registro adicional para los enlaces públicos de descarga

Ahora la ventana que muestra a los administradores la información de descarga utilizando los enlaces públicos, incluye la dirección IP y el pais desde el que se hizo la descarga.

Nuevos destinatarios para los correos automáticos

Los nuevos campos de tipo “Usuarios/Colaboradores“, así como los campos existentes de tipo “Información de proceso” que muestren  un usuario ( por ejemplo Usuario que avanzó la transición, etc.) pueden ser ahora elegidos como destinatarios de un correo automático o notificación.

Verificación de categorías al modificarlas

El asistente de categorías revisa ahora las fórmulas, filtros y etiquetas de sustitución al finalizar los cambios sobre la categoría y muestra un mensaje informativo cuando se ha cometido algún error de sintaxis en las mismas.

Corrección de errores y mejoras de rendimiento

Se han corregido diversos errores y aplicado mejoras generales de rendimiento.

Esperamos que los cambios sean de vuestro agrado y que vuestro equipo tenga mucha suerte en el mundial de fútbol Rusia 2018.

¡Nosotros animaremos a España!

¡Nos vemos en la nube!

Jorge Ramírez

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