R2 Docuo 1.7.5 ¿Qué hay nuevo?

Esta versión de R2 Docuo trae los nuevos formularios web de recogida de datos y otras interesantes mejoras para la gestión de tus procesos de negocio. Sigue leyendo para saber más.

El próximo lunes 26 a las 19:00 CET subirá a producción la nueva versión de R2 Docuo (1.7.5). El tiempo de parada estimado es de cuatro horas. Estas son las nuevas funcionalidades que incorpora:

Formularios web

Ahora es posible configurar formularios web para crear nuevos registros en una categoría de documentos y recoger datos de terceros con facilidad.

Para crear un nuevo formulario debemos ir al paso “Entrada” del asistente de una categoría (el antiguo paso “Atributos” se ha integrado dentro del paso “Campos“) y pulsar el botón “Nuevo…“.

El editor de formularios web es una ventana en la que podemos asignar campos de metadatos de la categoría a nuestro formulario, así como configurar su aspecto, comportamiento y apariencia.

En la parte izquierda tenemos los datos de configuración del formulario y en la parte derecha una vista previa del resultado. Lo primero que debemos hacer es introducir un identificador. Entonces el sistema nos muestra el enlace donde se encontrará disponible el formulario:

A continuación, podemos configurar sus permisos (quién puede rellenar y enviar datos mediante este formulario) pulsando el botón “Permisos” de la barra de tareas:

Los formularios web pueden configurarse con tres niveles distintos de seguridad:

(1) Acceso anónimo: Cualquier persona que conozca el enlace puede completar y enviar el formulario.

(2) Usuarios: Sólo los usuarios R2 Docuo con permisos suficientes para crear nuevos documentos de esa categoría pueden completar y enviar el formulario.

(3) Colaboradores: Los colaboradores especificados pueden completar y enviar el formulario.

A continuación, puedes configurar los campos que quieres que tenga el formulario y su comportamiento:

Aunque la estructura propuesta sea exactamente la misma que la de los campos de la categoría, puedes crear un formulario con sólo algunos campos, cambiar el nombre de los mismos o agruparlos de otro modo.

Para cambiar el comportamiento de un campo, selecciónalo y pulsa “Editar…”:

Para cada campo puede modificarse el nombre, añadir una descripción, o incluso hacerlo obligatorio.

Respecto a los campos que debe incluir un formulario, la única restricción que existe es que deben incluirse por fuerza los campos de la categoría que sean obligatorios en el estado inicial, aunque puedes ocultar los mismos si les configuras un valor por defecto.

El resultado final es justo como lo esperas: Un medio para que cualquier persona pueda crear nuevos registros en R2 Docuo mediante un formulario web, ya sea desde una estación de trabajo o desde un teléfono móvil ya que los formularios son 100% responsivos:

Al pulsar Enviar se creará un nuevo registro en R2 Docuo con los datos introducidos.

Utilízalo para tickets de soporte, encuestas, reclamaciones, procesos de inscripción y registro o cualquier tipo de solicitud. ¡Son el complemento perfecto a una categoría con flujos de trabajo!

Exportar metadatos a Excel

Una de las más de 25 sugerencias de clientes introducidas en esta versión, ahora es posible exportar los metadatos de un documento a formato Excel:

Configuración avanzada de códigos de documento

Ahora es posible configurar el próximo número que tendrá el código de un nuevo documento en una categoría R2 Docuo.

Para ello debemos ir al asistente de la categoría en cuestión y en el primer paso (Inicio) pulsar la tuerca junto al apartado código:

Se nos mostrará una pantalla llamada “Administrador de secuencias del código” en la cual podemos llevar a cabo varias acciones:

Podemos establecer el número inicial para que, por ejemplo una categoría comience a dar códigos por el número 500. Más allá podemos incluso decir que aunque el próximo número sea el 550, deje 50 huecos libres y utilice el 600. Si más tarde nos arrepentimos, podemos marcar “Rellenar huecos liebres” para que se rellenen huecos existentes en la numeración.

En cualquier caso, siempre podremos ver el próximo número de documento que va a utilizarse.

Si necesitamos cambiar la numeración del código de un documento existente, también podemos hacerlo utilizando la nueva opción “Cambiar código…” en el botón llave inglesa de la ventana de detalles:

El sistema nos dejará introducir un nuevo número siempre que el mismo no esté en uso.

Mejoras en el portal web

El portal web sigue creciendo en funcionalidades:

Ahora es posible establecer campos en grupo desde el portal web de forma semejante a como ya se podía hacer en la aplicación de escritorio para Windows. Basta con seleccionar varios documentos y elegir “Establecer campos” en el menú desplegable de acciones.

Se ha añadido la posibilidad de cambiar la categoría de un documento desde el portal web seleccionándolo y eligiendo la acción “Asignar categoría” en el menú desplegable de acciones.

Reemplazar etiquetas de sustitución al cambiar el nombre de un campo

En versiones anteriores de R2 Docuo al cambiar el nombre de un campo, debíamos reemplazar las etiquetas de sustitución del mismo en todas sus ocurrencias: fórmulas, correos automáticos y plantillas.

Ahora esta verificación y renombrado se hace de forma automática al guardar los cambios desde el asistente de categorías.

Un sólo correo por operación sobre múltiples archivos

En versiones anteriores de R2 Docuo al configurar notificaciones sobre una carpeta para recibir avisos de cargas, descargas o modificaciones de la misma (por ejemplo para saber cuando un colaborador había cargado un nuevo archivo), el sistema enviaba un correo por cada archivo modificado.

Esto hacía impracticable utilizar esta funcionalidad para grandes volúmenes de archivos. Ahora se genera un único correo por cada operación realizada con un detalle de todos los archivos implicados en la misma.

Acceso a R2 Docuo desde un único lugar

Ahora cualquier usuario o colaborador puede acceder a su repositorio introduciendo sus credenciales en la página web de R2 Docuo (www.r2docuo.com), sin necesidad de conocer la URL de su repositorio.

R2 Docuo para Android

Aquí va una disculpa: Aunque estaba previsto que estuviera lista para verano de 2018, la aplicación móvil de R2 Docuo para dispositivos Android ha sufrido un retraso considerable en su desarrollo. Estamos trabajando a toda máquina y esperamos lanzarla a primeros de 2019. Os pedimos disculpas por las molestias ocasionadas.

Esperamos que las nuevas funcionalidades sean de vuestro agrado.

¡Nos vemos en la nube!

Jorge Ramírez

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