R2 Docuo para iOS

La nueva versión de R2 Docuo para iOS ya está disponible en la  App Store y nos trae interesantes novedades. Descubre todos sus secretos

R2 Docuo para iOS

R2 Docuo para iOS ha sido sin duda el proyecto interno más ambicioso para el equipo de desarrollo de R2 Docuo durante 2017 y no va a dejar de mejorar en 2018. La última actualización de nuestro Software de Gestión Documental para dispositivos móviles que acaba de publicarse en la App Store, permite llevar a cabo prácticamente todas las acciones del día a día desde tu iPhone. En cualquier momento y desde  cualquier lugar.

Vamos a hacer un breve recorrido por la aplicación destacando qué puedes hacer con R2 Docuo para iOS:

Pantalla de inicio personalizada

La primera vez que ejecutas la App debes añadir tu repositorio para tener un acceso rápido al mismo. Para ello necesitarás únicamente tu identificador de repositorio, como ocurre con R2 Docuo para otras plataformas.  Una vez superado este paso, la pantalla de inicio de sesión aparece personalizada con nuestra imagen corporativa:

De este modo, empleados, clientes y proveedores tendrán claro que están en el sitio correcto, tanto si acceden con una cuenta de usuario como si lo hacen con una cuenta de colaborador.

Navegando por R2 Docuo para iOS

El aspecto de la pantalla principal de la App es muy similar al de otras plataformas. Nada mas entrar obtenemos la última lista de documentos que hayamos visualizado. En la barra inferior tenemos acceso a las vistas de carpetas, categorías, recientes y favoritos, y en la parte superior derecha tenemos el botón de notificaciones (muñeco), donde podremos ver los mensajes que nos envían otros usuarios y acceder rápidamente al documento en cuestión para responderlas.

Concebida para el uso profesional, esta pantalla nos permite acceder de forma rápida a la búsqueda por metadatos de R2 Docuo (botón Lupa). También podemos determinar el orden en el que se muestran los archivos (botón flecha abajo a la derecha): de más a menos reciente, por nombre, por tamaño, etc.

Utilizando el botón añadir (+) y sólo si tenemos permiso, podemos cargar en la carpeta actual nuevas fotografías o vídeos desde el carrete, incluso accediendo a la cámara del dispositivo para subir nuevas imágenes.

La vista de consultas está pendiente de implementar, aunque podemos aseguraros que llegará en 2018 junto a otras mejoras.

Con un tap en cualquier archivo accederemos a una vista previa del mismo, ya sea una imagen, un video, un archivo PDF o cualquier documento de Microsoft Office, ya que estos últimos son previsualizados sin problemas en iOS 11.

La ventana de metadatos (detalles)

Si pulsamos sobre el nombre de un documento, este se descarga y se previsualiza, pero si en lugar de esto pulsamos sobre el icono de información (letra i) junto a cualquier documento, accedemos a su ventana de detalles en la que podemos visualizar los metadatos del mismo. En este caso vamos a ver una No Conformidad de ejemplo:

Todos los campos están disponibles y, si disponemos de los permisos adecuados, podemos editar cualquiera de ellos haciendo clic sobre el mismo, incluyendo campos de tipo archivo, o listas desplegables.

Mediante la barra de botones inferior podemos acceder a los anexos y seguimientos de este documento, teniendo la posibilidad de crear nuevos comentarios recordatorios y tareas para otros usuarios, o subir fotos y videos a los anexos.

Gestionando procesos y flujos de trabajo desde el móvil (Workflow)

Mas allá del acceso a los archivos, sin duda la característica con más aceptación de R2 Docuo para iOS ha sido la capacidad de cambiar de estado un documento visualizando su diagrama de proceso y elegiendo el nuevo estado sólo con pulsar sobre él.

Editando el campo “Estado” en los detalles de un documento se nos presenta su diagrama de proceso (workflow):

Además de pulsar sobre el estado destino, también podemos usar el “botón tuerca” para ver una lista de las transiciones disponibles desde el estado actual, o incluso para deshacer el último cambio de estado.

La vista de categorías. Creación de nuevos documentos.

La vista de categorías es la favorita de los que utilizamos R2 Docuo como una herramienta ECM además de como un Gestor Documental. Esta vista nos permite visualizar los documentos almacenados según su categoría y estado, se encuentren donde se encuentren. Tan sólo debemos elegir la categoría y el estado cuyos documentos deseamos visualizar, o bien elegir varios de ellos  y pulsar en la fila “Estados seleccionados”:

Y con esto llegamos a la principal novedad de la última versión de R2 Docuo para iOS: El botón añadir (+) está ahora disponible en la vista de categorías (en versiones anteriores sólo estaba disponible en la vista de carpetas). Pulsándolo podemos elegir la opción “Nuevo Documento” que nos presentará una ventana de detalles vacía de la categoría actual.

En esta ventana los valores por defecto de los campos estarán debidamente cumplimentados y tras rellenar el resto, podemos guardar un nuevo documento y avanzar por su proceso (con la correspondiente creación desde plantilla si está debidamente configurada).

Mucho más está por venir en futuras versiones de R2 Docuo para iOS, incluyendo la vista por consultas y las acciones de automatización y control de versiones (generar desde plantilla, publicar, pasar a obsoleto, etc.). Nuestro equipo continua trabajando sin descanso en traer nuevas funcionalidades a la plataforma móvil.

¿Cuando existirá R2 Docuo para Android?

No podíamos acabar este repaso sin pasar por este punto tan importante y tenemos noticias frescas. El equipo de desarrollo lleva varios meses trabajando a destajo para crear R2 Docuo para Android y dotarlo de las mismas características que R2 Docuo para iOS. La primera versión llegará en la primera mitad de 2018. Probablemente durante el mes de junio. Mientras tanto, esperamos que disfrutéis R2 Docuo desde el resto de plataformas habilitadas (Windows, iOS y web).

Nos vemos en la nube!

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