Relacionando documentos y registros entre sí con múltiples categorías

Con la innumerable cantidad de datos y documentos en cualquier software de ECM, no siempre es fácil ver que documentos y de que forma están relacionados.

Aunque las categorías en R2 Docuo pueden contener información y documentos muy diferentes según el departamento al que pertenecen o su contenido, algunos documentos están relacionados entre si.

Así que hoy voy a explicar cómo los campos personalizados en R2 Docuo pueden permitir relacionar categorías, incluso los registros y categorías más simples,  para ayudaros a comprender que son las relaciones y cómo se pueden ajustar a vuestro negocio.

Comencemos con un ejemplo muy simple de dos categorías

Una es para nuestros clientes actuales y otra para las ofertas, ambos se encuentran en diferentes grupos y funcionan perfectamente tal como son, pero ¿y si queremos ver todos los pedidos actuales y anteriores de un cliente en particular?

Crear un campo relacionado

Bueno, primero tenemos que agregar algunos campos personalizados  a la categoría de pedidos. Abrimos el asistente de categoría para la categoría de pedidos y creamos un nuevo grupo de campo llamado “Detalles del cliente”

Ahora hay que crear un nuevo campo, lo llamaremos “Empresa” y en el tipo de campo seleccionamos “Lista desplegable relacionada con otra categoría

En la pestaña “opciones” del campo hacemos algunas personalizaciones, primero en “Categoría” utilizamos el botón “…” para abrir una ventana y elegir la categoría con la que queremos relacionar este campo, en este caso es nuestra categoría de “Clientes” .

Ahora, hay que configurar el  “Contenido”, primero abrimos la opción para mostrar todas las etiquetas relacionadas con la categoría que hemos seleccionado, y luego, arrastramos y soltamos las etiquetas de la información que queremos mostrar cuando el usuario selecciona este campo, en este caso hemos elegido mostrar el nombre de la empresa y el contacto de la empresa entre paréntesis al lado.

Campos de información relacionada

Una vez que hemos creado el primer campo de tipo “Lista desplegable a otra categoría” podemos crear otro tipo de campo relacionado con la misma categoría, pero en lugar de mostrar la lista de documentos hacen que información de los nuevos campos se llene automáticamente.

Crearemos un campo de tipo “Información relacionada de otra categoría” por cada campo de la categoría “Clientes ”  que queremos mostrar en la oferta de forma que no tengamos  que escribirlos nosotros mismos, dejamos que R2 Docuo lo haga por nosotros.

Creamos un nuevo campo en el mismo grupo para mostrar la dirección y llamamos “Dirección” esta vez el tipo de campo será “Campo relacionado de otra categoría (solo lectura)

En la pestaña de opciones, se personalizan los datos del “Campo relacionado” utilizando primero el botón “…” y luego seleccione el campo que vamos a mostrar en este caso, es “Dirección”.

¿Cómo se ve todo esto?

 

Cuando creas un nuevo registro de oferta o modificas uno existente, aparecen los nuevos campos . Al seleccionar el campo puedes usar el botón “…” para crear un nuevo registro de cliente directamente en la categoría relacionada,  usar el botón de lista desplegable para abrir una lista de todos los clientes actuales creados en la categoría relacionada  o bien buscar escribiendo en el campo. Los valores de la lista  se muestran como lo configuramos en las  opciones del campo, primero el nombre de la empresa  seguido del nombre del contacto entre paréntesis.

Cuando hayamos  seleccionado la empresa, se completarán automáticamente el resto de campos relacionados que hemos creado.

¿Qué pasa con la categoría relacionada? ¿Qué beneficios tiene?

Esto es muy útil para la categoría ofertas, pero ¿qué pasa con la categoría relacionada?

En el registro del cliente que hemos seleccionado en la oferta, aparece una nueva pestaña con una carpeta violeta y el nombre de la categoría con la que está relacionado este registro, en este caso, “Ofertas”.

En esta pestaña se muestran todos las ofertas asociadas al cliente, puedes abrir la oferta directamente desde aquí y también utilizando “Nuevo documento” puedes crear nuevas ofertas directamente sin ir a la categoría “Ofertas”.

Aquí podemos ver cuántas ofertas tiene este cliente, en qué estado se encuentra, etc..

Puedes relacionar varias categorías, de forma que cuando abras la ficha del cliente además de ver  sus datos, puede encontrar todo lo que está relacionado con el, ofertas, pedidos, tickets de soporte, etc…

Consejos

Puedes configurar filtros con sintaxis en la lista desplegable para mostrar solo ciertas palabras, letras, etc.

Cuando exportas una categoría también exporta la categoría  relacionada de forma que puedes importarla a otro repositorio obteniendo el mismo beneficio.

Esta es una característica con grandes usos en cualquier negocio y una vez configurada, las tareas diarias son rápidas y fáciles.

¿Cómo funcionaría esto en tu empresa? ponte en contacto con nosotros y te ayudamos a averiguarlo.

Nos vemos en la nube

James Storey

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