Tutorial

Sacando el máximo partido de tu prueba de 30 días

Cuando pruebas un software nuevo, buscas conocer en poco tiempo todas sus características y saber si resuelve tus necesidades, aquí tienes una guía para exprimir al máximo tu prueba de 30 días de R2 Docuo:

Infografía para prueba gratuita de 30 días

Paso 1: Regístrate

Registrarse en R2 Docuo no lleva más de 5 minutos. Al hacerlo, puedes crear tu repositorio de documentos de prueba gratuito durante 30 días. Si no lo has hecho ya, haz clic aquí para registrarte.

Paso 2: ¡Sube algunos archivos!

Descarga R2 Docuo para Windows, escoge algunos documentos, fotos o vídeos y súbelos a la nube. Basta con arrastrar desde tu PC o pulsar “Cargar archivos”. En la documentación en linea puedes encontrar instrucciones paso a paso para hacerlo. Una vez tengas un documento en R2 Docuo puedes editarlo haciendo doble clic sobre él como si estuviera en tu equipo.

Paso 3: Personaliza el aspecto de tu portal web

El portal web es una forma alternativa de acceder a los archivos que almacenas en R2 Docuo. Puedes personalizarlo con colores, logotipo e imagen corporativa y enlazarlo desde cualquier lugar para compartir archivos con clientes, proveedores o amigos. Puedes cambiar su aspecto en la sección “Mi cuenta” del sitio web de R2 Docuo.

Paso 4: Crea cuentas adicionales para otras personas

Para compartir archivos con R2 Docuo debes crear cuentas adicionales para otras personas. Podrán descargar tus archivos o subir los suyos propios. Hay dos tipos de cuentas: de usuario o de colaborador, las de colaborador son gratuitas y te servirán para compartir archivos, las de usuario son para utilizar características más avanzadas. Consulta la documentación para crear cuentas de usuario o crear cuentas de colaborador.

Paso 5: Crea algunas carpetas y configura sus permisos

En cuanto tengas unos cuantos amigos accediendo a tu repositorio, querrás configurar qué carpetas puede ver cada uno o en cuáles puede cargar documentos. Desde el administrador de carpetas es muy sencillo crear una estructura de carpetas y dar los permisos correspondientes en cada una a usuarios y colaboradores. En la documentación en línea puedes encontrar una explicación detallada de cómo crear carpetas y cómo configurar sus permisos.

Paso 6: Tu primera categoría de documentos

Hasta aquí ya has resuelto el problema del servidor FTP obsoleto o de la privacidad en los servicios gratuitos de almacenamiento. Vamos ahora con la gestión documental. En R2 Docuo puedes crear categorías para clasificar archivos parecidos. Cuando asignas un documento a una categoría recibe increibles “super poderes” como: campos de datos, control de versiones, plantillas de Microsoft Office, conversión automática a PDF, tablón social colaborativo, anexos y mucho más. Consulta la documentación para saber cómo crear categorías de documentos y cómo asignar archivos a categorías.

Paso 7: ¿Sabes qué significa la palabra “workflow”?

Cuando un documento sigue siempre los mismos pasos en una organización (esa oferta que (1) escribe Juan, (2) revisa Cristina, (3) envía Ángel y posteriormente es (4) aceptada o (5) rechazada por el cliente), podemos dibujar un diagrama que represente ese proceso, tal y como lo harías si se lo explicases a un amigo en un bar dibujando sobre una servilleta. R2 Docuo puede ayudarte a convertir ese dibujo en una herramienta de control de procesos en la que tú y tus compañeros sepáis en todo momento cuál es el estado actual de un documento, cómo y cuando llegó hasta él. Echa un vistazo a información adicional sobre workflow y luego aprende a diseñar tu propio proceso para una categoría de documentos.

Paso 8: Envía emails automáticamente, ¡es adictivo!

Si ya has creado un workflow para tu categoría de documentos, puedes configurar R2 Docuo para que envíe emails a los usuarios cuando ocurra algo que les interese. Puedes configurar un correo automático para avisar al director cuando una oferta sea aceptada, otro para agradecer al cliente una sugerencia cuando sea recibida o para informarle cuando una incidencia esté resuelta. No hay límite en la cantidad de procesos que puedes controlar. Lo que comenzó siendo un gestor de archivos, acaba convirtiéndose en una potente base de datos para controlar procesos y ahorrar tiempo. Aprende a configurar correos automáticos para un workflow.

¿Contratas?

Finalizado este “tour”, puedes utilizar a fondo R2 Docuo 30 días. Si al finalizar el periodo de prueba, estás convencido de seguir con nosotros, consulta las tarifas del servicio y contrata R2 Docuo. ¡Bienvenido a bordo!.

Si por el contrario el producto no satisface tus necesidades, no nos queda más que agradecerte tu interés y el tiempo dedicado y mantenernos en contacto. Publicamos más de cinco versiones anuales de R2 Docuo con constantes mejoras y optimizaciones. ¡Tal vez en el futuro volvamos a vernos!

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