¿Qué es el Software ECM? – 10 cosas que puede hacer por tí

Tuve un profesor en la universidad que decía “El trabajo de los informáticos consiste en coger cosas sencillas, ponerles nombres complicados y venderlas más caras“. Voy a tratar de explicar qué es el Software ECM para todo el mundo (y sin subirle el precio…)

El Software ECM es una herramienta informática para ayudar en el trabajo diario. Realmente es como el Word, Excel o PowerPoint que todos conocemos, pero en lugar de servir para escribir documentos, crear hojas de cálculo o hacer presentaciones, el software ECM sirve para organizar y acelerar las tareas repetitivas de un equipo de personas e, hilando sólo un poco más fino, para hacer que esas tareas se hagan siempre de la misma manera.

Como no es muy comercial poner en la caja “software-para-organizar-y-acelerar-tareas-repetitivas-de-un-equipo-y-ayudar-a-que-se-hagan-siempre-igual“, los fabricantes de software tuvimos que ponerle un nombre abreviado al producto, y creedme cuando os digo que no ha sido fácil. Luego os cuento la historia.

Sin perder el norte del significado real (software-para-organizar-y-acelerar…) volvamos a las siglas. Sofware ECM, del inglés: Enterprise Content Management (traducido: Gestión de Contenidos Empresariales) se define en la Wikipedia  como el proceso colaborativo de administración digital y aplicación de la información de una compañía para respaldar sus procesos y objetivos comerciales, asegurando que la información sea de fácil acceso y lo más útil posible en cualquier punto del ciclo de vida del contenido.“, lo que, estoy 100% de acuerdo contigo, no ayuda salvo que seas adepto a los jeroglíficos.

Voy a contaros las diez cosas más importantes que un Software ECM puede hacer por vosotros una por una, pero recordemos, la materia prima es una tarea que se hace entre varias personas y que queremos organizar, acelerar y hacer siempre igual:

1. Crear, enumerar y categorizar las diferentes tareas que quieres controlar.

Y tener una carpeta o apartado del programa en el que ir a buscarlas. Por ejemplo: la gestión de ofertas comerciales en un botón, las solicitudes de vacaciones de empleados en otro botón o la firma de contratos en otro botón (estas tres son sólo un ejemplo, hay infinitas).

2. Guardar juntos los archivos relativos a una tarea y compartirlos con personas internas o externas.

Más allá del típico sistema de carpetas, (que también tiene) podrás vincular archivos a una tarea concreta, crear un portal web en el que tus clientes o proveedores puedan cargar y descargar archivos de forma segura. También podrás crear enlaces de descarga al estilo de otras herramientas populares como WeTransfer, YouSendIT o HighTail… pero manteniendo el control de los enlaces creados (útil de cara al nuevo RGPD) .

3. Crear una “ficha” o registro con los campos más importantes de cada tipo de tarea

Tú dices cuáles son esos campos (nombre del cliente, departamento, fecha de presentación…). Esa ficha puede editarse, cambiarse o eliminarse según haga falta como lo haces por ejemplo con un contacto del móvil. También puedes alterar la ficha en cualquier momento para añadir o quitar campos. El sistema guarda una base de datos de esas fichas. El nombre técnico de esos campos es “Metadatos“.

4. Buscar al estilo Google por cualquiera de los campos de la ficha anterior

O incluso de los contenidos de los archivos de las tareas, de modo que puedes localizar una tarea rápidamente como buscarías una página web en Google.

5. Permitir que las personas responsables de la misma tarea tengan una forma de colaboración mejor que el email

Esto es MUY parecido a una red social. Básicamente igual que comentas en Facebook o Twitter sobre una publicación, el software ECM te dejará crear comentarios y alertas sobre una tarea para que otros usuarios los lean en el móvil o en el propio Software ECM tras ser advertidos por email o con el típico circulito rojo de nuevas notificaciones de que “Menganito te ha dejado un mensaje en la tarea XXX”.

6. Definir los pasos de una tarea con todas sus variantes utilizando un esquema gráfico sencillo.

Esto tiene el nombre técnico de Gestión de Flujos de Trabajo, Gestión de Procesos o Workflow.

Yo suelo utilizar este símil: Si un amigo te pregunta en un bar cómo trabajas y tienes a mano una servilleta y un boli, le haces un esquema sencillo de los pasos que seguís en tu equipo, de lo que pasa cuando se avanza, de las opciones posibles.

Bien, el software ECM te deja crear ese dibujo y lo que es más importante, ¡se encarga de que los pasos dibujados se sigan! Es decir, cuando trabajas con el programa ECM delante creando ofertas, si el primer paso es “Oferta en creación“, tú creas la oferta en Word. Cuando has acabado le das a un botón y el programa ECM cambia el estado de esa tarea y la establece en “Oferta lista para revisar“. Es mucho más fácil verlo que contarlo.

7. Avisar a cada persona del equipo cuando llega su turno en la tarea.

Siguiendo con el ejemplo anterior, cuando has terminado de crear el documento de oferta, cambias de estado (avanzas por el proceso) y el Software ECM enviará un email a tu compañero encargado de revisarla, y si tu compañero da el ok, el Software ECM enviará un correo al cliente con la oferta adjunta del tipo “Adjuntamos su oferta solicitada, no responda a este correo, bla bla“.

8. Normalizar la documentación y los emails utilizados en la tarea mediante plantillas.

Para que no tengas que copiar y pegar el  archivo que utilizaste  la última vez y revisarlo haciendo cambios. Es mucho mejor cargar al sofware ECM una plantilla de Word y escribir unas etiquetas que serán automáticamente rellenadas por el programa con los valores de los campos de la tarea (los metadatos).

Del mismo modo también permite crear las plantillas de email que se utilizan en la ventaja anterior (la num. 7) ya que esos correos pueden llegar a los clientes y ahorran mucho tiempo cuando tienen un aspecto cuidado, corporativo y profesional.

9. Programar y automatizar (sin ser informático) las acciones repetitivas de la tarea que un ordenador puede hacer por vosotros.

Ejemplos: Convertir el documento de la oferta a PDF y firmarlo digitalmente antes de enviarlo, controlar las versiones de cada documento, avisar al  comercial de que actualice el estado de la oferta (de que llame a preguntar al cliente) cuando esta lleve más de 7 días en el estado “Enviada a cliente“, mover la oferta a “Rechazada” si esta está 30 días en el estado “Enviada a cliente”, enviar a administración la información de todas las ofertas aceptadas el día 1 de cada més, enviar al cliente un email diciendo que hemos recibido su pago…

10. Controlar que sólo las personas encargadas de cada paso de la tarea puedan ver todo lo anterior y ejecutar las acciones pertinentes.

Es decir, que por error no pueda venir alguien no autorizado de otro departamento y cambiar de estado una oferta o descargar información que no deba. Esto se llama gestión de usuarios, grupos y permisos. Es una tarea algo tediosa pero que sólo se necesita hacer una vez y te permite dormir mucho más tranquilo.

Además el Software ECM guardará un registro de cada acceso, carga, descarga, mensaje o cambio de estado que los usuarios realicen, permitiéndote auditar y trazar las acciones que se han realizado en caso de incidencia o necesidad.

 

Más adelante escribiré otro post contando las ventajas que todo esto aporta, pero hoy sólo quiero que recuerdes una:

Las tareas que haces siempre igual puedes medirlas. Aquello que puedes medir también lo puedes mejorar.

 

Este es para mí el valor más importante que aporta el software ECM en una organización: la NORMALIZACIÓN de los procesos.

Ah, se me olvidaba, prometí hablaros sobre la historia del término Software ECM… aquí va una lista de tooodas las formas posibles por las que ha sido llamado este tipo de herramienta hasta ser lo que es hoy:

  • Software de Gestión Documental
  • Software de Gestión Documental con Workflow y Metadatos
  • Software para Compartir Archivos con Clientes
  • Software de Gestión Documental en la Nube
  • Software de Control de Flujos de Trabajo
  • Software de Workflow
  • “La Intranet” (ok, aquí me he pasado pero os prometo que sigo oyéndolo todos los días…)
  • Software de almacenamiento seguro en la nube.

Muy al estilo de lo que pasó con las siglas ERP, al final todo eso ha caido en la bolsa del Software ECM, una herramienta que recomendaría a cualquier mando intermedio, gerente o emprendedor que necesite organizar a un equipo de personas.

Otra pregunta interesante es ¿Cuál es el mejor Software ECM? está mal que yo opine porque soy parte implicada, pero este es un buen lugar para  conocer el mercado.

Si quieres saber más sobre el Software ECM, contacta con nuestro equipo o mejor aún prueba gratis nuestro Software ECM: R2 Docuo durante 30 días para experimentar por tí mismo cómo puede ayudar esta herramienta a tu equipo.

¡Nos vemos en la nube!

Jorge Ramírez

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