Uso de firmas electrónicas para garantizar la seguridad y autenticidad

Has dedicado mucho tiempo, recursos y negociaciones para finalizar la oferta o propuesta de un nuevo cliente potencial. El documento con toda la información y los detalles está listo para enviarse.

Has revisado cada punto y creado una versión tras otra, y ahora ¿cómo te aseguras que el cliente sepa que esta es la versión final del documento y que tú eres realmente su autor?

Antiguamente, se firmaría o sellaría el documento. Ahora, con la tecnología actual, se puede incrustar el dibujo de una firma en el documento pero ¿cómo se le puede conferir a esa firma un valor legal que garantice su autenticidad?

Para esto usamos lo que se llaman firmas electrónicas, que se adjuntan a un documento y tienen el mismo valor legal que una firma manuscrita. Para esto deben atenerse los requisitos establecidos por la normativa vigente, aquí en la Unión Europea,  seguimos las regulaciones establecidas por eIDAS (identificación electrónica, autenticación y servicios de confianza) se puede encontrar más información sobre esta regulación aquí.

La firma electrónica es una excelente manera de mostrar a los clientes que valoras la privacidad y la autenticidad pero, más allá de eso, la firma electrónica de documentos PDF asegura dos cosas a cualquier persona que lea un documento:

  1. Que tú o tu organización sois los autores reales del documento
  2. Que el documento no ha sido alterado desde que se firmó electrónicamente

Ahora vamos a ver cómo configurar y usar firmas electrónicas en el software de Gestión Documental R2 Docuo y cómo utilizarlas.

Configurar tu firma

Primero hay que agregar el certificado digital y posteriormente crear una firma a través del administrador de firmas electrónicas. Esta funcionalidad solo está disponible para los administradores de R2 Docuo desde el botón de llave en la aplicación de escritorio.

Aparece una venta con dos secciones

La primera sección (1) es donde se carga el certificado digital. Hay que poner el nombre, subir el certificado, poner la contraseña y  seleccionar el algoritmo al que se adhiere el certificado.

La segunda sección (2) es donde se crea la firma para ese certificado. Desde aquí también se definen los usuarios que pueden firmar electrónicamente los documentos con la firma creada.

Las acciones que se pueden realizar son:

  • Dar un nombre a la firma
  • Dar una razón para la firma.
  • Poner la ubicación repositorio al que está asociado
  • En tipo de firma, puedes elegir entre CADES o CMS.
  • Añadir una firma de marca de tiempo de confianza
  • Poner permisos para la firma

Estos parámetros se pueden ajustar en cualquier momento, consulta más información pulsando aquí

Ahora que el certificado digital está configurado y la firma electrónica está creada, podemos firmar archivos en R2 Docuo, pero ¿cómo?

Utilizar la firma electrónica

El único tipo de archivo que permite ser firmado en R2 Docuo son los archivos PDF, cualquier PDF almacenado en R2 Docuo se puede firmar, ya sean documentos, anexos o archivos almacenados en un campo tipo archivo.

Las firmas sólo las puede configurar un administrador de R2 Docuo. Hay muchas formas de  firmar los documentos y de ver si un documento está firmado.

Cómo firmar documentos:

  • Seleccionando en el documento con botón derecho del ratón, ya sea en la lista de resultados o en los detalles del documento. A los administradores también les aparece la opción eliminar una firma.
  • En el paso “archivo” del administrador de categorías, se puede establecer que al publicar se firme automáticamente con la firma electrónica seleccionada.
  • También se pueden firmar documentos al avanzar de estado, cada vez que un documento se mueve de forma manual o automática a lo largo de una transición, se firmaría . Esto se configura en el paso del proceso del administrador de categorías.  Desde ahí también es posible crear nuevas firmas o administras las existentes.

Cómo identificar un documento firmado:

Hay algunas maneras de ayudar a identificar un documento firmado..

En la lista de resultados, un pequeño símbolo de candado ayuda a identificar documentos firmados.

Además, el símbolo del candado aparece en el icono en los detalles del documento “Archivo principal”.

Cuando abras el documento PDF, se mostrará que el documento está firmado y que todas las firmas son válidas.

Es importante saber que cada vez que se modifique un documento, la firma perderá su validez, hay que volver a firmar el documento para que la firma sea válida de nuevo.

Aunque las firmas electrónicas son muy simples de configurar y usar, agilizan el proceso de firma de documentos y aportan seguridad a los documentos.

Todos los documentos, se pueden enviar  por correo electrónico atreves de R2 Docuo o bien crear un acceso al portal web del repositorio de R2 Docuo para que los clientes descarguen los documentos de forma segura.

Si necesitas más información sobre las firmas electrónicas puedes consultar nuestra documentación en línea aquí.

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James Storey

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