¿Para qué sirve el Software de Gestión de Contenidos Empresariales?

En sentido amplio, la Gestión de Contenidos Empresariales (ECM) abarca las estrategias, métodos y herramientas utilizados para gestionar los procesos específicos de un negocio. No se limita a lo común (como facturación o recursos humanos) sino que abarca los procesos únicos de la actividad. El Software ECM se usa para capturar, gestionar, almacenar y entregar contenidos y documentos relativos a la actividad empresarial.

 

El Software ECM tiene dos capacidades importantes:

Automatización de Procesos de Oficina

Automatización de Procesos de Oficina

Mover información y documentos por un flujo de trabajo predeterminado

Generación Automática de Documentos

Generación Automática de Documentos

Creación y envío automático de documentos y emails desde plantillas

La Gestión de Contenidos Empresariales permite a las empresas tomar control de la información que crean, gestiónan y almacenan. Los beneficios clave incluyen: control sobre la recogida, creación, aprobación y distribución de la información así como la normalización de los procesos internos.

 

R2 Docuo es utilizado en multitud de escenarios. Cualquier organización puede obtener beneficio de sus funcionalidades. No obstante es una herramienta de referencia en algunos sectores, aquí enumeramos algunos:


Aseguramiento de la Calidad

Aseguramiento de la Calidad

Gestión documental y workflow para departamentos de calidad

Para la implementación de los procedimientos de calidad (QA), el control de documentos es una parte esencial del sistema. Las empresas certificadas  sin un sistema de control de documentos están expuestas a las no conformidades de los auditores.

En las actividades reguladas en las que se requiere un control de calidad para respaldar las Buenas Prácticas, como en la fabricación, la configuración clínica y de laboratorio (GMP, GCP y GLP) es posible utilizar R2 Docuo para respaldar los objetivos.

El Gestor de Contenidos Empresariales R2 Docuo brinda asistencia a los equipos, grupos de trabajo y los responsables de calidad permitiéndoles implementar Workflows para poder realizar un control efectivo de los procesos y procedimientos con sus responsabilidades y roles en lugar de limitarse al soporte papel clásico.

El sistema permite generar, revisar y aprobar documentos. Es posible realizar cambios, crear revisiones y controlar la distribución de documentos. Finalmente, gestiona la fase de archivo, completando el ciclo de vida del documento.

Cumplimiento normativo (Compliance)

Cumplimiento normativo (Compliance)

Afrontando los retos de la regulación

Los entornos regulados soportan una enorme carga de trabajo derivada de la burocracia exigida por el cumplimiento normativo. R2 Docuo permite a las empresas afrontar sus desafíos de cumplimiento.

Con R2 Docuo, puedes implementar una solución que permita rastrear y controlar los procesos, las versiones y revisiones de documentos de acuerdo con los requisitos reglamentarios que deba cumplir la empresa.

Más que esto, R2 Docuo ayuda a estructurar los procesos de su negocio, ya que le permite normalizar los procesos internos tal y como exigen multitud de normas.

Los equipos que utilizan la solución siempre están seguros de lo próximo que tiene que pasar en cada caso, porque R2 Docuo indica todos los posibles caminos y decisiones que deben tomarse en el flujo de trabajo. Cuando se debe realizar una acción porque el cumplimiento lo exige, el Gestor de Contenidos Empresariales R2 Docuo se asegura de que esta se lleve a cabo, o avisa a los responsables en su defecto.

Ingeniería

Ingeniería

Más allá del control de versiones y el control de cambios

Hay muchas organizaciones dedicadas a la ingeniería y los procesos técnicos. Todas ellas tienen en común la necesidad de tomar control de la compleja documentación que respalda el I+D, la construcción o la fabricación.

Sin embargo, se puede llegar más allá del control de cambios y el seguimiento de versiones. La normalizacion de los flujos de trabajo colaborativos aporta una mejora garantizada de la productividad y el control en los entornos de ingeniería, especialmente al aumentar la eficiencia y reducir el riesgo de errores.

El Gestor de Contenidos Empresariales R2 Docuo permite a los arquitectos, equipos de construcción e ingeniería mecánica generar, almacenar y compartir documentación y automatizar procesos de oficina en un sistema centralizado.

Con R2 Docuo, los equipos de software y de ingeniería electrónica también obtienen un conjunto completo de funcionalidades para administrar y rastrear información compleja contenida en múltiples documentos relacionados.

Despachos de abogados y departamentos legales

Despachos de abogados y departamentos legales

Control de documentos para equipos y grupos de trabajo legal

Pocas áreas de la gestión de documentos son tan críticas como la ley. Ya sea en la práctica de la abogacía o como una función departamental en la empresa, la gestión de documentos legales requiere un enfoque diferente al de cualquier otro tipo de archivo.

Puede haber muchos tipos de documento, incluidos contratos, mociones, testamentos, fideicomisos, contratos de arrendamiento, archivos de pruebas, declaraciones y transcripciones. Sin embargo, todos tienen el potencial de impactar a las entidades comerciales y los individuos en gran medida y están sometidos a complejos procesos de aprobación y revisión.

Con el Gestor de Contenidos Empresariales R2 Docuo, los despachos de abogados y los departamentos legales corporativos mejoran la eficiencia operativa, la seguridad de la información y la integridad de los documentos.

Es importante destacar como una de las ventajas diferenciales de R2 Docuo que normaliza los procesos de aprobación y distribución de información legal, permitiendo definir  los estados y las transiciones de su flujo de trabajo y reduciendo los errores.

Los grupos de trabajo legal simplifican la recuperación de información esencial, logran una mayor productividad y promueven una mayor responsabilidad en el uso de información confidencial cuando tienen a R2 Docuo en su equipo.

Por si fuera poco, la herramienta proporciona una plataforma segura y privada para el intercambio de información sensible con terceros.

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