Filosofía del producto
Aspectos básicos
Precios y licencia
Seguridad
Pagos y facturación
Sobre R2 Sistemas


Filosofía del producto



¿Por qué no hay una versión gratuita de R2 Docuo?

Porque no utilizamos tu información personal ni el contenido de los archivos que almacenas en R2 Docuo para generar ingresos. Ni ofreciéndote publicidad directa o indirectamente (a través de otras empresas), ni elaborando un perfil, estudio o segmentación de tu actividad, ni compartiendo esta información con otras organizaciones privadas o públicas.

En R2 Sistemas llevamos 15 años desarrollando software de gestión y sólo obtenemos ingresos de las licencias de nuestro software. Estamos especializados en el sector profesional y consideramos la privacidad y seguridad de la información de nuestros clientes nuestro primer objetivo.

Aunque no exista una versión gratuita del producto, puedes probar R2 Docuo con todas sus funcionalidades durante 30 días.

Tengo un Mac. ¿Puedo utilizar R2 Docuo?

Actualmente existen dos formas de acceder a R2 Docuo: el portal web y la aplicación de escritorio para Windows.

La mayoría de funcionalidades básicas de R2 Docuo son accesibles desde ambos entornos. Podrás cargar, descargar y reemplazar tus archivos, editar metadatos o avanzar por los flujos de trabajo. Además el portal web es compatible con los principales navegadores de equipos de sobremesa, tablets o móviles, lo que hace posible utilizarlo desde cualquier dispositivo.

No obstante existen varias funcionalidades importantes que sólo están disponibles en la aplicación de escritorio para Windows. En concreto, todas las tareas administrativas como la creación y administración de usuarios, configuración de permisos, diseño de flujos de trabajo, opciones y preferencias generales del sistema, así como la edición automática de archivos (trabajar con los archivos en la nube como si estuvieran en tu equipo, de forma transparente) son accesibles únicamente desde la aplicación de escritorio para Windows.

Si vas a utilizar R2 Docuo en tu organización, nuestro consejo es que al menos un miembro de tu equipo (el administrador) debe utilizar la aplicación de escritorio para Windows.


Aspectos básicos



¿Cómo puedo obtener soporte?

Si piensas que algo no funciona como debería o necesitas ayuda, dentro de la sección 'Mi cuenta' del sitio web de R2 Docuo (este sitio) puedes encontrar la sección 'Soporte' en la que podrás crear nuevos tickets y consultar el estado de los actuales.

También puedes consultar la documentación en linea de R2 Docuo para resolver cualquier duda técnica.

¿Cómo se añaden o suben archivos a R2 Docuo?

En primer lugar, descarga e instala la aplicación de R2 Docuo para escritorio. Utiliza el nombre de tu repositorio R2 Docuo, tu usuario y tu contraseña para acceder al mismo. A continuación selecciona la carpeta en la que deseas subir los archivos. Por último arrastralos desde tu equipo a la ventana de R2 Docuo o pulsa el botón 'Cargar archivos...' de la barra de botones.

También puedes utilizar el portal web de R2 Docuo para cargar archivos.

¿Qué es un repositorio R2 Docuo?

Un repositorio R2 Docuo es un contenedor independiente de documentos que está identificado por un nombre único. Para acceder a R2 Docuo siempre necesitarás saber el nombre del repositorio al que deseas conectar, un usuario y una contraseña del mismo. Puedes crear varios repositorios para tu organización.

¿Cuánto espacio le queda a mi repositorio R2 Docuo?

Puedes comprobar el espacio disponible en todos tus repositorios R2 Docuo en la sección 'Mi cuenta' del sitio web de R2 Docuo (este sitio). Un administrador de R2 Docuo también puede comprobar el espacio disponible de un repositorio utilizando la ventana de configuración de la aplicación de escritorio de R2 Docuo.

¿Qué es la aplicación de escritorio de R2 Docuo?

La aplicación de escritorio de R2 Docuo se ejecuta en sistemas operativos Windows® y permite acceder a un repositorio R2 Docuo para configurarlo y utilizarlo.

Aunque para muchas tareas es posible utilizar el portal web de R2 Docuo, con la aplicación de escritorio podrás aprovechar R2 Docuo al máximo y tendrás una experiencia de uso más completa y rápida, incluyendo la edición bajo demanda que te permite trabajar con tus archivos en la nube como si estuvieran en tu equipo.

Necesitarás acceder a R2 Docuo con la aplicación de escritorio para crear usuarios, establecer permisos, definir flujos de trabajo y otras tareas de configuración.

¿Qué es el portal web de R2 Docuo?

El portal web de R2 Docuo permite conectarse a un repositorio utilizando un navegador de Internet. Desde el portal web es posible utilizar todas las características básicas de R2 Docuo como cargar y descargar documentos, editar metadatos o avanzar por los flujos de trabajo.

Puedes crear un enlace desde la página web de tu organización al portal web de R2 Docuo para facilitar el acceso de tus usuarios y colaboradores.

La apariencia del portal web de R2 Docuo puede personalizarse con colores corporativos, logotipo corporativo e imagen de portada para lograr un aspecto acorde con la imagen de tu organización. Puedes llevar a cabo esta personalización desde la sección 'Mi cuenta' del sitio web de R2 Docuo (este sitio).

Para muchas tareas avanzadas y de configuración es necesario utilizar la aplicación de escritorio de R2 Docuo.


Precios y licencia



¿Cuánto cuesta R2 Docuo?

R2 Docuo es un software que se utiliza como un servicio mediante una suscripción. Por cada repositorio contratado se paga una cuota mensual que depende de los siguientes factores:

- El número de cuentas de usuario. Como mínimo uno (el administrador).

- El espacio de almacenamiento. Con un mínimo de 10 GB.

- El límite mensual de descargas. Que por defecto es de 100 GB/mes y debería ser suficiente, pero puede ampliarse si es necesario.

Puedes calcular tu tarifa personalizada de R2 Docuo en la tienda online.

¿Cuál es la diferencia entre usuarios y colaboradores?

Las cuentas de usuario permiten utilizar todas las características de R2 Docuo. Las cuentas de colaborador están restringidas a las funcionalidades de compartir archivos (cargar, descargar, editar, reemplazar) pero son gratuitas y prácticamente ilimitadas (hasta 9.999), puedes crearlas y eliminarlas a tu antojo.

La regla general es que los empleados de tu organización necesitarán una cuenta de usuario de R2 Docuo y las personas externas como clientes o proveedores tendrán suficiente con una cuenta de colaborador. No obstante, si algunos de tus empleados no utilizan las características avanzadas de gestión documental y control de procesos de R2 Docuo, puedes crear para ellos cuentas de colaborador sin coste.

Aunque puedes configurar por igual la seguridad y los permisos de usuarios y colaboradores, los administradores deben ser por fuerza usuarios. Por eso el número mínimo de usuarios es uno (tu cuenta).

En la tienda online puedes consultar una tabla con las diferencias principales entre ambos tipos de cuenta.

¿Pueden los colaboradores utilizar la aplicación de escritorio?

Si, sólo deben descargarla e instalarla, introducir el nombre del repositorio cuando se les pregunte y acceder a ella.

Cuando accedan sólo podrán utilizar las funciones básicas con archivos (cargar, descargar, editar, reemplazar), pero se beneficiarán de una mejor experiencia de uso, incluyendo la edición bajo demanda que permite trabajar con los archivos en la nube como si estuvieran en su equipo.

¿Qué es el límite mensual de descargas?

Cuando trabajas con tus archivos en R2 Docuo, se mueven de tu equipo a la nube (cuando los cargas por primera vez o cada vez que los cambias) y de la nube a tu equipo (cuando los descargas para visualizar o editar).

No existe ningún límite en la carga de archivos. Puedes guardar archivos en R2 Docuo (moverlos de tu equipo a la nube) tantas veces como sea necesario.

El tráfico de descarga (mover archivos de la nube a los equipos de los usuarios) tiene un límite base de 100 GB/mes por repositorio. Este límite es suficiente para el trabajo intensivo de muchos usuarios, incluso con documentos y archivos de tamaño grande.

Existen algunos casos en los que puede ser necesario subir este límite, por ejemplo si publicas archivos grandes para que sean descargados por un gran número de usuarios y colaboradores. Si este es tu caso puedes ampliar el límite mensual de descargas en la configuración de tu repositorio, lo que aumentará la cuota de tu suscripción en función de los GB de descarga/mes adicionales que desees contratar.

Desde la sección 'Mi cuenta' del sitio web de R2 Docuo (este sitio) puedes consultar en tiempo real el volumen de descargas que llevas consumido en el mes en curso. Siempre te avisaremos por e-mail cuando consumas un 80% de tu límite mensual para que puedas incrementar tu límite o incluso bloquear el tráfico de descarga de tu repositorio.

¿Serán suficientes 100 Gb/mes de descarga para mi?

En un porcentaje alto de los casos si. 100 GB/mes es más de lo que consumen muchos servicios online que soportan tráfico de muchos usuarios las 24 horas del día. No obstante, dependerá del tamaño de los archivos que almacenes en R2 Docuo y del uso que tus usuarios y colaboradores hagan de la herramienta. A continuación mostramos una estadística orientativa:

Uso esporádico
Trabaja con R2 Docuo
1-5 veces al mes
Uso ocasional
Trabaja con R2 Docuo
1-5 veces a la semana
Uso intensivo
Trabaja con R2 Docuo
3-5 veces al día
¿Qué volumen de descarga consume? 0,1 GB/mes 1 GB/mes 5 GB/mes
¿Cuántos usuarios de este tipo consumen 100 GB de descarga en un mes? 1.000 usuarios 100 usuarios 20 usuarios


Como puedes ver, el límite de descarga mensual sólo debería preocuparte a partir de un número elevado de usuarios según su perfil de uso de R2 Docuo. No obstante, si subes un archivo de 5 GB a R2 Docuo y creas 100 cuentas de colaborador para que lo decarguen en un fin de semana, alcanzarías el límite. Si esa es la operativa que necesitas, deberás ampliar tu límite mensual de descargas.


Seguridad



¿Cómo de seguro es R2 Docuo?

Toda la información que se introduce en R2 Docuo está encriptada durante su transferencia y el almacenamiento. R2 Docuo utiliza técnicas modernas de encriptación como SSL y AES-256.

Los empleados de R2 Sistemas tienen prohibido el acceso al contenido de los archivos que almacenas en R2 Docuo. Los empleados pueden acceder a los datos técnicos vinculados a los archivos cuando tienen una razón justificada (como dar soporte). No obstante, para cumplir con las normativas legales internacionales, existe un pequeño número de empleados que puede tener acceso completo por las razones citadas en los términos y condicones del servicio (p. ej. cuando se requiere legalmente). En cualquier caso esa es la excepción y no la regla. Algunos procesos automáticos como el reemplazo de contenidos también desencriptan los archivos temporalmente, pero es un proceso automático y no supervisado por humanos.

Toda la infraestructura de R2 Sistemas se audita periódicamente para detectar vulnerabilidades y protegerla contra eventuales ataques. R2 Docuo está diseñado con varias capas de protección incluyendo permisos para limitación de origen de la conexión, sistemas de detección de intrusos e infraestructuras redundantes.

Incluso si se utiliza el API de R2 Docuo para llevar a cabo una integración a bajo nivel con otros sistemas, las llamadas al API serán validadas mediante el protocolo oAuth 2.0 evitando la comunicación explícita de contraseñas. Para garantizar el acceso de una aplicación desarrollada por una tercera parte a tu repositorio R2 Docuo, necesitas autorizar explícitamente esa aplicación con una cuenta de administrador. El mismo administrador puede revocar dicho acceso en cualquier momento desde el interfaz de usuario.

¿Dónde se almacenan físicamente mis datos?

Los servidores de R2 Docuo están ubicados en diferentes centros de datos en España y la Unión Europea.

¿Afecta el final del acuerdo "Safe Harbor" a R2 Docuo?

El acuerdo "Safe Harbor" o "Puerto Seguro" entre Europa y EE UU establecía que los datos personales enviados a través de Internet desde Europa a EE UU eran tratados allí respetando las leyes europeas referentes a privacidad.

Tras demostrarse que ese acuerdo no se estaba respetando, el pasado 6 de octubre de 2015 el Tribunal de Justicia de la Unión Europea hizo pública una sentencia que dejaba "Safe Harbor" sin efecto.

Desde entonces, las compañías europeas que almacenamos datos en la nube tenemos la obligación de advertir a nuestros clientes si realizamos transferencia o alojamiento de sus datos fuera de la Unión Europea, incluyendo Estados Unidos.

Todos los servidores de R2 Docuo se encuentran en España y otros paises de la Unión Europea. R2 Sistemas es una empresa española que se rige por las leyes españolas y europeas para ofrecer sus servicios y no realizamos transferencia o tratamiento de los datos almacenados en R2 Docuo fuera de la UE.

En consecuencia, si eres una empresa europea y almacenas tus archivos en R2 Docuo, la anulación del acuerdo de puerto seguro ("Safe Harbor") no te afecta.

Si quieres saber más sobre "Safe Harbor", visita www.endofsafeharbor.eu.

¿Qué ocurre con mis datos cuando elimino mi cuenta?

Por motivos legales, los datos se conservan durante 30 días después de la cancelación de la suscripción o de la eliminación de la cuenta principal de usuario. Durante este periodo de tiempo, un usuario puede solicitar recuperar su cuenta con la información que contiene.

Finalizado ese periodo, todos los datos que almacenabas en R2 Docuo son eliminados por completo.

¿Cómo se cambia la contraseña?

Puedes cambiar tu contraseña desde la página Mi cuenta en el sitio web de R2 Docuo (este sitio) en la sección de tu perfil de usuario.

Los distintos usuarios y colaboradores de los repositorios R2 Docuo pueden cambiar su contraseña desde el portal web o la aplicación de escritorio de R2 Docuo, utilizando el menú herramienta y la opción 'Cambiar contraseña'.

Es posible configurar la política de cambio de contraseña para exigir complejidad mínima y requerir cambios a la contraseña de forma periódica como exigen distintas normativas internacionales. Para hacerlo, utilizar la opción 'Configuración' del menú herramienta en la aplicación de escritorio de R2 Docuo.

No recuerdo mi contraseña, ¿cómo puedo recuperarla?

Tanto para acceder al sitio web de R2 Docuo (este sitio) con tu cuenta de administrador, como para acceder a un repositorio R2 Docuo utilizando una cuenta de usuario o colaborador, debes utilizar los enlaces de recuperación de contraseña que encontrarás en las pantallas de incio de sesión y seguir las instrucciones que alli se indican.

Los empleados de R2 Sistemas no conocen tu contraseña y nunca te preguntarán por la misma por ningún medio, ni telefónicamente, ni por email. Si recibes cualquier tipo de comunicación en nombre de R2 Sistemas en la que se te pregunten tus credenciales de acceso, debes hacer caso omiso de la misma.

¿Es posible integrar R2 Docuo con el Directorio Activo de mi organización?

Si. R2 Docuo soporta integración con Active Directory mediante una tecnología denominada ADFS + Token SAML.

Cuando la integración está activada, los usuarios y colaboradores de R2 Docuo pueden utilizar el nombre de usuario y la contraseña de su Dominio Microsoft Windows para iniciar sesión en R2 Docuo (Single Sign On).

Para poder utilizar esta característica tu organización debe tener disponible un servidor ADFS que permita la creación y autenticación de tokens SAML. Si deseas obtener documentación técnica e información adicional sobre cómo activar esta integración, por favor crea un ticket de soporte solicitándolo.


Pagos y facturación



¿Almacenáis la información de mi tarjeta de crédito?

Al contratar una sucripción R2 Docuo te solicitaremos que introduzcas los datos de tu tarjeta de crédito tanto para la contratación inicial del servicio como para renovar tu suscripción mensualmente.

No obstante, R2 Sistemas NO almacena directamente los datos de tu tarjeta. Los datos son almacenados para nosotros por la compañía INGENICO PAYMENT SERVICES mediante una pasarela de pago dedicada.

Esto nos permite realizar cargos en tu tarjeta sin conocer sus detalles mientras dure tu suscripción a R2 Docuo (disponemos de una referencia a tu tarjeta, no de sus datos). En el momento en el que cancelas tu suscripción a R2 Docuo, tanto los detalles de tu tarjeta como la referencia a la misma son eliminados por completo.

De esta forma logramos ofrecerte una experiencia de pago flexible y ágil y al mismo tiempo cumplir con los estándares más altos de seguridad establecidos por la industria de las tarjetas de crédito, proporcionados por una compañía especializada en pagos online.

¿Cómo puedo pagar mediante adeudo SEPA?

Si tu organización está en la Unión Europea dentro del area SEPA, puedes renovar la suscripción mensual a R2 Docuo mediante cargos SEPA Direct Debit B2B.

El primer pago de una suscripción R2 Docuo (al acabar la prueba gratuita o cuando se contrata directamente) siempre debe hacerse con tarjeta de crédito. Una vez el repositorio R2 Docuo está creado, puedes acceder dentro de la sección 'Mi cuenta' del sitio web de R2 Docuo (este sitio) al apartado 'Mi perfil'. Allí puedes seguir las instrucciones para crear una nueva forma de pago introduciendo tus datos SEPA y hacer el trámite para enviarnos el mandato.

Una vez realizado este trámite, todos los futuros cargos de tu suscripción se llevarán a cabo por este medio de pago.

¿Puedo recibir una factura por mi suscripción a R2 Docuo?

Dentro de la sección 'Mi cuenta' del sitio web de R2 Docuo (este sitio) puedes encontrar el historial de pagos realizados y un enlace para descargar tus facturas en formato PDF.

En tu perfil de usuario puedes completar tus datos de facturación y la información fiscal correspondiente para obtener las facturas de forma acorde a tu pais y a tu tipo de organización (particular o empresa).

Si tu compañía cumple los criterios de operador intracomunitario en la Unión Europea, puedes solicitar una validación de dichos datos para obtener el IVA correcto.

¿Cómo puedo cambiar o eliminar mi suscripción?

La mayoría de parámetros de suscripción de un repositorio R2 Docuo pueden modificarse desde la sección 'Mi cuenta' del sitio web de R2 Docuo (este sitio). Puedes contratar usuarios adicionales, mas espacio o incrementar el límite mensual de descargas. También puedes reducir estas características para cualquier repositorio. En este caso tu cuota mensual será actualizada desde el mes inmediatamente posterior a tu solicitud.

Desde la sección 'Mi cuenta' puedes cancelar tu suscripción a R2 Docuo en cualquier momento. Si lo haces, tu acceso al sistema continuará operativo hasta el último día del mes en curso, momento en el cual tu cuenta será desactivada. 30 días mas tarde tus datos serán eliminados por completo. En cualquier caso, no se realizará cargo alguno en tu cuenta una vez hayas cancelado tu suscripción.

¿Cómo elimino mi cuenta?

Puedes eliminar tu cuenta desde la sección de 'Perfil de usuario' dentro de 'Mi cuenta' en el sitio web de R2 Docuo (este sitio).

Para poder eliminar la cuenta con éxito, todas las suscripciones activas de tus repositorios R2 Docuo deben ser canceladas con anterioridad (ver pregunta anterior).

Los datos de la cuenta se mantienen hasta 30 días después de la finalización de cualquier suscripción, momento en el cual son eliminados por completo (salvo la información fiscal y de facturación que legalmente se nos obliga a conservar).


Sobre R2 Sistemas



¿Dónde están las oficinas de R2 Sistemas?

Las oficinas de R2 Sistemas están en España, en la calle San José Artesano 1, 28108 Alcobendas, Madrid.

¡Si quieres visitarnos estaremos encantados de recibirte!. Por favor, contacta con nosotros para concertar una cita.

¿Dónde puedo encontrar información adicional sobre R2 Sistemas?

Si quieres saber más acerca de R2 Sistemas, incluyendo otros productos y servicios, por favor visita nuestro sitio corporativo www.r2sistemas.com

Muchas gracias por tu interés.