El conector SharePoint es un plug-in de Docuo que te permite exportar tus documentos a un servidor Microsoft SharePoint de forma automática en cualquier momento del flujo de trabajo.
Esta integración está disponible en las versiones Business y Enterprise de Docuo como un conector opcional. Consulta la calculadora de precio o contacta con nosotros para conocer su coste.
- Si aún no eres cliente de Docuo, prueba ahora la versión gratuita.
- Si eres cliente de la versión Professional, contacta con nosotros y pásate a la versión Business.
- Y si ya eres cliente de la versión Business o Enterprise, solicita su activación y sigue estos pasos para configurarlo:
Configuración del conector
Para realizar la configuración deberás ser administrador de Docuo.
Al entrar en tu repositorio, verás la pestaña SharePoint en la sección de configuración, cuando el conector esté disponible:
Pulsa el botón «abrir» e introduce los datos de conexión y las ubicaciones que quieras tener disponibles en tu repositorio Docuo:
- Dirección URL: Es la dirección de acceso a tu SharePoint, sin especificar ningún sitio. Por ejemplo: contoso.sharepoint.com
- Inquilino: Es el dominio de tu organización en Microsoft. Por ejemplo: contoso.onmicrosoft.com
- Identificador de aplicación: Es el identificador de aplicación que permite el acceso a SharePoint desde Docuo.
- Ubicaciones SharePoint: Es similar a una carpeta compartida de Windows, donde necesitamos un servidor y una ruta. En Sharepoint, en lugar del nombre del servidor, necesitamos al menos el nombre de un sitio y el de una biblioteca de documentos. Además, cada ubicación tiene un nombre que sirve para identificarla en Docuo. Adicionalmente, podrás especificar una ruta de carpetas dentro de la misma. Por ejemplo:
NombreSitioSharePoint\NombreBibliotecaSharePoint\RutaEnSharePoint
Uso del conector en el proceso
Una vez hayas definido ubicaciones SharePoint en tu repositorio podrás empezar a utilizarlas. Abre el asistente configuración de cualquier categoría que tenga un workflow asociado. Ve al paso «Proceso». Elige la transición (flecha) en la que quieras que se ejecute la exportación a SharePoint y haz botón derecho sobre ella, escogiendo la opción «Configurar…».
En la pestaña «Acciones automáticas» de esta ventana de configuración, puedes especificar las que se llevarán a cabo cuando dicha transición se ejecute:
Esta configuración puede hacerse tanto para el archivo principal del documento como para los campos de tipo archivo creando acciones automáticas adicionales:
En cualquiera de los dos casos, si marcas la opción «Exportar a», se activará la integración con SharePoint. Y entonces, se habilitará el desplegable de ubicaciones que definiste previamente. Este desplegable indicará el lugar donde se exportará el archivo. Escoge una ubicación.
Opcionalmente, podrás añadirle a tu ubicación SharePoint una ruta adicional que definirá la ubicación final del archivo. Esta ruta adicional admite etiquetas de sustitución para que configures la ubicación de destino de forma dinámica, en función de los metadatos del documento.
También podrás decidir su comportamiento cuando el archivo ya exista en SharePoint, marcando o no la pestaña «Sobreescribiendo si existe archivo».
Disponemos de una guía detallada para la configuración de la seguridad y los permisos en SharePoint 365 para el uso de este plug-in. Si la necesitas, solicítala mediante un ticket de soporte.