El conector SharePoint es un plug-in de Docuo que te permite exportar tus documentos a un servidor Microsoft SharePoint de forma autom谩tica en cualquier momento del flujo de trabajo.

 

Esta integraci贸n est谩 disponible en las versiones Business y Enterprise de Docuo.

  • Si a煤n no eres cliente de Docuo, prueba ahora la versi贸n gratuita.
  • Si eres cliente de la versi贸n Professional, contacta con nosotros y p谩sate a la versi贸n Business.
  • Y si ya eres cliente de la versi贸n Business o Enterprise, sigue estos pasos para configurarlo:

 

Configuraci贸n del conector

Para realizar la configuraci贸n deber谩s ser administrador de Docuo.

Al entrar en tu repositorio, ver谩s la pesta帽a SharePoint en la secci贸n de configuraci贸n, cuando el conector est茅 disponible:

 

Pulsa el bot贸n 芦abrir禄 e introduce los datos de conexi贸n y las ubicaciones que quieras tener disponibles en tu repositorio Docuo:

  • Direcci贸n URL: Es la direcci贸n de acceso a tu SharePoint, sin especificar ning煤n sitio. Por ejemplo: contoso.sharepoint.com
  • Inquilino: Es el dominio de tu organizaci贸n en Microsoft. Por ejemplo: contoso.onmicrosoft.com
  • Identificador de aplicaci贸n: Es el identificador de aplicaci贸n que permite el acceso a SharePoint desde Docuo.
  • Ubicaciones SharePoint: Es similar a una carpeta compartida de Windows, donde necesitamos un servidor y una ruta. En Sharepoint, en lugar del nombre del servidor, necesitamos al menos el nombre de un sitio y el de una biblioteca de documentos. Adem谩s, cada ubicaci贸n tiene un nombre que sirve para identificarla en Docuo. Adicionalmente, podr谩s especificar una ruta de carpetas dentro de la misma. Por ejemplo:
NombreSitioSharePoint\NombreBibliotecaSharePoint\RutaEnSharePoint

 

Uso del conector en el proceso

Una vez hayas definido ubicaciones SharePoint en tu repositorio podr谩s empezar a utilizarlas. Abre el asistente configuraci贸n de cualquier categor铆a que tenga un workflow asociado. Ve al paso 芦Proceso禄. Elige la transici贸n (flecha) en la que quieras que se ejecute la exportaci贸n a SharePoint y haz bot贸n derecho sobre ella, escogiendo la opci贸n 芦Configurar…禄.

En la pesta帽a 芦Acciones autom谩ticas禄 de esta ventana de configuraci贸n, puedes especificar las que se llevar谩n a cabo cuando dicha transici贸n se ejecute:

 

Esta configuraci贸n puede hacerse tanto para el archivo principal del documento como para los campos de tipo archivo creando acciones autom谩ticas adicionales:

En cualquiera de los dos casos, si marcas la opci贸n 芦Exportar a禄, se activar谩 la integraci贸n con SharePoint. Y entonces, se habilitar谩 el desplegable de ubicaciones que definiste previamente. Este desplegable indicar谩 el lugar donde se exportar谩 el archivo. Escoge una ubicaci贸n.

 

Opcionalmente, podr谩s a帽adirle a tu ubicaci贸n SharePoint una ruta adicional que definir谩 la ubicaci贸n final del archivo. Esta ruta adicional admite etiquetas de sustituci贸n para que configures la ubicaci贸n de destino de forma din谩mica, en funci贸n de los metadatos del documento.

Tambi茅n podr谩s decidir su comportamiento cuando el archivo ya exista en SharePoint, marcando o no la pesta帽a 芦Sobreescribiendo si existe archivo禄.

 

Disponemos de una gu铆a detallada para la configuraci贸n de la seguridad y los permisos en SharePoint 365 para el uso de este plug-in. Si la necesitas, solic铆tala mediante un ticket de soporte.

 

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