La firma electrónica eSignature es una funcionalidad de Docuo que permite firmar documentos electrónicamente de forma remota con plena validez legal, de acuerdo con la normativa europea eIDAS, en cualquier momento de un flujo de trabajo.

Esta funcionalidad está disponible en las versiones Business y Enterprise de Docuo.

  • Si aún no eres cliente de Docuo, prueba ahora la versión gratuita.
  • Si eres cliente de la versión Professional, contacta con nosotros y pásate a la versión Business.
  • Y si ya eres cliente de la versión Business o Enterprise, sigue estos pasos para configurar un proceso con eSignature:

 

Configurar un proceso de firma electrónica eSignature

Para realizar la configuración deberás ser administrador de Docuo y partir de una categoría con:

  • Archivo principal donde se almacena el documento que se necesita firmar:

  • Proceso para definir los pasos implicados en la firma. En este paso necesitaremos al menos tres estados, por ejemplo:
    • «En creación», donde se crea el documento que necesitas que sea firmado por un tercero.
    • «Pendiente de firma», donde esperas a que el documento sea firmado.
    • «Firmado», donde dispondrás del documento firmado con la eSignature.

  • Campos
    • «Firma», se trata de un campo de tipo «firma manuscrita» donde se indica si el documento está o no firmado.
    • «Correo electrónico», del firmante del documento. Es necesario para poder enviarle un enlace web donde podrá revisar y firmar el documento.
    • «Teléfono móvil», del firmante del documento. Sólo es necesario si desea activarse la validación mediante mensaje de texto SMS en el proceso de firma.

  • Plantilla del documento que necesita ser firmado. Con Docuo puedes firmar documentos de Microsoft Word y PDF. Te recomendamos comenzar siempre el proceso con un archivo docx de Word para poder añadir etiquetas de sustitución. También utilizando una plantilla Word podrás insertar un cuadro de firma. Si un documento no tiene configurado un cuadro de firma, cuando el usuario tenga que firmar podrá hacerlo en cualquier parte del documento. Para insertar el cuadro de firma en un documento sigue los siguientes pasos en tu plantilla:

El cuadro de firma se debe crear en Microsoft Word como un cuadro de texto desde el menú «Insertar»:

A continuación, en la acción «Cuadro de texto» selecciona «Dibujar cuadro de texto» en la parte inferior del menú emergente:

Así podrás dibujar un rectángulo en cualquier parte del documento y especificar dónde quieres que el usuario firme. Una vez creado el cuadro, debes indicarle a Docuo el campo de firma que quieres utilizar. Para ello, deberás escribir en su interior la etiqueta de sustitución del campo firma. En nuestro ejemplo:

[@Datos de firma:Firma].

IMPORTANTE: Las etiquetas de sustitución de los campos tipo firma, a diferencia de las ordinarias, se introducen entre corchetes. Esto indica a Docuo que se trata de un campo en el que el usuario introducirá información, no al contrario:

  • Formulario web de firma electrónica que se crea desde el paso «Formularios» del asistente de categorías y permite al firmante ver el documento y firmarlo con eSignature. Al ser un formulario web, permite realizar la firma desde cualquier dispositivo. En este formulario deberemos realizar los siguiente ajustes:
    • En «Firmas», añadir el campo de firma que se va a firmar con el botón «+ Añadir».
    • En «Disponible en», indicar los estados en los que quieres que el formulario esté disponible. En nuestro ejemplo sería «Pendiente de firma».
    • En «Avanzar por», indicar la transición por la que avanzará el proceso cuando se complete la firma. En nuestro ejemplo sería «Firmar (De Pendiente de firma a Firmado)»:

Es conveniente revisar los permisos de acceso al formulario. Por defecto sólo están habilitados para los propios usuarios de Docuo, pero también puedes definir el acceso para colaboradores o usuarios externos a Docuo mediante acceso anónimo (lo más habitual). Los usuarios y colaboradores de Docuo necesitarán sus credenciales para acceder al formulario. Para los anónimos, dispondrás de distintas opciones de seguridad que se adaptan a tus requerimientos:

  • Correos, para poder informar a un tercero de que debe firmar el documento y proporcionarle los datos de acceso a nuestro formulario. En nuestro proceso, este correo electrónico se enviará en la transición «Enviar» al destinatario del campo «Datos de firma – Correo electrónico». El enlace del formulario de firma es una etiqueta de sustitución más que se puede añadir en el contenido del correo. Puedes encontrarla fácilmente en el botón «Enlace» en la sección «Formulario de entrada»:

 

Cómo funciona

  • En Docuo:
    1. Crea un nuevo documento en la categoría e introduce la dirección de correo electrónico del firmante.
    2. «Genera desde plantilla» para preparar el documento que necesitas que se firme.
    3. Avanza a «Pendiente de firma» y espera a que el usuario acceda al formulario y firme.
  • Firma:
    1. El destinatario recibe un correo electrónico con el enlace del formulario.
    2. Al entrar, se abrirá su navegador y accederá al mismo. En función de los permisos del formulario será necesario o no un proceso de autenticación. Cuando esté creado verá el documento con el cuadro de firma listo para completar:

3. Una vez firmado pulsará el botón enviar y el documento avanzará de estado automáticamente a «Firmado».

 

 

 

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