El esqueleto organizacional en el que se fundamenta Docuo son las Carpetas, Categorías y Consultas.

Para una empresa mediana-grande podríamos decir que estos tres son los maestros estructurales para toda su documentación, de los cuales un empleado no visita ni la tercera parte de ellos. Cada trabajador y/o departamento utiliza diferentes contenidos para llevar a cabo las tareas de su día a día.

Para facilitar ese trabajo diario al usuario, en Docuo se habilitó un cuarto espacio en el que poder anclar las Carpetas, Categorías y Consultas que quiera tener más a mano.

Sin embargo, muchos de nuestros usuarios tras un año desde el lanzamiento de la funcionalidad, no utilizan esta opción y continúan trabajando con los árboles infinitos.

Como UX Designer de Docuo quiero compartiros en este artículo la primera parte del proceso que estamos llevando para cambiar y mejorar la experiencia de uso de este nuevo espacio llamado Inicio.

El escenario actual

La navegación por los contenidos, en Docuo, se hace a través de una barra lateral a modo de árbol. Actualmente, esta barra lateral esta dividida en dos espacios: arriba los accesos directos y abajo los árboles de archivos.

El flujo de interacción ideal para este caso era:

  1. Arrastrar del árbol inferior al espacio superior de accesos directos, archivos importantes para el usuario.
  2. El usuario ya se ha creado su colección de accesos directos.
  3. No tiene necesidad de seguir viendo el árbol con todos los archivos de su compañía, por lo que puede minimizarlo y ver únicamente su colección de accesos directos.

Problemas supuestos:
  • La explicación del “estado vacío” del acceso rápido no es suficiente para incitar al usuario a añadir elementos.
  • Cuando se hizo la actualización de esta funcionalidad no se comunicó debidamente a los usuarios su utilidad.
  • Al poder minimizarse la agrupación de los elementos de acceso rápido, los usuarios lo ocultan y continúan trabajando con los árboles de elementos.

 

Diseño del MVP

 

Objetivos

Declaramos las hipótesis que solucionen los problemas supuestos:

  • Creemos que aumentará el uso de los Accesos rápidos al moverlos a una ventana independiente de Carpetas, Categorías y Consultas.
  • Creemos que el término Accesos rápidos se podría mejorar para incitar al usuario a usar más ese espacio.
  • Creemos que el usuario entenderá mejor como utilizar las nuevas funcionalidades si el producto le ofrece pequeñas explicaciones de cómo hacerlo.
  • Creemos que esta es la mejor manera de trabajar en Docuo.
  • Creemos que los árboles de Carpetas, Categorías y Consultas son los maestros, el repositorio de todos los archivos de la empresa pero no con lo que trabajar día a día.

Sabiendo lo que queremos conseguir, había una funcionalidad que llevábamos tiempo necesitándola:

Crear una pestaña de Inicio, para establecer un espacio personalizable por el usuario, con elementos que verdaderamente le importan en su trabajo diario.

 

Solución

Con estas premisas y con los problemas que surgían de los Accesos rápidos actuales, decidimos crear un espacio independiente para anclar los elementos que más se utilicen, separado de las Carpetas, Categorías y Consultas.

Ahora Accesos rápidos se llama Tu centro de trabajo.

Con este cambio en el naming se pretende incitar al usuario a que se cree su colección de elementos con los que va a trabajar en su día a día. Si todavía no ha añadido ningún elemento, se le muestran los pasos de cómo hacerlo y se explica que así es como mejor se trabaja en Docuo, es la “forma más inteligente” de trabajar.

Para que el usuario se interese por trabajar de esta manera y se olvide de las Carpetas, Categorías y Consultas de toda la compañía, al actualizarse se le muestra un mensaje que invita a navegar hasta Inicio.

 

Puesta en marcha

Tras su salida a producción solo nos queda recoger los resultados y verificar que las hipótesis planteadas eran ciertas. Estudiar el comportamiento de los usuarios con esta nueva versión e iterar hacia mejoras que trabajen en pos de esta manera de organizar Docuo.

Con la nueva pestaña de Inicio se nos abre la posibilidad de ofrecer muchas funcionalidades nuevas que ya nos vienen pidiendo los usuarios, y que esperamos poder presentar pronto.

 

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