{"id":1491,"date":"2022-06-15T15:57:49","date_gmt":"2022-06-15T14:57:49","guid":{"rendered":"https:\/\/www.r2docuo.com\/es\/blog\/?p=1491"},"modified":"2024-03-14T15:56:36","modified_gmt":"2024-03-14T14:56:36","slug":"9-diferencias-entre-gestion-documental-y-almacenamiento-de-archivos","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.r2docuo.com\/es\/9-diferencias-entre-gestion-documental-y-almacenamiento-de-archivos","title":{"rendered":"INFOGRAF\u00cdA: 9 Diferencias entre Gesti\u00f3n Documental y Carpetas Compartidas"},"content":{"rendered":"

Es habitual comparar el Software Profesional de Gesti\u00f3n Documental<\/strong> en la nube con servicios de almacenamiento simple de archivos mediante carpetas compartidas como DropBox<\/strong>, Google Drive<\/strong> o OneDrive<\/strong>.<\/p>\n

Un Gestor Documental no se limita al almacenamiento de archivos, sino que incluye herramientas adicionales para agilizar la creaci\u00f3n, el tratamiento y el trabajo diario con dichos archivos.<\/p>\n

Probablemente te preguntes qu\u00e9 diferencias principales existen entre ambos conceptos a efectos pr\u00e1cticos. Hemos preparado una infograf\u00eda con las nueve diferencias principales (haz clic sobre la infograf\u00eda para verla m\u00e1s grande):<\/p>\n

 <\/p>\n

\"\"<\/a><\/p>\n

1. Organizaci\u00f3n de archivos<\/h3>\n

En un gestor documental puedes organizar tus archivos mediante carpetas, categor\u00edas y consultas<\/strong> de usuario. En un almacenamiento sencillo de archivos en la nube tan s\u00f3lo puedes hacerlo por carpetas.<\/p>\n

2. Metadatos<\/h3>\n

En un software de gesti\u00f3n documental<\/a>, como en una biblioteca, cada archivo dispone de una ficha de metadatos<\/strong> para almacenar su informaci\u00f3n m\u00e1s importante, en un servicio de almacenamiento de archivos tradicional la \u00fanica fuente de informaci\u00f3n es el nombre del archivo y en el mejor de los casos su contenido (FTS).<\/p>\n

3. B\u00fasquedas y consultas de usuario<\/h3>\n

En un sistema de gesti\u00f3n documental<\/a> las b\u00fasquedas se realizan tanto en el nombre del archivos como en sus metadatos principales<\/strong>, dando lugar a consultas y b\u00fasquedas r\u00e1pidas y precisas.<\/p>\n

4. Herramientas colaborativas<\/h3>\n

En una herramienta de gesti\u00f3n documental en la nube la colaboraci\u00f3n entre usuarios se parece a la de cualquier red social<\/strong> como Facebook o Instagram, en la que los usuarios pueden dejar comentarios, recordatorios o tareas sobre su trabajo conjunto. En un servicio de almacenamiento de archivos en la nube la \u00fanica colaboraci\u00f3n entre usuarios se basa en compartir archivos.<\/p>\n

5. Gesti\u00f3n de flujos de trabajo (workflow)<\/h3>\n

Los gestores documentales en la nube como Docuo disponen de caracter\u00edsticas de gesti\u00f3n del flujo de trabajo<\/strong> de los documentos (workflow) que permiten conocer el estado de cada archivo en el proceso interno de las empresas (una oferta en creaci\u00f3n, enviada, aceptada o rechazada por el cliente) y adem\u00e1s lo muestran a los usuarios mediante diagramas, colores o nombres de estado, mientras que en el caso de los servicios de almacenamiento de archivos tan s\u00f3lo pueden utilizarse carpetas para esta gesti\u00f3n.<\/p>\n

6. Personalizaci\u00f3n de imagen corporativa<\/h3>\n

El aspecto del software de gesti\u00f3n documental Docuo puede ser personalizado de modo que cuando tus clientes o colaboradores accedan a las pantallas de compartir archivos o colaboraci\u00f3n, visualicen todo el entorno con tu logotipo e imagen corporativa<\/strong> y sepan donde est\u00e1n. Los servicios gratuitos de compartici\u00f3n de archivos no disponen por lo general de opciones de personalizaci\u00f3n.<\/p>\n

7. Gesti\u00f3n de tareas repetitivas: Plantillas y correos autom\u00e1ticos<\/h3>\n

Las tareas repetitivas en un software gestor documental pueden automatizarse mediante la programaci\u00f3n y el dise\u00f1o de flujos de trabajo<\/strong> mientras que en el caso de los servicios de almacenamiento de archivos en la nube siempre se debe recurrir a copiar y pegar versiones antiguas de documentos.<\/p>\n

8. Herramientas adicionales<\/h3>\n

Los servicios de almacenamiento en la nube no disponen de herramientas adicionales para trabajar sobre los archivos mas all\u00e1 de la edici\u00f3n en l\u00ednea (en el mejor de los casos). El software de gesti\u00f3n documental permite desde el OCR al escaneo y digitalizaci\u00f3n directa de archivos o la firma electr\u00f3nica<\/strong> de documentos PDF.<\/p>\n

9. Precio y sencillez de uso<\/h3>\n

Los servicios gratuitos de almacenamiento en la nube tienen un precio asequible y una curva de aprendizaje sencilla que permite utilizarlos en poco tiempo. El gestor documental en la nube Docuo puede utilizarse por el mismo precio que un servicio de almacenamiento en la nube y con la misma sencillez<\/strong>, adem\u00e1s de aportar caracter\u00edsticas adicionales \u00fatiles para las empresas y los equipos de trabajo.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

Es habitual comparar el Software Profesional de Gesti\u00f3n Documental en la nube con servicios de almacenamiento simple de archivos mediante carpetas compartidas como DropBox, Google Drive o OneDrive.<\/p>\n","protected":false},"author":7,"featured_media":4573,"comment_status":"closed","ping_status":"closed","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"_acf_changed":false,"inline_featured_image":false,"footnotes":""},"categories":[17],"tags":[],"class_list":["post-1491","post","type-post","status-publish","format-standard","has-post-thumbnail","hentry","category-gestion-documental"],"acf":[],"yoast_head":"\n9 Diferencias entre Gesti\u00f3n Documental y Almacenamiento en la Nube<\/title>\n<meta name=\"description\" content=\"Descubre las diferencias entre el Software de Gesti\u00f3n Documental en la nube y servicios de almacenamiento simple de archivos como DropBox o Google Drive.\" \/>\n<meta name=\"robots\" content=\"index, follow, max-snippet:-1, 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