{"id":2356,"date":"2018-07-26T10:51:16","date_gmt":"2018-07-26T09:51:16","guid":{"rendered":"https:\/\/www.r2docuo.com\/es\/blog\/?p=2356"},"modified":"2023-02-28T12:40:54","modified_gmt":"2023-02-28T11:40:54","slug":"automatizar-procesos-de-oficina","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.r2docuo.com\/es\/automatizar-procesos-de-oficina","title":{"rendered":"Automatizar procesos de oficina es posible"},"content":{"rendered":"

La mayor\u00eda de las acciones repetitivas<\/strong> en los procesos de oficina<\/strong> de una empresa pueden automatizarse<\/strong> reduciendo costes y posibles errores humanos.<\/p>\n

<\/p>\n

La mejor forma de automatizar estas acciones habituales en los procesos de oficina es mediante un gestor documental con workflow<\/strong>, a continuaci\u00f3n vamos a ver con ejemplos qu\u00e9 acciones se pueden automatizar y la mejor forma de hacerlo, utilizando el software de gesti\u00f3n documental y workflow Docuo<\/a>.<\/p>\n

Generar documentos similares<\/h3>\n

En los procesos de oficina hay muchos documentos<\/strong> que se generan usando<\/strong> una \u00abplantilla<\/strong>\u00bb o una copia de un documento similar.<\/p>\n

Por ejemplo los contratos, las ofertas o las cartas de pago son documentos en los que al redactarlos el texto general se mantiene<\/strong>\u00a0 y solo cambian algunos datos concretos<\/strong> como los datos del cliente, el importe de pago, etc..<\/p>\n

Docuo permite tener plantillas<\/strong> de documentos asociadas a las categor\u00edas de forma que al pulsar un bot\u00f3n se genera el documento<\/strong> seg\u00fan la plantilla definida y los campos establecidos en el documento.<\/p>\n

En la ventana de detalles de las categor\u00edas con plantillas, si el documento principal no tiene archivo, aparece el bot\u00f3n \u00abGenerar desde plantilla\u00bb<\/p>\n

\"\"<\/a><\/p>\n

Al pulsar el bot\u00f3n el documento<\/strong> se genera con los valores que se han introducido en los campos del documento y\u00a0 queda listo para enviar<\/strong>.<\/p>\n

\"\"<\/a><\/p>\n

Incluso es posible hacer que al avanzar de estado<\/strong> el documento se genere autom\u00e1ticamente<\/strong> el contrato sin necesidad de pulsar el bot\u00f3n \u00abGenerar desde plantilla\u00bb.<\/p>\n

Enviar correo electr\u00f3nico<\/h3>\n

Al igual que sucede con los documentos, en los procesos de oficina, algunos correos pueden automatizarse<\/strong> creando un correo electr\u00f3nico \u00abTipo\u00bb\u00a0 usando etiquetas de sustituci\u00f3n, que se env\u00ede a los agentes adecuados del proceso en cada momento<\/strong>.\u00a0 \"\"<\/a><\/p>\n

Los correos electr\u00f3nicos se pueden generar cuando se realizan distintas acciones, al crear un documento, al publicarlo, al cambiar de estado…. y se env\u00edan autom\u00e1ticamente a las personas implicadas en el proceso.<\/p>\n

Siguiendo con el ejemplo anterior\u00a0 puedes crear un correo<\/strong> autom\u00e1tico que se env\u00ede al cliente cuando se avance al estado \u00abEnviado\u00bb incluso a\u00f1adir enlaces<\/strong>\u00a0 para que pueda descargar<\/strong> el contrato\u00a0 o para que pueda avanzar de estado<\/strong> para confirmar la recepci\u00f3n o solicitar cambios.<\/p>\n

\"\"<\/a><\/p>\n

Organizar documentos<\/h3>\n

Dentro de un mismo tipo de documento, ofertas, contratos, facturas, cartas es necesario<\/strong> poder organizar<\/strong> los documentos por distintos criterios seg\u00fan el punto de los procesos de oficina en el que se encuentren, por ejemplo contratos firmados, facturas vencidas, ofertas rechazadas, etc…<\/p>\n

Estos \u00abCriterios\u00bb ser\u00edan los estados de las categor\u00edas, cada categor\u00eda tendr\u00e1 sus estados correspondientes.<\/p>\n

\"\"<\/a><\/p>\n

Usando un gestor documental puedes hacer que esta organizaci\u00f3n de realice de forma autom\u00e1tica<\/strong> en funci\u00f3n de una fecha<\/strong> o del tiempo que lleve el documento en determinado estado.<\/p>\n

Las condiciones de automatizaci\u00f3n se establecen en las opciones de configuraci\u00f3n de las transiciones del flujo de trabajo. \"\"<\/a><\/p>\n

Por ejemplo podemos hacer que las ofertas que lleven 30 d\u00edas en el estado \u00abEnviada\u00a0 al cliente\u00bb avancen autom\u00e1ticamente al estado \u00abRechazada\u00bb.<\/p>\n

De esta forma siempre tendremos las ofertas con posibilidades de contrataci\u00f3n en el estado \u00abEnviada al cliente\u00bb\u00a0 y las obsoletas se avanzan solas al estado \u00abRechazada\u00bb.<\/p>\n

\"\"<\/a><\/p>\n

Avisarte de acciones sobre un documento a determinada fecha<\/h3>\n

En los procesos de oficina, algunos documentos tienen que ser revisados<\/strong> cada cierto tiempo o archivados<\/strong>\u00a0 cuando llega determinada fecha<\/strong>, normalmente para que no se pase la fecha en la que hay que revisar o archivar el documento se suelen a\u00f1adir notificaciones al calendario.<\/p>\n

Usando un gestor documental puedes configurar avisos<\/strong> autom\u00e1ticos en funci\u00f3n de una determinada fecha<\/strong> de forma que te llegue un correo electr\u00f3nico o una notificaci\u00f3n al m\u00f3vil x d\u00edas antes<\/strong> de esa fecha o incluso crear avisos para que llegue un correo electr\u00f3nico todos los d\u00edas hasta que se realice la acci\u00f3n.<\/p>\n

Estos avisos se crean en el paso \u00abcorreos\u00bb del asistente de categor\u00edas. \"\"<\/a><\/p>\n

El correo electr\u00f3nico se genera autom\u00e1ticamente sin necesidad de crear recordatorios ni citas en el calendario.<\/p>\n

De esta forma te aseguras de cumplir con los plazos estipulados para cada tipo de documento.<\/strong><\/p>\n

Estas son algunas de las cosas que Docuo<\/a> puede hacer por ti para automatizar procesos de oficina, \u00a1pero hay muchas m\u00e1s! La mejor opci\u00f3n es probarlo y descubrir que funcionalidades se adaptan mejor a tus necesidades.<\/p>\n

Como siempre si ten\u00e9is dudas o consultas desde el departamento de atenci\u00f3n al cliente estamos para ayudaros.<\/p>\n

Nos vemos en la nube.<\/p>\n

Conchi Li\u00e9bana<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

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