{"id":2561,"date":"2026-04-02T12:50:32","date_gmt":"2026-04-02T11:50:32","guid":{"rendered":"https:\/\/www.r2docuo.com\/es\/blog\/?p=1456"},"modified":"2026-09-04T23:02:00","modified_gmt":"2026-09-04T22:02:00","slug":"las-tablas-retencion-documental","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.r2docuo.com\/es\/las-tablas-retencion-documental","title":{"rendered":"Tablas de Retenci\u00f3n Documental: gu\u00eda para empresas y c\u00f3mo automatizarlas"},"content":{"rendered":"<p><<em>R2 Docuo es el Gestor Documental que usan desde PYMES a grandes empresas para organizar, automatizar y controlar las Tablas de Retenci\u00f3n Documental en su organizaci\u00f3n<\/em><\/p>\n<section class=\"ps_sec ps_trusted_by text-center bgcolor--clNeutro50 textcolor--clNegro\">\n<div class=\"container-inner\">\n<div class=\"ps_trusted_by-container rows_2 trusted_by_repeater_short_rows_2 max_length_12\">\n<div class=\"ps_trusted_by-logo\"><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" class=\"attachment-full size-full\" src=\"https:\/\/www.r2docuo.com\/es\/wp-content\/uploads\/sites\/3\/2022\/04\/logo-mwcapital.png\" alt=\"Mobile World Capital Barcelona\" width=\"136\" height=\"99\" \/><\/div>\n<div class=\"ps_trusted_by-logo\"><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" class=\"attachment-full size-full\" src=\"https:\/\/www.r2docuo.com\/es\/wp-content\/uploads\/sites\/3\/2020\/06\/LogoBuff.png\" alt=\"Original Buff\" width=\"136\" height=\"99\" \/><\/div>\n<div class=\"ps_trusted_by-logo\"><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" class=\"attachment-full size-full\" src=\"https:\/\/www.r2docuo.com\/es\/wp-content\/uploads\/sites\/3\/2020\/12\/logo-ifa-1.png\" alt=\"Grupo IFA\" width=\"136\" height=\"99\" \/><\/div>\n<div class=\"ps_trusted_by-logo\"><img decoding=\"async\" src=\"https:\/\/www.r2docuo.com\/es\/wp-content\/uploads\/sites\/3\/2024\/03\/Logo-engie.svg\" alt=\"Engie\" width=\"100%\" height=\"100%\" \/><\/div>\n<div class=\"ps_trusted_by-logo\"><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" class=\"attachment-full size-full\" src=\"https:\/\/www.r2docuo.com\/es\/wp-content\/uploads\/sites\/3\/2022\/08\/Logo-Capital-Energy.png\" alt=\"Capital Energy\" width=\"136\" height=\"99\" \/><\/div>\n<div class=\"ps_trusted_by-logo\"><img decoding=\"async\" src=\"https:\/\/www.r2docuo.com\/es\/wp-content\/uploads\/sites\/3\/2024\/03\/logo-anticimex.svg\" alt=\"Anticimex\" width=\"100%\" height=\"100%\" \/><\/div>\n<div class=\"ps_trusted_by-logo\"><img decoding=\"async\" src=\"https:\/\/www.r2docuo.com\/es\/wp-content\/uploads\/sites\/3\/2024\/04\/logo-newtral.svg\" alt=\"Newtral\" width=\"100%\" height=\"100%\" \/><\/div>\n<div class=\"ps_trusted_by-logo\"><img decoding=\"async\" src=\"https:\/\/www.r2docuo.com\/es\/wp-content\/uploads\/sites\/3\/2018\/09\/logo-tuv.svg\" alt=\"TUV Sud\" width=\"100%\" height=\"100%\" \/><\/div>\n<div class=\"ps_trusted_by-logo\"><img decoding=\"async\" src=\"https:\/\/www.r2docuo.com\/es\/wp-content\/uploads\/sites\/3\/2021\/10\/logo-applus.svg\" alt=\"Applus+\" width=\"100%\" height=\"100%\" \/><\/div>\n<div class=\"ps_trusted_by-logo\"><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" class=\"attachment-full size-full\" src=\"https:\/\/www.r2docuo.com\/es\/wp-content\/uploads\/sites\/3\/2026\/05\/RACE.png\" alt=\"RACE\" width=\"136\" height=\"99\" \/><\/div>\n<div class=\"ps_trusted_by-logo\"><img decoding=\"async\" src=\"https:\/\/www.r2docuo.com\/es\/wp-content\/uploads\/sites\/3\/2018\/09\/logo-gasnatural-1.svg\" alt=\"Gas Natural Fenosa\" width=\"100%\" height=\"100%\" \/><\/div>\n<div class=\"ps_trusted_by-logo\"><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" class=\"attachment-full size-full\" src=\"https:\/\/www.r2docuo.com\/es\/wp-content\/uploads\/sites\/3\/2019\/06\/logo-junta-andalucia.png\" alt=\"Junta de Andaluc\u00eda\" width=\"136\" height=\"99\" \/><\/div>\n<\/div>\n<\/div>\n<\/section>\n<p style=\"text-align: center;\"><a class=\"cta purple\" title=\"Ver Gestor Documental\" href=\"https:\/\/www.r2docuo.com\/es\/gestor-documental\"><b>VER GESTOR DOCUMENTAL<\/b><\/a><\/p>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<p>Las<strong>\u00a0Tablas de Retenci\u00f3n Documental<\/strong>\u00a0(TRD) son un instrumento archiv\u00edstico definido por La norma\u00a0<a rel=\"nofollow noopener\" href=\"https:\/\/es.wikipedia.org\/wiki\/ISAD(G)\"><strong>ISAD-G<\/strong><\/a> (Norma Internacional de Descripci\u00f3n Archiv\u00edstica) que sirve para controlar el ciclo de vida de los documentos en una organizaci\u00f3n.<\/p>\n<p>Sin una TRD, tu empresa destruye documentos antes de tiempo o los conserva indefinidamente, con el riesgo legal y de coste que eso implica. R2 Docuo es un <a href=\"https:\/\/www.r2docuo.com\/es\/sistema-de-gestion-documental\">Sistema de Gesti\u00f3n Documental<\/a> que automatiza su aplicaci\u00f3n.<\/p>\n<h2 id=\"comprendiendo-las-tablas-de-retencion-documental\" class=\"anchor\">Comprendiendo las Tablas de Retenci\u00f3n Documental<\/h2>\n<p>La actividad empresarial genera diferentes documentos en el d\u00eda a d\u00eda: facturas, contratos, actas, etc. Estos son creados, utilizados y posteriormente almacenados o destruidos, pero \u00bfcu\u00e1nto tiempo debemos conservar cada tipo de documento?.<\/p>\n<p>La pr\u00e1ctica documental aconseja separar los documentos en los archivos de gesti\u00f3n, central e hist\u00f3rico, seg\u00fan su categor\u00eda y la necesidad que existe de conservarlos:<\/p>\n<ul>\n<li>El <strong>Archivo de Gesti\u00f3n<\/strong>. Contiene documentos <em>activos y recientes<\/em>, que se utilizan regularmente en las operaciones diarias y a los que es necesario acceder con frecuencia.<\/li>\n<li>El <strong>Archivo Central<\/strong>. Contiene los documentos que siguen <em>vigentes pero no corresponden a operaciones recientes<\/em>, por lo que se utilizan con menos frecuencia.<\/li>\n<li>El <strong>Archivo Hist\u00f3rico<\/strong>. Contiene los documentos que est\u00e1n obsoletos o corresponden a operaciones pasadas, pero que hay que conservar por <em>razones legales, de cumplimiento o de inter\u00e9s anal\u00edtico<\/em>.<\/li>\n<\/ul>\n<p>Para poder implementar con \u00e9xito una Tabla de Retenci\u00f3n Documental, se debe elaborar primero un <em>Cuadro de Clasificaci\u00f3n Documental<\/em> (CCD) que permita identificar un\u00edvocamente la categor\u00eda o tipo de cada documento.<\/p>\n<p>Tambi\u00e9n se debe valorar la importancia de cada uno de esos tipos de documento para la actividad de la organizaci\u00f3n mediante una <em>Tabla de Valoraci\u00f3n Documental<\/em> (TVD).<\/p>\n<blockquote><p>La Tabla de Retenci\u00f3n Documental establece cu\u00e1nto tiempo debe permanecer cada tipo de documento en cada archivo, y cu\u00e1ndo finaliza su ciclo de vida y debe destruirse.<\/p><\/blockquote>\n<p>Con la CCD y la TVD hechas, se deben definir los tiempos de conservaci\u00f3n de cada tipo de documento en cada archivo, tanto en formato f\u00edsico como electr\u00f3nico y lo que ocurre al final de su ciclo de vida (procedimiento de destrucci\u00f3n). Esta informaci\u00f3n se resume en lo que se llama la <em>Tabla de Retenci\u00f3n Documental<\/em> (TRD) de la organizaci\u00f3n.<\/p>\n<h2 id=\"implementar-las-trd-con-software-de-gestion-documental\" class=\"anchor\">Implementar las TRD con Software de Gesti\u00f3n Documental<\/h2>\n<p>Llevar el registro de los tiempos de archivo de cada documento de forma manual, puede ser una tarea extremadamente laboriosa. Por ello, utilizar un <a href=\"https:\/\/www.r2docuo.com\/es\/gestor-documental\"><strong>gestor documental<\/strong><\/a> es la mejor opci\u00f3n para cubrir todas las necesidades relativas a la retenci\u00f3n documental.<\/p>\n<blockquote><p>La mejor forma de implementar las Tablas de Retenci\u00f3n Documental de una organizaci\u00f3n, es utilizar un Software de Gesti\u00f3n Documental<\/p><\/blockquote>\n<p>Un Software de Gesti\u00f3n Documental cuenta con <a href=\"https:\/\/www.r2docuo.com\/es\/gestion-documental\/\">funcionalidades espec\u00edficas<\/a> que facilitan esta tarea y permite implementar la TRD de una organizaci\u00f3n de forma autom\u00e1tica.<\/p>\n<p>Por ello, la gesti\u00f3n manual de la Retenci\u00f3n Documental, aunque es posible, est\u00e1 quedando en desuso por laboriosa.<\/p>\n<h2 id=\"por-que-necesito-implementar-una-tabla-de-retencion-documental\" class=\"anchor\">\u00bfPor qu\u00e9 necesito implementar una Tabla de Retenci\u00f3n Documental?<\/h2>\n<p>Muchos pa\u00edses, han introducido en su marco legal la obligaci\u00f3n de cumplir con Tablas de Retenci\u00f3n Documental definidas por el estado para todas las organizaciones p\u00fablicas y aquellas privadas que cumplen funciones p\u00fablicas.<\/p>\n<p>M\u00e1s all\u00e1 de la necesidad legal del caso anterior, implementar una tabla de retenci\u00f3n documental puede traer muchos beneficios a su organizaci\u00f3n, en concreto todos los derivados de no destruir los documentos cuando a\u00fan sean necesarios, ni almacenarlos por m\u00e1s tiempo del preciso.<\/p>\n<h2 id=\"tablas-de-retencion-documental-y-proteccion-de-datos\" class=\"anchor\">Tablas de Retenci\u00f3n Documental y protecci\u00f3n de datos<\/h2>\n<p>Durante a\u00f1os, la retenci\u00f3n documental se entendi\u00f3 como un asunto de archivo: cu\u00e1nto espacio ocupan los documentos y cu\u00e1ndo se pueden tirar. El <strong>Reglamento General de Protecci\u00f3n de Datos<\/strong> (RGPD) cambi\u00f3 el planteamiento y convirti\u00f3 el plazo de conservaci\u00f3n en una obligaci\u00f3n jur\u00eddica.<\/p>\n<p>Su art\u00edculo 5.1.e establece el principio de <strong>limitaci\u00f3n del plazo de conservaci\u00f3n<\/strong>: los datos personales se mantendr\u00e1n \u00abdurante no m\u00e1s tiempo del necesario para los fines del tratamiento\u00bb. Dicho de otro modo, guardar un documento con datos personales m\u00e1s all\u00e1 de lo que justifique su finalidad no es prudencia, es un incumplimiento.<\/p>\n<blockquote><p>Conservar de m\u00e1s ya no es \u00abpor si acaso\u00bb: desde el RGPD, cada tipo de documento necesita un plazo justificado y escrito. Ese documento escrito es la Tabla de Retenci\u00f3n Documental.<\/p><\/blockquote>\n<p>Esto convierte a la TRD en algo m\u00e1s que una buena pr\u00e1ctica archiv\u00edstica: es la <strong>evidencia documental<\/strong> con la que una organizaci\u00f3n demuestra que ha pensado, tipo a tipo, cu\u00e1nto tiempo conserva la informaci\u00f3n y por qu\u00e9. En una inspecci\u00f3n, \u00abno lo hab\u00edamos definido\u00bb y \u00ablo tenemos definido aqu\u00ed\u00bb son dos posiciones muy distintas.<\/p>\n<h3 id=\"el-plazo-no-lo-eliges-tu-lo-fija-la-norma-que-aplica-a-cada-documento\" class=\"anchor\">El plazo no lo eliges t\u00fa: lo fija la norma que aplica a cada documento<\/h3>\n<p>El error m\u00e1s com\u00fan al elaborar una TRD es fijar un plazo \u00fanico para toda la organizaci\u00f3n. En realidad, cada tipo documental responde a una norma distinta, y a menudo a varias a la vez. Algunos ejemplos del marco espa\u00f1ol:<\/p>\n<ul>\n<li><strong>Documentaci\u00f3n mercantil<\/strong>: el art\u00edculo 30 del C\u00f3digo de Comercio obliga a conservar libros, correspondencia y justificantes durante <strong>seis a\u00f1os<\/strong>.<\/li>\n<li><strong>Documentaci\u00f3n fiscal<\/strong>: la Ley General Tributaria fija en <strong>cuatro a\u00f1os<\/strong> el plazo general de prescripci\u00f3n (art\u00edculo 66), que empieza a contar desde el fin del plazo de declaraci\u00f3n.<\/li>\n<li><strong>Prevenci\u00f3n del blanqueo de capitales<\/strong>: la Ley 10\/2010 exige conservar la documentaci\u00f3n de diligencia debida <strong>diez a\u00f1os<\/strong>.<\/li>\n<li><strong>Documentaci\u00f3n laboral y de cotizaci\u00f3n<\/strong>: <strong>cuatro a\u00f1os<\/strong>, en l\u00ednea con los plazos de prescripci\u00f3n de infracciones en el orden social.<\/li>\n<\/ul>\n<p>Cuando un mismo documento cae bajo varias normas, manda <strong>el plazo m\u00e1s largo<\/strong>. Y si un tipo documental no tiene plazo legal asignado, hay que justificarlo por su finalidad de negocio, no dejarlo indefinido por defecto.<\/p>\n<blockquote><p>Una TRD \u00fatil no dice \u00ablos contratos se guardan diez a\u00f1os\u00bb. Dice qu\u00e9 norma impone ese plazo, desde qu\u00e9 fecha se cuenta y qu\u00e9 pasa cuando vence.<\/p><\/blockquote>\n<h3 id=\"bloquear-no-es-lo-mismo-que-destruir\" class=\"anchor\">Bloquear no es lo mismo que destruir<\/h3>\n<p>Hay un matiz que suele pasarse por alto y que conviene reflejar en la TRD. El art\u00edculo 32 de la <strong>LOPDGDD<\/strong> (Ley Org\u00e1nica 3\/2018) introduce la figura del <strong>bloqueo de datos<\/strong>: cuando se suprime un dato pero todav\u00eda pueden derivarse responsabilidades, no se elimina sin m\u00e1s, sino que se conserva <em>bloqueado<\/em>, accesible solo para atender a jueces, tribunales o administraciones competentes.<\/p>\n<p>En la pr\u00e1ctica, esto significa que el ciclo de vida de muchos documentos no tiene dos estados (vigente \/ destruido), sino tres: <strong>vigente, bloqueado y destruido<\/strong>. Una TRD que no contemple el periodo de bloqueo obliga a elegir entre borrar antes de tiempo o conservar de m\u00e1s, que son exactamente los dos riesgos que se trataba de evitar.<\/p>\n<h2 id=\"valorar-el-riesgo-no-solo-el-plazo\" class=\"anchor\">Valorar el riesgo, no solo el plazo<\/h2>\n<p>La Tabla de Valoraci\u00f3n Documental suele limitarse a medir la importancia de cada tipo de documento para la actividad. Merece la pena ampliarla con una segunda dimensi\u00f3n: <strong>el riesgo<\/strong>.<\/p>\n<p>Para cada tipo documental conviene responder a tres preguntas:<\/p>\n<ul>\n<li>\u00bfQu\u00e9 consecuencias tendr\u00eda que este documento se <strong>divulgue<\/strong> sin autorizaci\u00f3n, para la organizaci\u00f3n y para las personas cuyos datos contiene?<\/li>\n<li>\u00bfQu\u00e9 consecuencias tendr\u00eda <strong>perderlo<\/strong>?<\/li>\n<li>\u00bfQu\u00e9 consecuencias tendr\u00eda que se <strong>alterase<\/strong> sin que nadie lo detectara?<\/li>\n<\/ul>\n<p>Las respuestas no son un ejercicio te\u00f3rico: determinan las medidas de seguridad que hay que aplicar a esa categor\u00eda (permisos, cifrado, trazabilidad, copias), y alimentan directamente la evaluaci\u00f3n de impacto que exige el art\u00edculo 35 del RGPD cuando el tratamiento entra\u00f1a un riesgo alto.<\/p>\n<blockquote><p>Dos documentos pueden tener el mismo plazo de conservaci\u00f3n y necesitar medidas de seguridad completamente distintas. El plazo lo dice la TRD; el nivel de protecci\u00f3n, la valoraci\u00f3n de riesgo.<\/p><\/blockquote>\n<p>Tiene adem\u00e1s un efecto secundario valioso: obliga a que los equipos sean conscientes de qu\u00e9 informaci\u00f3n manejan. Buena parte de los incidentes de seguridad no vienen de un ataque sofisticado, sino de alguien que no sab\u00eda que aquel Excel era delicado.<\/p>\n<h2 id=\"como-se-aplica-una-trd-de-forma-automatica\" class=\"anchor\">C\u00f3mo se aplica una TRD de forma autom\u00e1tica<\/h2>\n<p>Definir la Tabla de Retenci\u00f3n Documental es la mitad del trabajo. La otra mitad es que se cumpla sola, sin que nadie tenga que acordarse.<\/p>\n<p>En un <a href=\"https:\/\/www.r2docuo.com\/es\/sistema-de-gestion-documental\">Sistema de Gesti\u00f3n Documental<\/a>, aplicar una TRD consiste en <strong>definir un flujo de trabajo por cada categor\u00eda documental<\/strong> e incluir en \u00e9l el archivo y la destrucci\u00f3n como pasos m\u00e1s del proceso. Configurada la categor\u00eda, el sistema act\u00faa por su cuenta cuando el documento cumple la edad establecida:<\/p>\n<ul>\n<li>Si el documento es <strong>solo digital<\/strong>, puede purgarse de forma autom\u00e1tica al vencer el plazo.<\/li>\n<li>Si existe un <strong>original en papel<\/strong>, el sistema no puede destruirlo: avisa al responsable del archivo para que lo haga y registre la eliminaci\u00f3n.<\/li>\n<li>Si aplica un <strong>periodo de bloqueo<\/strong>, el documento cambia de estado y restringe sus permisos en lugar de desaparecer.<\/li>\n<\/ul>\n<p>El paso que m\u00e1s se olvida es el \u00faltimo: <strong>dejar constancia de la destrucci\u00f3n<\/strong>. Un registro con qu\u00e9 se elimin\u00f3, cu\u00e1ndo, en aplicaci\u00f3n de qu\u00e9 regla y qui\u00e9n lo autoriz\u00f3. Sin ese rastro, la organizaci\u00f3n no puede demostrar que cumpli\u00f3 su propia pol\u00edtica, y una TRD que no se puede demostrar sirve de poco.<\/p>\n<blockquote><p>El objetivo no es solo destruir a tiempo, sino poder demostrar que se destruy\u00f3 a tiempo y conforme a una regla escrita.<\/p><\/blockquote>\n<p>Automatizada de esta forma, la retenci\u00f3n documental deja de depender de que alguien revise carpetas una vez al a\u00f1o y pasa a ser una propiedad del propio sistema.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"","protected":false},"author":14,"featured_media":4990,"comment_status":"closed","ping_status":"closed","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"_acf_changed":false,"inline_featured_image":false,"footnotes":""},"categories":[17],"tags":[],"class_list":["post-2561","post","type-post","status-publish","format-standard","has-post-thumbnail","hentry","category-gestion-documental"],"acf":[],"yoast_head":"<!-- This site is optimized with the Yoast SEO Premium plugin v28.4 (Yoast SEO v28.4) - https:\/\/yoast.com\/product\/yoast-seo-premium-wordpress\/ -->\n<title>Tablas de Retenci\u00f3n Documental para Empresas | R2 Docuo<\/title>\n<meta name=\"description\" content=\"Las TRD establecen cu\u00e1nto tiempo conservar cada tipo de documento. 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