{"id":2561,"date":"2022-04-02T12:50:32","date_gmt":"2022-04-02T11:50:32","guid":{"rendered":"https:\/\/www.r2docuo.com\/es\/blog\/?p=1456"},"modified":"2026-06-01T08:42:07","modified_gmt":"2026-06-01T07:42:07","slug":"las-tablas-retencion-documental","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.r2docuo.com\/es\/las-tablas-retencion-documental","title":{"rendered":"\u00bfQu\u00e9 son las Tablas de Retenci\u00f3n Documental?"},"content":{"rendered":"<p>Las<strong>\u00a0Tablas de Retenci\u00f3n Documental<\/strong>\u00a0(TRD) son un instrumento archiv\u00edstico definido por La norma\u00a0<a rel=\"nofollow noopener\" href=\"https:\/\/es.wikipedia.org\/wiki\/ISAD(G)\"><strong>ISAD-G<\/strong><\/a> (Norma Internacional de Descripci\u00f3n Archiv\u00edstica) que sirve para controlar el ciclo de vida de los documentos en una organizaci\u00f3n, como parte de su <a href=\"https:\/\/www.r2docuo.com\/es\/gestor-documental\">Sistema de Gesti\u00f3n Documental<\/a>.<\/p>\n<h2 id=\"comprendiendo-las-tablas-de-retencion-documental\" class=\"anchor\">Comprendiendo las Tablas de Retenci\u00f3n Documental<\/h2>\n<p>La actividad empresarial genera diferentes documentos en el d\u00eda a d\u00eda: facturas, contratos, actas, etc. Estos son creados, utilizados y posteriormente almacenados o destruidos, pero \u00bfcu\u00e1nto tiempo debemos conservar cada tipo de documento?.<\/p>\n<p>La pr\u00e1ctica documental aconseja separar los documentos en los archivos de gesti\u00f3n, central e hist\u00f3rico, seg\u00fan su categor\u00eda y la necesidad que existe de conservarlos:<\/p>\n<ul>\n<li>El <strong>Archivo de Gesti\u00f3n<\/strong>. Contiene documentos <em>activos y recientes<\/em>, que se utilizan regularmente en las operaciones diarias y a los que es necesario acceder con frecuencia.<\/li>\n<li>El <strong>Archivo Central<\/strong>. Contiene los documentos que siguen <em>vigentes pero no corresponden a operaciones recientes<\/em>, por lo que se utilizan con menos frecuencia.<\/li>\n<li>El <strong>Archivo Hist\u00f3rico<\/strong>. Contiene los documentos que est\u00e1n obsoletos o corresponden a operaciones pasadas, pero que hay que conservar por <em>razones legales, de cumplimiento o de inter\u00e9s anal\u00edtico<\/em>.<\/li>\n<\/ul>\n<p>Para poder implementar con \u00e9xito una Tabla de Retenci\u00f3n Documental, se debe elaborar primero un <em>Cuadro de Clasificaci\u00f3n Documental<\/em> (CCD) que permita identificar un\u00edvocamente la categor\u00eda o tipo de cada documento.<\/p>\n<p>Tambi\u00e9n se debe valorar la importancia de cada uno de esos tipos de documento para la actividad de la organizaci\u00f3n mediante una <em>Tabla de Valoraci\u00f3n Documental<\/em> (TVD).<\/p>\n<blockquote><p>La Tabla de Retenci\u00f3n Documental establece cu\u00e1nto tiempo debe permanecer cada tipo de documento en cada archivo, y cu\u00e1ndo finaliza su ciclo de vida y debe destruirse.<\/p><\/blockquote>\n<p>Con la CCD y la TVD hechas, se deben definir los tiempos de conservaci\u00f3n de cada tipo de documento en cada archivo, tanto en formato f\u00edsico como electr\u00f3nico y lo que ocurre al final de su ciclo de vida (procedimiento de destrucci\u00f3n). Esta informaci\u00f3n se resume en lo que se llama la <em>Tabla de Retenci\u00f3n Documental<\/em> (TRD) de la organizaci\u00f3n.<\/p>\n<h2 id=\"implementar-las-trd-con-software-de-gestion-documental\" class=\"anchor\">Implementar las TRD con Software de Gesti\u00f3n Documental<\/h2>\n<p>Llevar el registro de los tiempos de archivo de cada documento de forma manual, puede ser una tarea extremadamente laboriosa. Por ello, utilizar un <a href=\"https:\/\/www.r2docuo.com\/es\/gestor-documental\"><strong>gestor documental<\/strong><\/a> es la mejor opci\u00f3n para cubrir todas las necesidades relativas a la retenci\u00f3n documental.<\/p>\n<blockquote><p>La mejor forma de implementar las Tablas de Retenci\u00f3n Documental de una organizaci\u00f3n, es utilizar un Software de Gesti\u00f3n Documental<\/p><\/blockquote>\n<p>Un Software de Gesti\u00f3n Documental cuenta con <a href=\"https:\/\/www.r2docuo.com\/es\/gestion-documental\/\">funcionalidades espec\u00edficas<\/a> que facilitan esta tarea y permite implementar la TRD de una organizaci\u00f3n de forma autom\u00e1tica.<\/p>\n<p>Por ello, la gesti\u00f3n manual de la Retenci\u00f3n Documental, aunque es posible, est\u00e1 quedando en desuso por laboriosa.<\/p>\n<h2 id=\"por-que-necesito-implementar-una-tabla-de-retencion-documental\" class=\"anchor\">\u00bfPor qu\u00e9 necesito implementar una Tabla de Retenci\u00f3n Documental?<\/h2>\n<p>Muchos pa\u00edses, han introducido en su marco legal la obligaci\u00f3n de cumplir con Tablas de Retenci\u00f3n Documental definidas por el estado para todas las organizaciones p\u00fablicas y aquellas privadas que cumplen funciones p\u00fablicas.<\/p>\n<p>M\u00e1s all\u00e1 de la necesidad legal del caso anterior, implementar una tabla de retenci\u00f3n documental puede traer muchos beneficios a su organizaci\u00f3n, en concreto todos los derivados de no destruir los documentos cuando a\u00fan sean necesarios, ni almacenarlos por m\u00e1s tiempo del preciso.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>Las\u00a0Tablas de Retenci\u00f3n Documental\u00a0(TRD) son un instrumento archiv\u00edstico definido por La norma\u00a0ISAD-G (Norma Internacional de Descripci\u00f3n Archiv\u00edstica) que sirve para controlar el ciclo de vida de los documentos en una organizaci\u00f3n, como parte de su Sistema de Gesti\u00f3n Documental. 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