{"id":3770,"date":"2023-02-01T11:01:34","date_gmt":"2023-02-01T10:01:34","guid":{"rendered":"https:\/\/www.r2docuo.com\/es\/?p=3770"},"modified":"2026-09-04T22:59:21","modified_gmt":"2026-09-04T21:59:21","slug":"implementar-un-gestor-documental","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.r2docuo.com\/es\/implementar-un-gestor-documental","title":{"rendered":"5 Consejos para Implementar un Gestor Documental"},"content":{"rendered":"

Los Gestores Documentales<\/a> son herramientas que permiten a la empresa gestionar la informaci\u00f3n de sus procesos de negocio<\/strong> (el contenido) y automatizar estos procesos<\/strong>, reduciendo las acciones manuales y poniendo al alcance de los usuarios la informaci\u00f3n que necesitan en cada momento. En este art\u00edculo vamos a hablar sobre c\u00f3mo implementar un Gestor Documental, d\u00e1ndote 5 consejos clave que te ayudar\u00e1n en esta tarea.<\/p>\n

Si est\u00e1s comparando opciones, en nuestra comparativa de software de gesti\u00f3n documental<\/a> hemos analizado ocho herramientas por proceso, normativa, precio y valoraci\u00f3n en G2.<\/p>\n

Necesito un Gestor Documental, \u00bfpor d\u00f3nde empiezo?<\/h2>\n

Antes de contarte los consejos que debes seguir a la hora de implementar un Gestor Documental en tu organizaci\u00f3n, te recomendamos que primero analices lo que esperas conseguir con \u00e9l. Una buena idea es leer este post sobre las 5 funcionalidades m\u00e1s valoradas por las empresas que ya usan Gestores Documentales<\/a>, basado en un estudio de la consultora americana Gartner<\/a>.<\/p>\n

Cuando est\u00e9s familiarizado con los conceptos de este tipo de Software, y elijas tu Gestor Documental, es el momento de descubrir las claves para implementarlo en tu organizaci\u00f3n con \u00e9xito.<\/p>\n

Las 5 claves para implantar un Gestor Documental con \u00e9xito<\/h2>\n

1 – Define objetivos e implica a la Direcci\u00f3n<\/h3>\n

El primer paso antes de implantar un Gestor Documental, es tener claras las necesidades o \u00abpain points\u00bb que te llevaron a buscarlo. Adem\u00e1s, no s\u00f3lo deber\u00e1s contar con la aceptaci\u00f3n del proyecto por parte de la direcci\u00f3n de tu empresa, sino que deber\u00e1s implicarles para garantizar la adopci\u00f3n por parte de todos los usuarios.<\/p>\n

    \n
  • Recopila al detalle los requisitos, inmediatos y futuros, de todos los departamentos a trav\u00e9s de encuestas y entrevistas<\/strong>.\u00a0Te recomendamos centrarte en el objetivo final de la implantaci\u00f3n de la herramienta (indicadores de negocio que se pretenden mejorar), y no s\u00f3lo en las funcionalidades de la misma.<\/li>\n
  • La adopci\u00f3n de cualquier herramienta, por excelente que sea, es un esfuerzo ante el cual todo el mundo sentir\u00e1 rechazo al principio. Involucrar a la direcci\u00f3n<\/strong> es la opci\u00f3n m\u00e1s inteligente, ya que en el caso de no hacerlo corres el riesgo de que la implantaci\u00f3n se pare durante esta etapa, si no es adoptada por todos los departamentos implicados.<\/li>\n<\/ul>\n

    Comenzar a usar una herramienta genera rechazo al principio. Involucrar a la direcci\u00f3n es la forma de superar esta etapa.<\/p><\/blockquote>\n

    2 \u2013 Nombra un Responsable Interno.<\/strong><\/h3>\n

    Otro de los pasos imprescindibles antes de implementar tu Gestor Documental, es nombrar un lider interno del proyecto. Sus funciones ser\u00e1n las siguientes:<\/p>\n

      \n
    • Actuar como interlocutor \u00fanico o principal<\/strong> con el proveedor<\/li>\n
    • Entrevistarse internamente con todos los equipos<\/strong> necesarios antes y durante el proyecto, sin dejar esa tarea al proveedor, o estando presente si esto ocurre.<\/li>\n
    • Tener poder suficiente<\/strong> para tomar decisiones relativas a los flujos de trabajo, ya sea de forma independiente o coordinada con el resto de la organizaci\u00f3n.<\/li>\n
    • Conocer en detalle los objetivos<\/strong> del proyecto.<\/li>\n<\/ul>\n

      Hacer desfilar al proveedor entrevistando a los l\u00edderes de los departamentos sin coordinaci\u00f3n interna, no va a funcionar.<\/p><\/blockquote>\n

      3 \u2013 Implantaci\u00f3n primero, f\u00f3rmaci\u00f3n despu\u00e9s.\u00a0<\/strong><\/h3>\n

      Si has explicado tus necesidades correctamente, el proveedor es tu mejor aliado para implantar tu Gestor Documental con \u00e9xito. Ponte en sus manos al principio y realiza las sesiones de formaci\u00f3n cuando todo est\u00e9 listo para empezar.<\/p>\n

        \n
      • Utiliza los recursos que te proporcione el proveedor<\/strong>. No te contentes con las sesiones presenciales. Hablamos de Documentaci\u00f3n del Producto, tutoriales en v\u00eddeo, preguntas frecuentes, foros y dem\u00e1s.<\/strong><\/li>\n
      • Haz \u00abFormaci\u00f3n de Formadores\u00bb<\/strong>. Forma a los \u00abpower users\u00bb o administradores primero. Ellos ser\u00e1n quienes, a su vez, formen a los usuarios finales m\u00e1s tarde y resuelvan sus dudas.<\/li>\n
      • Conoce a la comunidad<\/strong>. A trav\u00e9s de redes sociales, lugares de rese\u00f1as y otros recursos puedes conocer otras empresas que utilizan el mismo Gestor Documental e intercambiar experiencias e ideas.<\/li>\n<\/ul>\n

        En cada organizaci\u00f3n siempre va a haber uno o dos \u00abpower users\u00bb que conozcan la herramienta al 100%. Piensa bien qui\u00e9nes van a ser desde el principio y dales las herramientas necesarias.<\/p><\/blockquote>\n

        4 \u2013 Revisa los procesos antes de montarlos en la herramienta.<\/strong><\/h3>\n

        Introducir los flujos de trabajo de tu organizaci\u00f3n en el Gestor Documental quiz\u00e1s sea el punto clave de la implementaci\u00f3n.<\/strong> Por ello te recomendamos elegir los procesos que quer\u00e9is implementar y revisarlos antes de configurarlos en la herramienta.<\/p>\n

          \n
        • Presta atenci\u00f3n a las funciones de automatizaci\u00f3n que ofrece el CSP<\/strong>, no trates de replicar la versi\u00f3n manual de los procesos de forma exacta.<\/li>\n
        • Simplifica los procesos antes de implementarlos<\/strong>. Un mismo workflow puede implementarse de muchas formas distintas en el Gestor Documental. El objetivo debe ser reducir las acciones manuales y simplificar el proceso todo lo posible. Siempre tendr\u00e1s tiempo de hacerlo m\u00e1s complejo m\u00e1s adelante. Los usuarios tienden a implementar los workflows de forma demasiado compleja para cubrir todos los casos (incluso los m\u00e1s infrecuentes) pensando que esto les har\u00e1 ahorrar tiempo, y lo que se consigue es normalmente lo contrario.<\/li>\n
        • No sabr\u00e1s todo lo que necesitas de la herramienta hasta que no empieces a utilizarla<\/strong>. Por tanto, evita implantaciones largas y busca comenzar con un prototipo funcional (M\u00ednimo Producto Viable) lo antes posible. Despu\u00e9s realiza mejoras sucesivas sobre la marcha, en base a la experiencia de uso.<\/li>\n
        • No dejes los permisos para el final<\/strong>. La creaci\u00f3n de permisos y perfiles de seguridad, es decir, definir lo que va a poder hacer cada usuario, es una tarea que debe ser tenida en cuenta desde el dise\u00f1o de cada proceso.<\/li>\n<\/ul>\n

          La implantaci\u00f3n de un Gestor Documental es el momento perfecto para recortar desperdicio de todos nuestros flujos de trabajo, antes de automatizarlos.<\/p><\/blockquote>\n

          5 \u2013 No \u00abahorres\u00bb en los servicios de implantaci\u00f3n<\/strong><\/h3>\n

          Los proveedores del Gestor Documental son quienes mejor conocen la herramienta que vas a implementar. Al empezar el proyecto recomendar\u00e1n unos servicios (formaci\u00f3n y consultor\u00eda), en base al alcance que se les describa.<\/p>\n

            \n
          • Piensa en los servicios que contratas como si fueran \u00abmantequilla para tu tostada\u00bb<\/strong>. Tu \u00abtostada\u00bb tiene el tama\u00f1o que tiene. El proveedor va a distribuir uniformemente la mantequilla que compres por ella. Si compras menos mantequilla, la extender\u00e1n igualmente por toda la tosatada, pero el resultado ser\u00e1 peor.<\/li>\n
          • Optimiza los par\u00e1metros de licencia<\/strong>. En lugar de ahorrar en los servicios, es mejor pensar en una implantaci\u00f3n gradual de licencias (primero 5 usuarios, luego 10, luego 20). Lograr\u00e1s el mismo ahorro sin comprometer los beneficios del proyecto.<\/li>\n
          • Haz mantenimiento evolutivo cada seis meses<\/strong>. Cuando el proyecto est\u00e9 lanzado, ponte la tarea de reunirte con los usuarios una vez cada 6 meses. Muchas de las mejoras ser\u00e1n evidentes una vez que est\u00e9is en marcha y podr\u00e9is aplicar refinamiento progresivo para obtener un mayor beneficio.<\/li>\n
          • El \u00abdo it yourself\u00bb existe, pero no es para todos los p\u00fablicos<\/strong>. Con el tiempo y la dedicaci\u00f3n suficiente, se puede llevar a cabo la Implantaci\u00f3n de un Gestor Documental sin contratar servicios de formaci\u00f3n y consultor\u00eda, pero esto va a suponer un esfuerzo adicional que debes considerar a nivel de costes y puede afectar a la calidad del resultado final.<\/li>\n<\/ul>\n

            La mejor garant\u00eda para lograr una implantaci\u00f3n exitosa es contar con la ayuda del proveedor. Idealmente con el fabricante del software, o con un partner autorizado en su defecto.<\/p><\/blockquote>\n

             <\/p>\n

            Dos trabajos previos que casi todo el mundo se salta<\/h2>\n

            Los cinco consejos anteriores cubren c\u00f3mo organizar el proyecto. Hay adem\u00e1s dos tareas de preparaci\u00f3n que rara vez aparecen en los planes de implantaci\u00f3n y que, cuando faltan, se pagan a mitad de camino.<\/p>\n

            Mapea el ciclo de la informaci\u00f3n antes de tocar la herramienta<\/h3>\n

            Antes de configurar nada, conviene recorrer cada tipo de documento que va a entrar en el sistema y responder, para todos ellos, a la misma secuencia de preguntas:<\/p>\n

              \n
            • Creaci\u00f3n<\/strong>: \u00bfde d\u00f3nde sale este documento? \u00bfLo redacta alguien, llega por email, lo sube un cliente, lo genera otro sistema?<\/li>\n
            • Almacenamiento<\/strong>: \u00bfd\u00f3nde vive mientras est\u00e1 activo y qui\u00e9n debe poder verlo?<\/li>\n
            • Distribuci\u00f3n<\/strong>: \u00bfa qui\u00e9n hay que envi\u00e1rselo, dentro y fuera de la organizaci\u00f3n?<\/li>\n
            • Consolidaci\u00f3n<\/strong>: \u00bfnecesita acabar tambi\u00e9n en otro sitio (SharePoint, un ERP, una carpeta del cliente)?<\/li>\n
            • Explotaci\u00f3n<\/strong>: \u00bfqu\u00e9 datos suyos hay que poder buscar, totalizar o exportar?<\/li>\n
            • Ciclo de vida<\/strong>: \u00bfcu\u00e1nto tiempo se conserva y qu\u00e9 pasa al final?<\/li>\n<\/ul>\n

              Este recorrido tiene dos efectos. El primero, que aparecen requisitos que nadie hab\u00eda mencionado en las entrevistas iniciales, casi siempre en las fases de distribuci\u00f3n y consolidaci\u00f3n. El segundo, y m\u00e1s valioso: permite establecer un orden de implantaci\u00f3n<\/strong> con criterio, empezando por los tipos documentales que m\u00e1s volumen o m\u00e1s dolor generan, en lugar de por el que propuso el departamento que m\u00e1s insisti\u00f3.<\/p>\n

              Si al terminar el mapa hay tipos de documento cuyo ciclo de vida nadie sabe responder, no es un problema de la herramienta: es una decisi\u00f3n de negocio pendiente que la implantaci\u00f3n va a sacar a la luz igualmente. Mejor antes que despu\u00e9s.<\/p><\/blockquote>\n

              Define un marco de metadatos com\u00fan<\/h3>\n

              Cada tipo de documento tendr\u00e1 sus campos propios, pero hay un conjunto que deber\u00eda llamarse igual, significar lo mismo y tener el mismo formato en toda la organizaci\u00f3n: cliente, proveedor, proyecto, centro de coste, responsable, fecha de efecto.<\/p>\n

              Cuando cada categor\u00eda documental se dise\u00f1a por su cuenta, se acaba con \u00abCliente\u00bb, \u00abNombre del cliente\u00bb y \u00abRaz\u00f3n social\u00bb como tres campos distintos que contienen lo mismo. El d\u00eda que alguien quiera un informe que cruce contratos con facturas, no habr\u00e1 forma de cruzarlos.<\/p>\n

                \n
              • Acuerda ese vocabulario com\u00fan<\/strong> antes de crear la primera categor\u00eda.<\/li>\n
              • Decide de d\u00f3nde sale el valor de cada campo compartido: si el ERP ya tiene la lista de clientes, esa es la lista buena.<\/li>\n
              • Deja escrito el formato de fechas, importes e identificadores.<\/li>\n<\/ul>\n

                Es una hora de reuni\u00f3n que ahorra rehacer categor\u00edas m\u00e1s adelante, cuando ya tienen documentos dentro.<\/p>\n

                Y al elegir la herramienta, mira las integraciones<\/h3>\n

                Una implantaci\u00f3n no vive aislada. Antes de cerrar la elecci\u00f3n, comprueba la compatibilidad real de las APIs del gestor documental con los sistemas que ya us\u00e1is: la suite ofim\u00e1tica (Microsoft 365), el programa de facturaci\u00f3n o el ERP, la herramienta de colaboraci\u00f3n (Teams, Slack) y el sistema donde se consolidan documentos (SharePoint u otros).<\/p>\n

                Conviene a\u00f1adir hoy una comprobaci\u00f3n m\u00e1s, que hace unos a\u00f1os no estaba en la lista: si la plataforma expone su contenido a agentes de inteligencia artificial<\/strong> y bajo qu\u00e9 permisos. Es la v\u00eda por la que van a llegar buena parte de las automatizaciones de los pr\u00f3ximos a\u00f1os, y depende por completo de que la herramienta tenga una API abierta y bien documentada.<\/p>\n

                El plan de contingencia: lo que nadie prepara hasta que hace falta<\/h2>\n

                Cuando un gestor documental se convierte en la fuente de la verdad de la organizaci\u00f3n, pasa a ser un sistema cr\u00edtico. Merece el mismo tratamiento que el resto de sistemas cr\u00edticos, y sin embargo casi nunca entra en el plan de continuidad de negocio hasta que ocurre el primer susto.<\/p>\n

                Tres cosas que hay que dejar resueltas antes de dar el proyecto por cerrado:<\/p>\n

                  \n
                • C\u00f3mo se recupera la informaci\u00f3n<\/strong>. No basta con que el proveedor haga copias de seguridad: hay que saber en cu\u00e1nto tiempo se restauran, hasta qu\u00e9 punto en el pasado se puede volver y qui\u00e9n puede pedirlo.<\/li>\n
                • C\u00f3mo se trabaja si el sistema no est\u00e1 disponible<\/strong>. Qu\u00e9 procesos se paran, cu\u00e1les pueden seguir en modo degradado y durante cu\u00e1nto tiempo es asumible.<\/li>\n
                • C\u00f3mo se sale de la herramienta<\/strong>. Qu\u00e9 formato tiene una exportaci\u00f3n completa de documentos y metadatos, y si se puede pedir en cualquier momento. No es desconfianza hacia el proveedor: es lo que convierte una dependencia en una decisi\u00f3n reversible.<\/li>\n<\/ul>\n

                  Preg\u00fantale al proveedor por la exportaci\u00f3n completa antes<\/strong> de firmar, no cuando quieras marcharte. La respuesta que te d\u00e9 ese d\u00eda dice mucho de la herramienta.<\/p><\/blockquote>\n

                  Con el mapa del ciclo de la informaci\u00f3n hecho, el vocabulario de metadatos acordado y el plan de contingencia escrito, la implantaci\u00f3n deja de ser un salto al vac\u00edo y pasa a ser un proyecto con red.
                  \n <\/p>\n

                  \u00a1Esperamos que estos 5 consejos hagan que la implementaci\u00f3n de tu Gestor Documental sea un \u00e9xito!<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

                  Los Gestores Documentales son herramientas que permiten a la empresa gestionar la informaci\u00f3n de sus procesos de negocio (el contenido) y automatizar estos procesos, reduciendo las acciones manuales y poniendo al alcance de los usuarios la informaci\u00f3n que necesitan en cada momento. En este art\u00edculo vamos a hablar sobre c\u00f3mo implementar un Gestor Documental, d\u00e1ndote…<\/p>\n","protected":false},"author":14,"featured_media":5019,"comment_status":"open","ping_status":"open","sticky":false,"template":"","format":"standard","meta":{"_acf_changed":false,"inline_featured_image":false,"footnotes":""},"categories":[17],"tags":[],"class_list":["post-3770","post","type-post","status-publish","format-standard","has-post-thumbnail","hentry","category-gestion-documental"],"acf":[],"yoast_head":"\n5 Consejos para Implementar un Gestor Documental | Docuo<\/title>\n<meta name=\"description\" content=\"Descubre las cinco claves para implantar un Gestor Documental de forma r\u00e1pida y eficaz basadas en la experiencia de m\u00e1s de 1.000 proyectos.\" \/>\n<meta name=\"robots\" content=\"index, follow, max-snippet:-1, max-image-preview:large, max-video-preview:-1\" \/>\n<link rel=\"canonical\" href=\"https:\/\/www.r2docuo.com\/es\/implementar-un-gestor-documental\" 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