{"id":3770,"date":"2023-02-01T11:01:34","date_gmt":"2023-02-01T10:01:34","guid":{"rendered":"https:\/\/www.r2docuo.com\/es\/?p=3770"},"modified":"2023-03-29T09:26:10","modified_gmt":"2023-03-29T08:26:10","slug":"implementar-un-gestor-documental","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.r2docuo.com\/es\/implementar-un-gestor-documental","title":{"rendered":"5 Consejos para Implementar un Gestor Documental"},"content":{"rendered":"

Los Gestores Documentales<\/a> son herramientas que permiten a la empresa gestionar la informaci\u00f3n de sus procesos de negocio<\/strong> (el contenido) y automatizar estos procesos<\/strong>, reduciendo las acciones manuales y poniendo al alcance de los usuarios la informaci\u00f3n que necesitan en cada momento. En este art\u00edculo vamos a hablar sobre c\u00f3mo implementar un Gestor Documental, d\u00e1ndote 5 consejos clave que te ayudar\u00e1n en esta tarea.<\/p>\n

Necesito un Gestor Documental, \u00bfpor d\u00f3nde empiezo?<\/h2>\n

Antes de contarte los consejos que debes seguir a la hora de implementar un Gestor Documental en tu organizaci\u00f3n, te recomendamos que primero analices lo que esperas conseguir con \u00e9l. Una buena idea es leer este post sobre las 5 funcionalidades m\u00e1s valoradas por las empresas que ya usan Gestores Documentales<\/a>, basado en un estudio de la consultora americana Gartner<\/a>.<\/p>\n

Cuando est\u00e9s familiarizado con los conceptos de este tipo de Software, y elijas tu Gestor Documental, es el momento de descubrir las claves para implementarlo en tu organizaci\u00f3n con \u00e9xito.<\/p>\n

Las 5 claves para implantar un Gestor Documental con \u00e9xito<\/h2>\n

1 – Define objetivos e implica a la Direcci\u00f3n<\/h3>\n

El primer paso antes de implantar un Gestor Documental, es tener claras las necesidades o \u00abpain points\u00bb que te llevaron a buscarlo. Adem\u00e1s, no s\u00f3lo deber\u00e1s contar con la aceptaci\u00f3n del proyecto por parte de la direcci\u00f3n de tu empresa, sino que deber\u00e1s implicarles para garantizar la adopci\u00f3n por parte de todos los usuarios.<\/p>\n

    \n
  • Recopila al detalle los requisitos, inmediatos y futuros, de todos los departamentos a trav\u00e9s de encuestas y entrevistas<\/strong>.\u00a0Te recomendamos centrarte en el objetivo final de la implantaci\u00f3n de la herramienta (indicadores de negocio que se pretenden mejorar), y no s\u00f3lo en las funcionalidades de la misma.<\/li>\n
  • La adopci\u00f3n de cualquier herramienta, por excelente que sea, es un esfuerzo ante el cual todo el mundo sentir\u00e1 rechazo al principio. Involucrar a la direcci\u00f3n<\/strong> es la opci\u00f3n m\u00e1s inteligente, ya que en el caso de no hacerlo corres el riesgo de que la implantaci\u00f3n se pare durante esta etapa, si no es adoptada por todos los departamentos implicados.<\/li>\n<\/ul>\n

    Comenzar a usar una herramienta genera rechazo al principio. Involucrar a la direcci\u00f3n es la forma de superar esta etapa.<\/p><\/blockquote>\n

    2 \u2013 Nombra un Responsable Interno.<\/strong><\/h3>\n

    Otro de los pasos imprescindibles antes de implementar tu Gestor Documental, es nombrar un lider interno del proyecto. Sus funciones ser\u00e1n las siguientes:<\/p>\n

      \n
    • Actuar como interlocutor \u00fanico o principal<\/strong> con el proveedor<\/li>\n
    • Entrevistarse internamente con todos los equipos<\/strong> necesarios antes y durante el proyecto, sin dejar esa tarea al proveedor, o estando presente si esto ocurre.<\/li>\n
    • Tener poder suficiente<\/strong> para tomar decisiones relativas a los flujos de trabajo, ya sea de forma independiente o coordinada con el resto de la organizaci\u00f3n.<\/li>\n
    • Conocer en detalle los objetivos<\/strong> del proyecto.<\/li>\n<\/ul>\n

      Hacer desfilar al proveedor entrevistando a los l\u00edderes de los departamentos sin coordinaci\u00f3n interna, no va a funcionar.<\/p><\/blockquote>\n

      3 \u2013 Implantaci\u00f3n primero, f\u00f3rmaci\u00f3n despu\u00e9s.\u00a0<\/strong><\/h3>\n

      Si has explicado tus necesidades correctamente, el proveedor es tu mejor aliado para implantar tu Gestor Documental con \u00e9xito. Ponte en sus manos al principio y realiza las sesiones de formaci\u00f3n cuando todo est\u00e9 listo para empezar.<\/p>\n

        \n
      • Utiliza los recursos que te proporcione el proveedor<\/strong>. No te contentes con las sesiones presenciales. Hablamos de Documentaci\u00f3n del Producto, tutoriales en v\u00eddeo, preguntas frecuentes, foros y dem\u00e1s.<\/strong><\/li>\n
      • Haz \u00abFormaci\u00f3n de Formadores\u00bb<\/strong>. Forma a los \u00abpower users\u00bb o administradores primero. Ellos ser\u00e1n quienes, a su vez, formen a los usuarios finales m\u00e1s tarde y resuelvan sus dudas.<\/li>\n
      • Conoce a la comunidad<\/strong>. A trav\u00e9s de redes sociales, lugares de rese\u00f1as y otros recursos puedes conocer otras empresas que utilizan el mismo Gestor Documental e intercambiar experiencias e ideas.<\/li>\n<\/ul>\n

        En cada organizaci\u00f3n siempre va a haber uno o dos \u00abpower users\u00bb que conozcan la herramienta al 100%. Piensa bien qui\u00e9nes van a ser desde el principio y dales las herramientas necesarias.<\/p><\/blockquote>\n

        4 \u2013 Revisa los procesos antes de montarlos en la herramienta.<\/strong><\/h3>\n

        Introducir los flujos de trabajo de tu organizaci\u00f3n en el Gestor Documental quiz\u00e1s sea el punto clave de la implementaci\u00f3n.<\/strong> Por ello te recomendamos elegir los procesos que quer\u00e9is implementar y revisarlos antes de configurarlos en la herramienta.<\/p>\n

          \n
        • Presta atenci\u00f3n a las funciones de automatizaci\u00f3n que ofrece el CSP<\/strong>, no trates de replicar la versi\u00f3n manual de los procesos de forma exacta.<\/li>\n
        • Simplifica los procesos antes de implementarlos<\/strong>. Un mismo workflow puede implementarse de muchas formas distintas en el Gestor Documental. El objetivo debe ser reducir las acciones manuales y simplificar el proceso todo lo posible. Siempre tendr\u00e1s tiempo de hacerlo m\u00e1s complejo m\u00e1s adelante. Los usuarios tienden a implementar los workflows de forma demasiado compleja para cubrir todos los casos (incluso los m\u00e1s infrecuentes) pensando que esto les har\u00e1 ahorrar tiempo, y lo que se consigue es normalmente lo contrario.<\/li>\n
        • No sabr\u00e1s todo lo que necesitas de la herramienta hasta que no empieces a utilizarla<\/strong>. Por tanto, evita implantaciones largas y busca comenzar con un prototipo funcional (M\u00ednimo Producto Viable) lo antes posible. Despu\u00e9s realiza mejoras sucesivas sobre la marcha, en base a la experiencia de uso.<\/li>\n
        • No dejes los permisos para el final<\/strong>. La creaci\u00f3n de permisos y perfiles de seguridad, es decir, definir lo que va a poder hacer cada usuario, es una tarea que debe ser tenida en cuenta desde el dise\u00f1o de cada proceso.<\/li>\n<\/ul>\n

          La implantaci\u00f3n de un Gestor Documental es el momento perfecto para recortar desperdicio de todos nuestros flujos de trabajo, antes de automatizarlos.<\/p><\/blockquote>\n

          5 \u2013 No \u00abahorres\u00bb en los servicios de implantaci\u00f3n<\/strong><\/h3>\n

          Los proveedores del Gestor Documental son quienes mejor conocen la herramienta que vas a implementar. Al empezar el proyecto recomendar\u00e1n unos servicios (formaci\u00f3n y consultor\u00eda), en base al alcance que se les describa.<\/p>\n

            \n
          • Piensa en los servicios que contratas como si fueran \u00abmantequilla para tu tostada\u00bb<\/strong>. Tu \u00abtostada\u00bb tiene el tama\u00f1o que tiene. El proveedor va a distribuir uniformemente la mantequilla que compres por ella. Si compras menos mantequilla, la extender\u00e1n igualmente por toda la tosatada, pero el resultado ser\u00e1 peor.<\/li>\n
          • Optimiza los par\u00e1metros de licencia<\/strong>. En lugar de ahorrar en los servicios, es mejor pensar en una implantaci\u00f3n gradual de licencias (primero 5 usuarios, luego 10, luego 20). Lograr\u00e1s el mismo ahorro sin comprometer los beneficios del proyecto.<\/li>\n
          • Haz mantenimiento evolutivo cada seis meses<\/strong>. Cuando el proyecto est\u00e9 lanzado, ponte la tarea de reunirte con los usuarios una vez cada 6 meses. Muchas de las mejoras ser\u00e1n evidentes una vez que est\u00e9is en marcha y podr\u00e9is aplicar refinamiento progresivo para obtener un mayor beneficio.<\/li>\n
          • El \u00abdo it yourself\u00bb existe, pero no es para todos los p\u00fablicos<\/strong>. Con el tiempo y la dedicaci\u00f3n suficiente, se puede llevar a cabo la Implantaci\u00f3n de un Gestor Documental sin contratar servicios de formaci\u00f3n y consultor\u00eda, pero esto va a suponer un esfuerzo adicional que debes considerar a nivel de costes y puede afectar a la calidad del resultado final.<\/li>\n<\/ul>\n

            La mejor garant\u00eda para lograr una implantaci\u00f3n exitosa es contar con la ayuda del proveedor. Idealmente con el fabricante del software, o con un partner autorizado en su defecto.<\/p><\/blockquote>\n

             <\/p>\n

            \u00a1Esperamos que estos 5 consejos hagan que la implementaci\u00f3n de tu Gestor Documental sea un \u00e9xito!<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

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