{"id":3789,"date":"2022-12-05T15:09:50","date_gmt":"2022-12-05T14:09:50","guid":{"rendered":"https:\/\/www.r2docuo.com\/es\/?p=3789"},"modified":"2023-05-05T11:35:03","modified_gmt":"2023-05-05T10:35:03","slug":"gestor-documental-top-5-funcionalidades","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.r2docuo.com\/es\/gestor-documental-top-5-funcionalidades","title":{"rendered":"Gestor Documental: Las 5 Funcionalidades m\u00e1s Valoradas"},"content":{"rendered":"

A la hora de elegir un Gestor Documental<\/a> son muchas las variables a tener en cuenta: Qu\u00e9 funcionalidades tiene, si se ajusta a tu caso de uso, o cu\u00e1l elegir dada la variedad de ofertas que existen en el mercado.<\/p>\n

Hoy vamos a darte una lista elaborada por la consultora americana Gartner<\/a> que te resultar\u00e1 muy \u00fatil. Hablamos de lo que realmente valoran las empresas que ya utilizan este tipo de software, aquellas caracter\u00edsticas a las que no estar\u00edan dispuestas a renunciar tras llevar a\u00f1os utilizando un Gestor Documental.<\/p>\n

El estudio de Gartner muestra qu\u00e9 5 caracter\u00edsticas de un Gestor Documental se han vuelto imprescindibles para sus usuarios.<\/p><\/blockquote>\n

A continuaci\u00f3n hablaremos de cada una de ellas y, a continuaci\u00f3n, comentaremos otras que tambi\u00e9n han quedado altas en la clasificaci\u00f3n aunque no est\u00e9n en el top 5.<\/p>\n

Top 5 Funcionalidades de un Gestor Documental m\u00e1s valoradas por las empresas\u00a0<\/h2>\n

1. <\/strong>Plataforma<\/strong><\/h3>\n

Esta caracter\u00edstica se refiere al hecho de centralizar la informaci\u00f3n de cada tipo en un \u00fanico lugar que todo el mundo conozca<\/strong>. Quiz\u00e1s sea una de las mayores ventajas que un Gestor Documental puede ofrecer. Al evitar que la informaci\u00f3n est\u00e9 desperdigada en adjuntos de email y carpetas compartidas, se minimiza el riesgo de p\u00e9rdida de informaci\u00f3n, la creaci\u00f3n indeseada de duplicados y se reduce el tiempo que los usuarios tardan en encontrar lo que necesitan.<\/p>\n

La funcionalidad m\u00e1s valorada es la creaci\u00f3n de \u00abfuentes de la verdad\u00bb para toda la informaci\u00f3n importante del negocio.<\/p><\/blockquote>\n

Gracias a esta capacidad, todo el mundo sabr\u00e1 donde guardar y encontrar informaci\u00f3n seg\u00fan su tipo. A este concepto lo denominamos Fuente de la Verdad.<\/strong> Se trata de un \u00fanico lugar de consulta consensuado por todo el equipo como lugar de referencia<\/strong>: \u00abLo que est\u00e1 aqu\u00ed es lo \u00faltimo y lo \u00fanico que vale, si est\u00e1 en otro lugar, est\u00e1 en el lugar equivocado<\/em>\u00ab.<\/p>\n

2. Captura<\/strong><\/h3>\n

Gracias a esta funcionalidad, puedes recoger toda la informaci\u00f3n de fuentes externas<\/strong> y almacenarla de forma ordenada en tu Gestor Documental. Hay diferentes formas de realizar el proceso de captura o recogida de datos:<\/p>\n

    \n
  1. Tecleando<\/strong> la informaci\u00f3n a mano (lo m\u00e1s rudimentario)<\/li>\n
  2. Import\u00e1ndola desde Excel<\/strong>, CSV u otros formatos.<\/li>\n
  3. Utilizando Formularios Web<\/a><\/strong> que puedan rellenarse por cualquier usuario desde su dispositivo.<\/li>\n
  4. Utilizando Reconocimiento \u00d3ptico de Caracteres<\/strong> (OCR) desde im\u00e1genes escaneadas o documentos PDF.<\/li>\n
  5. Monitorizando buzones de email<\/strong> de forma autom\u00e1tica.<\/li>\n
  6. Recogiendo archivos desde un portal web<\/strong> corporativo destinado al intercambio de archivos<\/a>.<\/li>\n
  7. Recibi\u00e9ndola v\u00eda API<\/strong> de otras herramientas y programas.<\/li>\n<\/ol>\n

    La informaci\u00f3n pasa a estar recogida en una base de datos que puedes consultar a tu antojo y explotar de diversas maneras.<\/p>\n

    3. Cumplimiento<\/h3>\n

    Otra de las funcionalidades imprescindibles para tu tranquilidad, sin duda es el cumplimiento. B\u00e1sicamente, al utilizar un Gestor Documental que cumpla con las normativas y regulaciones de tu pais y de tu actividad, te est\u00e1s asegurando que tu organizaci\u00f3n tambi\u00e9n las cumple, ya sea a nivel nacional o internacional.<\/p>\n

    Desde el GDPR a regulaciones espec\u00edficas de sectores como el de ingenier\u00eda o el farmac\u00e9utico, normativas ISO, etc.<\/p>\n

    La forma en la que el Gestor Documental asegura el cumplimiento tiene que ver con diferentes funcionalidades m\u00e1s concretas:<\/p>\n

      \n
    1. Seguridad<\/strong>: Controlar que cada usuario s\u00f3lo pueda ver lo que necesite.<\/li>\n
    2. Integridad<\/strong>: Controlar que nadie pueda modificar la informaci\u00f3n sin estar autorizado.<\/li>\n
    3. Trazabilidad<\/strong>: Saber qu\u00e9 acciones hizo cada usuario con qu\u00e9 documento.<\/li>\n
    4. Pol\u00edticas de retenci\u00f3n<\/strong>: Guardar la informaci\u00f3n s\u00f3lo el tiempo necesario.<\/li>\n<\/ol>\n

      Los beneficios del cumplimiento, m\u00e1s all\u00e1 del legal, se traducen en la seguridad de la informaci\u00f3n.<\/p>\n

      4. Colaboraci\u00f3n<\/strong><\/h3>\n

      Construir una colaboraci\u00f3n \u00f3ptima con tu equipo, proveedores y clientes quiz\u00e1s sea uno de los mayores retos en todas las organizaciones. Gracias a esta capacidad, conseguirlo ser\u00e1 mucho m\u00e1s f\u00e1cil.<\/p>\n

        \n
      1. Con workflows automatizados<\/strong><\/a> puedes avisar a las personas implicadas cuando deban empezar una tarea,\u00a0 o simplemente mejorar la coordinaci\u00f3n al permiti\u00e9ndoles conocer el estado de los procesos al instante.<\/li>\n
      2. Los usuarios pueden realizar comentarios<\/strong> sobre los diferentes elementos al igual que lo hacen en una red social.<\/li>\n
      3. M\u00e1s all\u00e1 del correo electr\u00f3nico, muchos de los avisos que el Gestor Documental env\u00eda, puede publicarlos en Microsoft Teams o Slack<\/strong>, con lo que la colaboraci\u00f3n de los equipos se facilita.<\/li>\n<\/ol>\n

        Con un Gestor Documental, tu equipo podr\u00e1 centralizar la comunicaci\u00f3n en un solo lugar, liberando en lo posible la bandeja de entrada del email. Una forma de gestionar el trabajo mucho m\u00e1s \u00e1gil e inmediata.<\/strong><\/p>\n

        5. Accesibilidad<\/strong><\/h3>\n

        En quinto lugar, encontramos la accesibilidad como caracter\u00edstica m\u00e1s valorada de un Gestor Documental. En este caso, se valoran la capacidad de poder acceder y utilizar datos y documentos, d\u00f3nde y cu\u00e1ndo necesites.<\/strong><\/p>\n

          \n
        1. Arquitectura en la nube<\/strong>, que permita acceder desde cualquier lugar sin comprometer la seguridad.<\/li>\n
        2. Aplicaciones m\u00f3viles<\/strong> nativas de Android e iOS.<\/li>\n<\/ol>\n

          El Software que elijas, debe permitirte acceder al mismo desde la oficina o fuera de ella, a trav\u00e9s de tu dispositivo m\u00f3vil. El beneficio que obtienes es la comodidad y agilidad<\/strong> de cara al trabajo, ya que no necesitar\u00e1s estar en un espacio concreto o disponer de un ordenador para acceder a la informaci\u00f3n que necesites.<\/p>\n

          Otras caracter\u00edsticas que tambi\u00e9n interesan<\/h2>\n

          Automatizaci\u00f3n (Posici\u00f3n 7)<\/h3>\n

          Aumentar la productividad es uno de los objetivos clave que se persigue al implantar un Gestor Documental, por ello la herramienta deber\u00eda contar\u00a0 con la capacidad de hacer tareas repetitivas por t\u00ed.<\/p>\n

          Un Gestor Documental con esta caracter\u00edstica puede reducir hasta un 70% del tiempo<\/strong> que los usuarios dedican a realizar tareas de gesti\u00f3n manuales repetitivas:<\/p>\n

            \n
          1. Enviar respuestas<\/strong> de emails similares.<\/li>\n
          2. Crear documentos<\/strong> desde plantilla<\/a>.<\/strong><\/li>\n
          3. Enviar avisos<\/strong> y notificaciones.<\/li>\n
          4. Firmar documentos<\/strong> electr\u00f3nicamente<\/a> (o enviarlos para su firma).<\/li>\n<\/ol>\n

            La llegada de la Inteligencia Artificial ha disparado (y lo va a hacer m\u00e1s en los pr\u00f3ximos a\u00f1os) la cantidad de cosas que un Gestor Documental puede hacer por t\u00ed.<\/p>\n

            Flujos de trabajo<\/strong>\u00a0(Posici\u00f3n 11)<\/h3>\n

            Establecer una normalizaci\u00f3n<\/strong> en los flujos de trabajo<\/strong> es uno de los retos a los que te enfrentar\u00e1s a la hora de organizar un equipo. Se trata de dise\u00f1ar una serie de pasos espec\u00edficos que cubran los diferentes casos del workflow<\/a>. As\u00ed, conseguir\u00e1s que estos flujos se hagan siempre igual, que puedan medirse y que realmente funcionen.<\/p>\n

              \n
            1. Dise\u00f1o de los pasos<\/strong> del workflow mediante un diagrama que refleje todas las opciones del flujo.<\/li>\n
            2. Configuraci\u00f3n de acciones<\/strong> autom\u00e1ticas al llegar a un estado o al permanecer en un estado un tiempo.<\/li>\n
            3. Visualizaci\u00f3n mediante tableros Kanban<\/strong> y otras t\u00e9cnicas de gesti\u00f3n visual.<\/li>\n
            4. Posibilidad de modificar con facilidad los flujos<\/strong> para adaptarse a los cambios.<\/li>\n<\/ol>\n

              Esta es una de las capacidades que deber\u00e1s tener en cuenta a la hora de escoger un Gestor Documental.<\/p>\n

              B\u00fasqueda, Metadatos y Clasificaci\u00f3n<\/strong>\u00a0(Posici\u00f3n 14)<\/h3>\n

              Otra capacidad muy \u00fatil a tener en cuenta es la funcionalidad de b\u00fasqueda de informaci\u00f3n dentro del Gestor Documental. De esta forma, podr\u00e1s localizar r\u00e1pidamente lo que necesites a trav\u00e9s de diferentes filtros de b\u00fasqueda y Consultas.<\/p>\n

                \n
              1. Definici\u00f3n de la ficha de datos<\/strong> de cada tipo de documento.<\/li>\n
              2. Creaci\u00f3n de campos<\/strong> de todo tipo: Texto, n\u00famero, moneda, fecha, listas desplegables, imagen, archivo, ubicaci\u00f3n, etc.<\/li>\n
              3. Creaci\u00f3n de relaciones<\/strong> entre fichas de datos (base de datos relacional).<\/li>\n
              4. B\u00fasqueda en contenido<\/strong> (FTS) de los documentos.<\/li>\n
              5. B\u00fasqueda libre<\/strong> por palabras (al estilo Google).<\/li>\n
              6. B\u00fasqueda mediante consultas<\/strong> personalizadas.<\/li>\n<\/ol>\n

                Todo esto se consigue vinculando los documentos y su informaci\u00f3n a una ficha de metadatos<\/a>. Esta t\u00e9cnica tambi\u00e9n se conoce como Taxonom\u00eda. Con ella, el Gestor Documental te permitar\u00e1 construir una base de datos s\u00f3lida y completa a partir de toda la informaci\u00f3n que tengas.<\/p>\n

                 <\/p>\n

                Para concluir, estas son las funcionalidades que m\u00e1s les interesan a las empresas que ya trabajan con un Gestor Documental<\/a>, y que te servir\u00e1n como referencia para encontrar el que mejor se ajuste a tu organizaci\u00f3n.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

                A la hora de elegir un Gestor Documental son muchas las variables a tener en cuenta: Qu\u00e9 funcionalidades tiene, si se ajusta a tu caso de uso, o cu\u00e1l elegir dada la variedad de ofertas que existen en el mercado. 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