{"id":4560,"date":"2022-11-22T13:59:20","date_gmt":"2022-11-22T12:59:20","guid":{"rendered":"https:\/\/www.r2docuo.com\/es\/?p=4560"},"modified":"2023-10-17T11:11:30","modified_gmt":"2023-10-17T10:11:30","slug":"aspectos-desarrollar-workflow-contratos-adecuado-organizacion","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.r2docuo.com\/es\/aspectos-desarrollar-workflow-contratos-adecuado-organizacion","title":{"rendered":"C\u00f3mo crear el Workflow de Contratos perfecto"},"content":{"rendered":"

Seg\u00fan un estudio de Gartner, para el a\u00f1o 2023, el 90% de las multinacionales y el 50% de las PYMES, contar\u00e1n con un Software de Gesti\u00f3n de Contratos<\/a>.<\/em><\/span><\/p>\n

Da igual el sector en el que se encuentre tu organizaci\u00f3n: llevar a cabo una adecuada gesti\u00f3n de los contratos es fundamental<\/strong> para su buen funcionamiento y para proteger tus intereses en caso de desacuerdos con terceros.<\/p>\n

Muchas veces, esta tarea puede complicarse por el gran numero de contratos a gestionar manualmente. Adem\u00e1s, normalmente, estos contratos se almacenan en Carpetas Compartidas y se gestionan con las partes a trav\u00e9s de emails.<\/p>\n

Ante esta situaci\u00f3n, las organizaciones se enfrentan a problem\u00e1ticas propias de esta gesti\u00f3n manual<\/strong>: errores, p\u00e9rdidas de documentos clave, olvidar fechas importantes y la saturaci\u00f3n del equipo, entre otras.<\/p>\n

La soluci\u00f3n a los procesos tan complicados de gesti\u00f3n de contratos es la automatizaci\u00f3n.<\/strong><\/p>\n

Cuando llevas a cabo la automatizaci\u00f3n con un Workflow de contratos, puedes crear, negociar, firmar y hacer un seguimiento de estos de forma r\u00e1pida y eficiente, reduciendo el tiempo que les dedicas a la mitad.<\/p>\n

Primero de todo, \u00bfqu\u00e9 es un Workflow de Contratos?<\/h2>\n

Un Workflow<\/a> de Contratos es el proceso de gestionar un contrato desde su creaci\u00f3n hasta que es completado, tras cumplir unas etapas determinadas<\/strong>. Aunque pueda parecer sencillo y diferente para cada organizaci\u00f3n, siempre se requiere cumplir con los siguientes pasos:<\/p>\n

    \n
  1. Recogida de la informaci\u00f3n<\/li>\n
  2. Creaci\u00f3n del contrato<\/li>\n
  3. Negociaci\u00f3n<\/li>\n
  4. Aprobaci\u00f3n<\/li>\n
  5. Firma<\/li>\n
  6. Renovaci\u00f3n o finalizaci\u00f3n<\/li>\n<\/ol>\n

    Este proceso puede tener desde dos hasta decenas de personas implicadas,<\/strong> por lo que gestionarlo de forma adecuada es fundamental.<\/p>\n

    Etapas de un contrato<\/h2>\n

    Antes de lanzarte a la piscina a generar un Workflow de contratos en un CLM como Docuo, es importante que no intentes duplicar lo que hac\u00edas de forma manual<\/a>. Aunque puede parecer la mejor forma de hacerlo, el proceso que segu\u00edas manualmente debe servirte solo de referencia.<\/p>\n

    Una vez que tengas esto claro, el siguiente paso es conocer el ciclo que siguen los contratos, para ver en cu\u00e1l de sus etapas, puedes mejorar gracias a la automatizaci\u00f3n.<\/p>\n

    \"Etapas<\/p>\n

    1. Creaci\u00f3n<\/h3>\n

    Cuando creas un contrato, es de vital importancia hacerlo de forma cuidadosa y en base a los requerimientos legales de cada pa\u00eds. La automatizaci\u00f3n te ayudar\u00e1 a olvidarte tanto de esto, como de redactar contratos para cada caso; con las plantillas Microsoft 365<\/strong>, podr\u00e1s ajustar los contratos a tu gusto en un solo clic.<\/p>\n

    2. Revisi\u00f3n<\/h3>\n

    Es fundamental revisar los contratos que van a enviarse a los clientes. \u00a0Esta operaci\u00f3n, puede agilizarse en gran medida con un CLM como Docuo, en el que te podr\u00e1n avisar de si el contrato es correcto o si necesita alg\u00fan cambio,<\/strong> indicarte d\u00f3nde desde la propia herramienta.<\/p>\n

    3. Negociaci\u00f3n<\/h3>\n

    Llevar a cabo la negociaci\u00f3n por correo, puede causar numerosas versiones de un solo contrato y confusi\u00f3n entre las partes interesadas. Con la automatizaci\u00f3n, no solo mantendr\u00e1s a las partes informadas en tiempo real y con la versi\u00f3n actualizada del contrato<\/strong>, sino que tambi\u00e9n podr\u00e1s configurar tus workflows para recibir avisos cuando llegue tu momento en el proceso.<\/p>\n

    4. Firma<\/h3>\n

    Todos los cambios han sido hechos, las partes por fin han llegado a un acuerdo y llega el momento de la firma, un proceso que puede alargarse incluso semanas. Para evitar esto, puedes recurrir a la firma electr\u00f3nica<\/a><\/strong>, que no solo podr\u00e1s incluirla en tus workflows para que se lleve a cabo autom\u00e1ticamente, sino que tambi\u00e9n, con una eSignature como la de Docuo, est\u00e1s cumpliendo al 100% lo establecido por la normativa europea eIDAS.<\/strong><\/p>\n

    5. Renovaciones<\/h3>\n

    Cuando tu equipo es el encargado de estar pendiente de las renovaciones y los vencimientos, puede haber fechas clave que se pasen por alto y que den lugar a numerosos problemas. Para evitar esto, la automatizaci\u00f3n es la clave, ya que te enviar\u00e1 avisos autom\u00e1ticos y gestionar\u00e1 esos contratos por ti.<\/strong><\/p>\n

    \"Workflow<\/p>\n

    Ventajas de contar con un Workflow de Contratos<\/h2>\n

    Como ya sabes, gestionar contratos es una tarea complicada, que requiere de mucho tiempo y mucha atenci\u00f3n para no pasar por alto detalles y fechas claves. Adem\u00e1s, cometer errores en este proceso, puede ocasionar p\u00e9rdidas econ\u00f3micas, problemas legales<\/strong>, etc.<\/p>\n

    Por ello, contar con un Software de Gesti\u00f3n de Contratos es fundamental y te aporta numerosos beneficios<\/strong>: reducir los costes, el tiempo y los riesgos de la gesti\u00f3n, mejorar la productividad y la eficiencia, no solo del proceso sino tambi\u00e9n de tu equipo y evitar la desorganizaci\u00f3n de tareas.<\/p>\n

    Recomendaci\u00f3n para la creaci\u00f3n de un Workflow de Contratos en Docuo<\/h2>\n

    Puede que tu organizaci\u00f3n necesite llevar a cabo numerosas acciones en sus contratos debido, entre otras cosas, al n\u00famero de personas involucradas. En ese caso, es recomendable agrupar las diferentes etapas<\/strong> de estos en tres diferentes y hacer un Workflow por cada una de ellas:<\/p>\n

      \n
    1. Creaci\u00f3n, revisi\u00f3n y negociaci\u00f3n<\/li>\n
    2. Firma<\/li>\n
    3. Renovaciones<\/li>\n<\/ol>\n

      Este de aqu\u00ed es, por ejemplo, un Workflow para el proceso de creaci\u00f3n, revisi\u00f3n y negociaci\u00f3n<\/strong>:<\/p>\n

      \"Workflow<\/a><\/p>\n

      Sin embargo, para procesos m\u00e1s sencillos, puedes agrupar las tres etapas en un solo Workflow. El proceso puede adaptarse a lo que necesite tu organizaci\u00f3n.<\/p>\n

      Esto es solo una parte de lo que un Software de Gesti\u00f3n de Contratos<\/a> como Docuo puede hacer por ti.\u00a0 \u00a1Contacta con nosotros y descubre el resto!<\/p>\n

       <\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

      Seg\u00fan un estudio de Gartner, para el a\u00f1o 2023, el 90% de las multinacionales y el 50% de las PYMES, contar\u00e1n con un Software de Gesti\u00f3n de Contratos. 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