{"id":4592,"date":"2022-12-23T10:12:41","date_gmt":"2022-12-23T09:12:41","guid":{"rendered":"https:\/\/www.r2docuo.com\/es\/?p=4592"},"modified":"2023-05-11T17:02:13","modified_gmt":"2023-05-11T16:02:13","slug":"revision-y-aprobacion-de-documentos","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.r2docuo.com\/es\/revision-y-aprobacion-de-documentos","title":{"rendered":"Revisi\u00f3n y Aprobaci\u00f3n de Documentos: 3 consejos clave"},"content":{"rendered":"

Consigue un 82% m\u00e1s de aprobaciones cada mes y acelera tus flujos de revisi\u00f3n hasta en un 75%.<\/em><\/span><\/p>\n

Llevar a cabo una correcta revisi\u00f3n y aprobaci\u00f3n de documentos<\/a>, puede marcar la diferencia entre el \u00e9xito o el fracaso de un proyecto<\/strong>. Probablemente, tu empresa tenga que llevar a cabo esta gesti\u00f3n regularmente, de forma manual y en diferentes contextos: redacci\u00f3n de documentos legales, creaci\u00f3n de manuales de procedimientos, elaboraci\u00f3n de contratos y acuerdos etc. \u00a0Todo esto, con unos plazos de entrega y vencimiento.<\/p>\n

Normalmente, y aunque depende de su complejidad, suele haber numerosas personas tanto internas como externas<\/strong>, implicadas en el proceso: el autor del documento, los revisores o el aprobador final, son algunas de ellas y todas tienen que estar constantemente informadas de lo que pasa con el documento, para que su revisi\u00f3n y aprobaci\u00f3n sea un \u00e9xito.<\/p>\n

Problemas de la revisi\u00f3n y aprobaci\u00f3n manual<\/h2>\n

Toda esta gesti\u00f3n suele llevarse a cabo de forma manual, con la ayuda de Excel, Outlook y carpetas compartidas<\/a>, lo que da lugar a numerosos problemas.<\/p>\n

\"revisi\u00f3n<\/p>\n

Para empezar, la falta de unos criterios de revisi\u00f3n<\/strong> para cada tipo de documento, hace que el proceso sea complicado y que haya desacuerdos entre las personas involucradas, causando as\u00ed el retraso o incluso el impedimento de su aprobaci\u00f3n. Adem\u00e1s, si no se lleva a cabo un registro adecuado de todo el proceso, hacer un buen seguimiento, es pr\u00e1cticamente imposible.<\/p>\n

Para seguir, en este tipo de procesos, la comunicaci\u00f3n es fundamental<\/strong>.<\/p>\n

Cuando el volumen de documentos a revisar es elevado, gestionar las revisiones y aprobaciones por email puede ocasionar retrasos y p\u00e9rdidas de informaci\u00f3n clave.<\/p><\/blockquote>\n

Esto unido a la falta de control y de seguridad para ver qui\u00e9n ha hecho cada modificaci\u00f3n en el documento, y la existencia de duplicados, da lugar a problemas organizativos graves.<\/p>\n

Utilizar un gestor documental para los flujos de revisi\u00f3n y aprobaci\u00f3n<\/h2>\n

Para evitar esta situaci\u00f3n, un Software de revisi\u00f3n y aprobaci\u00f3n de documentos como Docuo<\/strong>, es la soluci\u00f3n.<\/p>\n

Podr\u00e1s crear, en base a cada tipo de documento que necesite revisi\u00f3n, un flujo de aprobaci\u00f3n, con todas las opciones y pasos que quieras<\/strong> (por ejemplo, uno espec\u00edfico para contratos, otro para expedientes etc.). Adem\u00e1s, a cada uno de estos flujos, podr\u00e1s asociarles en un solo clic los documentos, para que empiecen a trabajar autom\u00e1ticamente.<\/p>\n

A la hora de la comunicaci\u00f3n, no tendr\u00e1s que preocuparte de avisar a los revisores<\/strong> cuando llegue su turno: recibir\u00e1n autom\u00e1ticamente un enlace por email, SMS o Teams, desde el que podr\u00e1n aprobar, rechazar e incluso, firmar el documento en un solo clic y desde su m\u00f3vil.<\/p>\n

Tendr\u00e1s bajo control en todo momento lo que est\u00e1 pasando con los documentos<\/strong> durante su revisi\u00f3n: qui\u00e9n los aprueba o rechaza, en qu\u00e9 momento se hicieron los cambios y d\u00f3nde etc. Gracias a esto, podr\u00e1s recoger de forma organizada, las solicitudes de cambio y envi\u00e1rselas a los revisores para que las consideren.<\/p>\n

Si algo no va como deber\u00eda, no es un problema, ya que podr\u00e1s gestionar las No Conformidades sin esfuerzo<\/strong> desde su creaci\u00f3n, hasta llegar a las Acciones Correctivas que podr\u00e1s implementar de forma sencilla.<\/p>\n

\"Revisi\u00f3n<\/p>\n

Tres consejos para agilizar el proceso de revisi\u00f3n y aprobaci\u00f3n de documentos<\/h2>\n

Un gestor documental va a facilitarte notablemente el trabajo pero, para sacarle el m\u00e1ximo partido, puedes seguir las siguientes recomendaciones:<\/p>\n

Crea un ecosistema tecnol\u00f3gico<\/h3>\n

S\u00ed, un Gestor Documental solo funciona muy bien, pero, \u00bfte imaginas lo que puede hacer si se junta con otras herramientas? En el caso de Docuo, se integra con Microsoft 365<\/strong> que har\u00e1 que tus comunicaciones sean mucho m\u00e1s \u00e1giles, que puedas crear documentos autom\u00e1ticamente y desde plantillas inteligentes en segundos.<\/p>\n

Establece roles y responsabilidades<\/h3>\n

Define qui\u00e9nes son los encargados de realizar la revisi\u00f3n y aprobaci\u00f3n de cada documento para evitar confusiones y retrasos. Con Docuo, puedes establecer permisos<\/strong> para que cada persona tenga acceso \u00fanicamente a los documentos que tienen que aprobar o revisar.<\/p>\n

El orden de revisi\u00f3n importa<\/h3>\n

Cuando empieza el proceso de revisi\u00f3n de documentos, debes pensar en el orden en el que las partes interesadas revisar\u00e1n la documentaci\u00f3n del proyecto. Este orden, normalmente, suele ir de menor a mayor en cuanto a la jerarqu\u00eda de la empresa pero, se deben tener en cuenta las preferencias personales de los implicados. Tampoco se puede pasar por alto lo que tiene sentido hacer para cada proyecto; \u00bfHay alguna de las partes interesadas que, sin su aprobaci\u00f3n, no se puede avanzar?<\/p>\n

Sabiendo todo esto, en Docuo puedes establecer avisos autom\u00e1ticos<\/strong> para que cada una de las partes sepa cu\u00e1ndo ha llegado su turno de revisar o aprobar el documento, y de esta forma, no necesitar\u00e1n estar todo el tiempo pendientes.<\/p>\n

Conclusi\u00f3n final<\/h2>\n

Para evitar estos problemas y asegurar un proceso de revisi\u00f3n y aprobaci\u00f3n eficiente, es importante establecer una buena comunicaci\u00f3n y coordinaci\u00f3n entre todas las partes involucradas, saber claramente cu\u00e1les ser\u00e1n los criterios a seguir, y asegurar que se disponga de suficiente tiempo para completar el proceso de manera adecuada, tres cosas que un Gestor Documental<\/a> puede ayudarte a conseguir.<\/p>\n

\u00bfTe atreves con el cambio? \u00a1Contacta con nosotros<\/a>!<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

Consigue un 82% m\u00e1s de aprobaciones cada mes y acelera tus flujos de revisi\u00f3n hasta en un 75%. Llevar a cabo una correcta revisi\u00f3n y aprobaci\u00f3n de documentos, puede marcar la diferencia entre el \u00e9xito o el fracaso de un proyecto. 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