{"id":4709,"date":"2023-02-23T12:58:32","date_gmt":"2023-02-23T11:58:32","guid":{"rendered":"https:\/\/www.r2docuo.com\/es\/?p=4709"},"modified":"2023-05-05T11:32:09","modified_gmt":"2023-05-05T10:32:09","slug":"software-de-gestion-de-calidad","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.r2docuo.com\/es\/software-de-gestion-de-calidad","title":{"rendered":"Software de Gesti\u00f3n de Calidad: Las 5 ventajas clave"},"content":{"rendered":"

Un Software de Gesti\u00f3n de Calidad<\/strong> es una herramienta que permite planificar, controlar y mejorar los procesos de una organizaci\u00f3n destinados a cumplir con los est\u00e1ndares internacionales.<\/p>\n

Al principio de los a\u00f1os 80, comenz\u00f3 a surgir una mayor conciencia sobre la importancia de la calidad en los negocios. En esta d\u00e9cada empezaron a desarrollarse las normas de gesti\u00f3n de calidad m\u00e1s importantes como la ISO 9001<\/a> y muchas otras.<\/p>\n

Solo recientemente se ha prestado atenci\u00f3n al esfuerzo que supone la gesti\u00f3n correcta de la calidad, si se lleva a cabo manualmente, y los beneficios que conlleva gestionarla con software.<\/p>\n

Los problemas de la gesti\u00f3n manual de la calidad<\/h2>\n

Al conjunto de procedimientos, instrucciones de trabajo y actividades de revisi\u00f3n (no conformidades y acciones de mejora, revisi\u00f3n por la direcci\u00f3n, etc.) que lleva a cabo una compa\u00f1\u00eda para adaptarse a una norma de calidad, se le denomina Sistema de Gesti\u00f3n de la Calidad<\/strong>, que es lo que realmente evaluan los auditores cuando auditan a una empresa.<\/p>\n

La situaci\u00f3n m\u00e1s frecuente, es que los responsables de calidad documenten y controlen su Sistema de Gesti\u00f3n utilizando herramientas b\u00e1sicas de ofim\u00e1tica: Documentos de Word en carpetas compartidas, hojas Excel para los registros, y centenares de emails para intercambiar la informaci\u00f3n. Esto es lo que llamamos gesti\u00f3n manual (o con herramientas b\u00e1sicas) de la calidad.<\/p>\n

Gestionar la Calidad manualmente presenta numerosos desaf\u00edos. Para empezar, los errores humanos<\/strong> al rellenar los registros, crear y recoger las no conformidades o comprobar la eficacia de las acciones de mejora.<\/p>\n

\u00bfCumplir la norma o solo \u00abrenovar el sello\u00bb?<\/h2>\n

Pero quiz\u00e1 el problema m\u00e1s grave de la gesti\u00f3n manual de la Calidad sea que es muy dif\u00edcil comprobar que los procedimientos se est\u00e9n cumpliendo realmente<\/strong>.<\/p>\n

Los manuales de calidad suelen quedarse \u00abcriando polvo\u00bb en esas carpetas compartidas. Normalmente no est\u00e1n integrados en el d\u00eda a d\u00eda del trabajo de los equipos. Simplemente no se leen, o se leen s\u00f3lo cuando hay problemas, aunque el departamento de Calidad haga esfuerzos de formaci\u00f3n y concienciaci\u00f3n.<\/p>\n

Por si fuera poco, cuando esos procedimientos cambian hay que notificar a las personas afectadas que existe una nueva versi\u00f3n de este o aquel documento y comprobar que el cambio se ha entendido. Esto es una quimera en muchos casos.<\/p>\n

\u00ab…con frecuencia, el responsable de Calidad se encuentra d\u00edas antes de la auditor\u00eda revisando la validez de sus registros, completando indicadores y creando una ilusi\u00f3n de cumplimiento\u00bb<\/p><\/blockquote>\n

El resultado es que, con frecuencia, el responsable de Calidad se encuentra d\u00edas antes de la auditor\u00eda revisando la validez de sus registros, completando indicadores y creando una ilusi\u00f3n de cumplimiento que permita \u00abrenovar el sello\u00bb.<\/p>\n

Con independencia de que la auditor\u00eda se pase o no, la consecuencia es que la organizaci\u00f3n no se beneficia del verdadero cumplimiento de las normas de calidad y de sus ventajas a la hora de mejorar la satisfacci\u00f3n de sus clientes.<\/p>\n

\"Estr\u00e9s<\/p>\n

Ventajas de contar con un Software de Gesti\u00f3n de Calidad<\/h2>\n

Aunque las ventajas son muchas, vamos a contarte las cinco m\u00e1s importantes.<\/p>\n

1. Automatizaci\u00f3n de tareas<\/h3>\n

Es quiz\u00e1 la m\u00e1s importante. Cumplir con los requerimientos de los sistemas de calidad, suele conllevar el tener que llevar a cabo gran cantidad de procesos y actividades manuales y repetitivas: la identificaci\u00f3n de requisitos, la planificaci\u00f3n, el control de documentos, la gesti\u00f3n de no conformidades, la auditor\u00eda interna, etc.<\/p>\n

Al utilizar un software, muchos de estos procesos pueden automatizarse<\/strong>, lo que permite ahorrar una cantidad ingente de tiempo. Por ejemplo, se puede automatizar la recopilaci\u00f3n de datos, la gesti\u00f3n de documentos, la generaci\u00f3n de informes, la planificaci\u00f3n de tareas, la programaci\u00f3n de alertas, y la asignaci\u00f3n de responsabilidades, entre otros.<\/p>\n

\u00abGracias al sofware, los equipos de trabajo completan la informaci\u00f3n necesaria para el Sistema de Calidad mientras trabajan, sin que esto interfiera en sus responsabilidades diarias\u00bb<\/p><\/blockquote>\n

Idealmente, los equipos de trabajo deber\u00edan completar la informaci\u00f3n necesaria para el Sistema de Gesti\u00f3n de la Calidad mientras trabajan en la herramienta, sin que esto interfiera en exceso en sus responsabilidades diarias.<\/p>\n

Un Software de Gesti\u00f3n de la Calidad permite esto mediante workflows automatizados<\/strong> que se integran en el trabajo diario de los equipos, registrando las acciones y, de forma indirecta, asegurando la trazabilidad de los procesos.<\/p>\n

De este modo el responsable de Calidad puede demostrar el cumplimiento sin esfuerzo adicional el d\u00eda de la auditor\u00eda.<\/p>\n

\"\"<\/a><\/p>\n

Adem\u00e1s, la automatizaci\u00f3n de procesos ayuda a reducir errores humanos. Por ejemplo, el software puede asegurarse de que se sigan los procedimientos requeridos y se respeten los plazos establecidos. Si se acerca el l\u00edmite de cualquier plazo, puede levantar un aviso para evitar que se supere.<\/p>\n

El Software para la Gesti\u00f3n de la Calidad puede identificar desviaciones y enviar alertas a los responsables para que tomen medidas correctivas y evitar problemas. Todo esto sin que sea necesario que nadie memorice un procedimiento.<\/p>\n

2. Centralizaci\u00f3n de la informaci\u00f3n<\/h3>\n

Gestionar un sistema de calidad, normalmente implica manejar una gran cantidad de informaci\u00f3n<\/strong>: pol\u00edticas y procedimientos, registros , informes de auditor\u00eda, datos de desempe\u00f1o y cualquier otra documentaci\u00f3n relacionada con la gesti\u00f3n de calidad.<\/p>\n

Al hacerlo manualmente, esta informaci\u00f3n suele encontrarse dispersa e incluso duplicada<\/strong>, en diferentes lugares, y acceder a ella cuando se necesita puede ser una tarea imposible. Esta situaci\u00f3n puede dificultar la toma de decisiones y la evaluaci\u00f3n del sistema de calidad.<\/p>\n

Sin embargo, cuando cuentas con un Software de Gesti\u00f3n de Calidad, tienes toda la informaci\u00f3n relevante en un \u00fanico lugar. Puedes crear consultas, filtrar datos, exportarlos a Excel y m\u00e1s. De esta forma tanto t\u00fa, como las personas implicadas, pod\u00e9is acceder a lo que necesit\u00e9is, de manera r\u00e1pida y sencilla.<\/p>\n

Por si fuera poco, tambi\u00e9n se encargan de avisar a las personas adecuadas cuando se publica la nueva versi\u00f3n de un documento (listas de distribuci\u00f3n).<\/p>\n

3. Accesibilidad y colaboraci\u00f3n<\/h3>\n

Esta caracter\u00edstica se ha vuelto especialmente importante en los \u00faltimos a\u00f1os, ya que son muchas las organizaciones que trabajan de forma remota<\/strong>.<\/p>\n

Si cuentas con una herramienta de este tipo, tu equipo estar\u00e1 coordinado en todo momento. Existir\u00e1 un \u00fanico lugar compartido en el que encontrar la informaci\u00f3n del Sistema de Gesti\u00f3n.<\/p>\n

Si alg\u00fan procedimiento est\u00e1 obsoleto o si hay que levantar alguna no conformidad, podr\u00e1 hacerse directamente online mediante un formulario, no descargando y completando un modelo Word como se hac\u00eda en los 2.000.<\/p>\n

\"colaboraci\u00f3n<\/p>\n

4. Informaci\u00f3n en tiempo real<\/h3>\n

Cuando gestionas sistemas de calidad, contar con informaci\u00f3n en tiempo real es fundamental, para que las decisiones que se tomen est\u00e9n basadas en datos actualizados. <\/strong>Un software te permitir\u00e1 monitorizar registros e indicadores, as\u00ed como detectar y corregir desviaciones.<\/p>\n

Adem\u00e1s, tambi\u00e9n puede proporcionar informaci\u00f3n sobre los indicadores de rendimiento (KPI). Aunque no sean un elemento inherente a los Sistemas de Gesti\u00f3n, la \u00faltima tendencia es incluirlos. Los KPI permiten a los responsables monitorizar si los procesos est\u00e1n funcionando de acuerdo a los objetivos de la organizaci\u00f3n y eso, en esencia, es la Calidad.<\/p>\n

El software tambi\u00e9n proporciona de un vistazo informaci\u00f3n sobre el estado de la informaci\u00f3n<\/strong> (si es vigente, si se encuentra en revisi\u00f3n, aprobaci\u00f3n, etc.). Esta informaci\u00f3n permite a tu equipo saber qu\u00e9 documentos est\u00e1n disponibles, qui\u00e9n los ha revisado y aprobado. Tambi\u00e9n pueden ver cu\u00e1ndo se distribuyeron, garantizando as\u00ed que se consulta la \u00faltima versi\u00f3n de cada dato.<\/p>\n

5. Cumplimiento normativo<\/h3>\n

Vamos a la funci\u00f3n principal de un Software de Gesti\u00f3n de Calidad: el cumplimiento normativo. No importa el est\u00e1ndar de seguridad que tengas que cumplir (ISO 9001, ISO 27001, ENS etc.), ya que puede adaptarse al que necesites.<\/p>\n

En esencia un Software para la Gesti\u00f3n de la Calidad es una base de datos que cumple los requerimientos de la norma. Esto facilita, no solo el seguimiento de los requisitos, sino tambi\u00e9n la demostraci\u00f3n del cumplimiento. De esta forma, el d\u00eda de la auditor\u00eda, ser\u00e1 uno m\u00e1s.<\/strong><\/p>\n

Para asegurar el cumplimiento, deber\u00e1s completar unos registros determinados para cada norma. As\u00ed como llevar a cabo determinadas acciones a lo largo del tiempo. En el software podr\u00e1s comprobar r\u00e1pidamente, si se est\u00e1n llevando a cabo estas acciones. Tambi\u00e9n podr\u00e1s fijar alertas y recordatorios para los mismos.<\/p>\n

C\u00f3mo gestionar los sistemas de calidad con software<\/h2>\n

Ya sabes todo el trabajo y los errores que te ahorrar\u00e1s si cuentas con un Software de Gesti\u00f3n de Calidad. Sin embargo, hay algunos aspectos que deben fijarse antes de comenzar a trabajar con uno.<\/p>\n

Para empezar, tienes que haber establecido los objetivos que quieres lograr<\/strong>; es fundamental que tanto t\u00fa, como los miembros de tu equipo, como el proveedor que escoj\u00e1is est\u00e9is alineados.<\/p>\n

Adem\u00e1s, las personas que sean las encargadas de la gesti\u00f3n del sistema de calidad deben tener los conocimientos necesarios<\/strong> para utilizar el software. De nada sirve tener una herramienta potente si no dedic\u00e1is el tiempo necesario para aprender a usarla.<\/p>\n

Por \u00faltimo, es importante fomentar una cultura de calidad<\/strong>, en la que todos los miembros de la organizaci\u00f3n trabajen juntos para logar los objetivos. De esta forma, la calidad deja de ser algo a cumplir una vez al a\u00f1o.<\/p>\n

Eligiendo el mejor Software de Gesti\u00f3n de la Calidad<\/h2>\n

En el mercado encontrar\u00e1s dos familias de Programas Inform\u00e1ticos para la Gesti\u00f3n de la Calidad:<\/p>\n

Los que podr\u00edamos llamar \u00abla norma digitalizada\u00bb que son en esencia una copia del documento de la norma con casillas para rellenar<\/strong>. Este tipo de soluciones parte de la idea de que todas las empresas pueden cumplir la norma del mismo modo, \u00abrellenando las mismas casillas\u00bb.<\/p>\n

Por otra parte existen soluciones m\u00e1s sofisticadas basadas en integrar los requerimientos de la norma en e trabajo diario<\/strong>. Aunque el segundo modelo es m\u00e1s ambicioso, los beneficios obtenidos son de otro orden de magnitud.<\/p>\n

Un Software de Calidad como Docuo<\/a> bien implantado, conseguir\u00e1 que el d\u00eda de la auditor\u00eda sea pan comido. Tu organizaci\u00f3n ver\u00e1 la calidad como una forma diaria de trabajar.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

Un Software de Gesti\u00f3n de Calidad es una herramienta que permite planificar, controlar y mejorar los procesos de una organizaci\u00f3n destinados a cumplir con los est\u00e1ndares internacionales. Al principio de los a\u00f1os 80, comenz\u00f3 a surgir una mayor conciencia sobre la importancia de la calidad en los negocios. 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