{"id":5244,"date":"2023-04-28T10:00:36","date_gmt":"2023-04-28T09:00:36","guid":{"rendered":"https:\/\/www.r2docuo.com\/es\/?p=5244"},"modified":"2024-07-17T11:30:07","modified_gmt":"2024-07-17T10:30:07","slug":"software-gestion-de-contratos","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.r2docuo.com\/es\/software-gestion-de-contratos","title":{"rendered":"Software de Gesti\u00f3n de Contratos: Las 10 funcionalidades clave"},"content":{"rendered":"<p>El Software de Gesti\u00f3n de Contratos, tambi\u00e9n conocido como CLM (Contract Lifecycle Management), es una herramienta que ayuda a las empresas a <a href=\"https:\/\/www.r2docuo.com\/es\/contratos\">administrar y controlar todos sus contratos<\/a> de manera \u00e1gil y en un mismo lugar.<\/p>\n<p>Un CLM automatiza muchas partes de este trabajo, como, por ejemplo, la creaci\u00f3n, negociaci\u00f3n y firma de los contratos o la gesti\u00f3n de sus vencimientos y renovaciones.<\/p>\n<p>En este art\u00edculo vamos a conocer m\u00e1s a fondo esta herramienta y enumerar las 10 funcionalidades que m\u00e1s valoran sus usuarios.<\/p>\n<p>La Gesti\u00f3n del Ciclo de Vida de los Contratos es una inversi\u00f3n de alta prioridad para las empresas medianas y grandes.<\/p>\n<blockquote><p>Un estudio realizado por Gartner indica que el n\u00famero de empresas interesadas en adquirir un CLM ha aumentado en un 40% durante el \u00faltimo a\u00f1o.<\/p><\/blockquote>\n<p>Adem\u00e1s, la incorporaci\u00f3n de tecnolog\u00edas como la inteligencia artificial, el blockchain, o la firma digital han impulsado a\u00fan m\u00e1s este mercado.<\/p>\n<h2 id=\"por-que-los-departamentos-legales-necesitan-un-clm\" class=\"anchor\">\u00bfPor qu\u00e9 los Departamentos Legales necesitan un CLM?<\/h2>\n<p>Una de las principales funciones del departamento legal de una empresa, es recibir solicitudes referentes a procesos de contrataci\u00f3n. Esto se traduce en redactar, revisar y gestionar contratos durante todo su ciclo de vida.<\/p>\n<p>Al principio, <strong>la forma t\u00edpica de abordar este trabajo es utilizar herramientas b\u00e1sicas de ofim\u00e1tica<\/strong> (Outlook, Excel y carpetas compartidas&#8230;). Esta soluci\u00f3n, aunque rudimentaria, es v\u00e1lida para organizaciones peque\u00f1as.<\/p>\n<p>La situaci\u00f3n se complica cuando la cartera de contratos aumenta y el equipo legal no cuenta con las herramientas adecuadas. En este escenario, la ofim\u00e1tica tradicional es insuficiente.<\/p>\n<blockquote><p>Cuando el volumen de contratos es elevado, la gesti\u00f3n manual puede llevar a cometer errores graves, como olvidar fechas clave o perder documentos importantes.<\/p><\/blockquote>\n<p>Contar con un Software de Gesti\u00f3n de Contratos es la soluci\u00f3n para automatizar gran parte del trabajo asociado a la gesti\u00f3n de los mismos y agilizar el trabajo del equipo legal.<\/p>\n<p><img loading=\"lazy\" decoding=\"async\" class=\"aligncenter wp-image-5241 size-full\" src=\"https:\/\/www.r2docuo.com\/es\/wp-content\/uploads\/sites\/3\/2021\/06\/0822-blg-IMG-12.png\" alt=\"Equipo legal software de gesti\u00f3n de contratos\" width=\"1000\" height=\"563\" srcset=\"https:\/\/www.r2docuo.com\/es\/wp-content\/uploads\/sites\/3\/2021\/06\/0822-blg-IMG-12.png 1000w, https:\/\/www.r2docuo.com\/es\/wp-content\/uploads\/sites\/3\/2021\/06\/0822-blg-IMG-12-490x276.png 490w, https:\/\/www.r2docuo.com\/es\/wp-content\/uploads\/sites\/3\/2021\/06\/0822-blg-IMG-12-700x394.png 700w, https:\/\/www.r2docuo.com\/es\/wp-content\/uploads\/sites\/3\/2021\/06\/0822-blg-IMG-12-150x84.png 150w, https:\/\/www.r2docuo.com\/es\/wp-content\/uploads\/sites\/3\/2021\/06\/0822-blg-IMG-12-768x432.png 768w\" sizes=\"auto, (max-width: 1000px) 100vw, 1000px\" \/><\/p>\n<p>Vamos ahora con las 10 funcionalidades clave de un Software de Gesti\u00f3n de Contratos seg\u00fan la consultora americana <a rel=\"nofollow noopener\" href=\"https:\/\/www.gartner.com\/en\">Gartner<\/a>:<\/p>\n<h2 id=\"1-fuente-unica-de-la-verdad\" class=\"anchor\">1. Fuente \u00fanica de la verdad<\/h2>\n<p>Uno de los beneficios m\u00e1s importantes que se obtiene al utilizar un CLM, es la creaci\u00f3n de un\u00a0<strong>almac\u00e9n centralizado, \u00fanico y seguro<\/strong>\u00a0en el que se almacenan y gestionan todos los contratos de la empresa.<\/p>\n<p>El t\u00e9rmino \u00ab<em>Fuente \u00fanica de la verdad<\/em>\u00bb procede del hecho de que, por su naturaleza, los contratos pueden tener duplicados y versiones en muchos sitios: Anexos de email, copias en papel, borradores obsoletos, etc.<\/p>\n<p><strong>Cuando se implementa un Software de Gesti\u00f3n de Contratos, la organizaci\u00f3n asume que lo \u00fanico v\u00e1lido es lo que hay guardado en el CLM<\/strong>: Si un contrato es distinto en el CLM y en otro lugar, lo correcto es lo que hay en el CLM. El CLM tiene siempre la versi\u00f3n en vigor y la m\u00e1s moderna, as\u00ed como hist\u00f3ricos y versiones anteriores.<\/p>\n<blockquote><p>Si un contrato no est\u00e1 en el Software de Gesti\u00f3n de Contratos, dicho contrato no existe.<\/p><\/blockquote>\n<p>Evidentemente, el almacenamiento f\u00edsico de los originales en papel firmados con firma manuscrita, es complementario e inseparable del CLM. La operativa normal deber\u00eda ser escanear estos contratos, introducirlos en el CLM y guardarlos en un lugar seguro con la \u00fanica finalidad del archivo.<\/p>\n<h2 id=\"2-gestion-de-solicitudes-legales\" class=\"anchor\">2. Gesti\u00f3n de solicitudes legales<\/h2>\n<p>El equipo legal en rara ocasi\u00f3n promueve la creaci\u00f3n de nuevos contratos. Lo habitual es que esta sea solicitada por personas del resto de la organizaci\u00f3n.<\/p>\n<p>A la persona que hace una de estas solicitudes se la conoce como <em>\u00abel promotor del contrato\u00bb<\/em>, t\u00edpicamente una persona de Marketing, Ventas, Compras, Calidad\/Cumplimiento, Direcci\u00f3n o Recursos Humanos.<\/p>\n<p>Estas solicitudes suelen consistir en la redacci\u00f3n de un nuevo contrato, la revisi\u00f3n de un contrato proporcionado por un externo (clientes o proveedores), o la petici\u00f3n de una intervenci\u00f3n directa del equipo legal ante un posible incumplimiento.<\/p>\n<p>El equipo legal se enfrenta a tres problemas t\u00edpicos frente a estas solicitudes:<\/p>\n<ul>\n<li><strong>Las reciben por diversos medios<\/strong>. Desde conversaciones informales a correos electr\u00f3nicos enviados a distintos abogados o gestores.<\/li>\n<li><strong>Las reciben incompletas<\/strong>. Por ejemplo, se pide redactar un contrato pero no se proporciona la raz\u00f3n social de la otra parte, el nombre de su representante, si se ha contratado con ellos anteriormente o o si se trata de mpresa nacional o extranjera.<\/li>\n<li><strong>Deben priorizar su resoluci\u00f3n<\/strong>. Algunas solicitudes son m\u00e1s importantes que otras. En el trabajo legal los riesgos var\u00edan mucho en funci\u00f3n de la solicitud, los plazos y el importe de los contratos.<\/li>\n<\/ul>\n<blockquote><p>Un Software de Gesti\u00f3n de Contratos proporciona un punto de entrada \u00fanico para todas las solicitudes.<\/p><\/blockquote>\n<p>Dispone de formularios online que los promotores pueden utilizar para crear nuevas solicitudes y que solicitan toda la informaci\u00f3n necesaria.<\/p>\n<p>Incluso si el equipo legal registra las solicitudes manualmente, el CLM mantiene informado al promotor en todo momento del estado de su solicitud. Mediante correos autom\u00e1ticos y notificaciones, se proporciona un seguimiento similar al que ocurre cuando realizamos un pedido online.<\/p>\n<p>Asimismo, el software dispone de herramientas de gesti\u00f3n visual como tableros Kanban, que muestran las solicitudes en forma de tarjetas agrupadas por su estado, que el director del equipo puede priorizar de forma sencilla.<\/p>\n<h2 id=\"3-creacion-de-contratos\" class=\"anchor\">3. Creaci\u00f3n de contratos<\/h2>\n<p>Una de las tareas m\u00e1s tediosas, pero al mismo tiempo complejas e importantes, a las que se enfrenta el equipo legal es la redacci\u00f3n de nuevos contratos.<\/p>\n<p>Las plantillas de contrato simplifican mucho este trabajo. Modelos espec\u00edficos de la empresa o el sector que se utilizan como base al crear nuevos documentos.<\/p>\n<blockquote><p>Aunque todos sabemos que es peligroso, una forma habitual de trabajar es duplicar el contrato existente m\u00e1s parecido al que se necesita y modificarlo.<\/p><\/blockquote>\n<p>Esta forma de trabajo rudimentaria alberga muchos riesgos. Desde olvidar reemplazar datos del contrato antiguo a pasar por alto modificaciones al modelo base, o clausulas que se a\u00f1adieron en un caso espec\u00edfico.<\/p>\n<p>El Software de Gesti\u00f3n de Contratos permite automatizar la creaci\u00f3n de nuevos contratos utilizando plantillas inteligentes.<\/p>\n<p>Hablamos de plantillas Word 365 que permiten utilizar cl\u00e1usulas opcionales, reemplazar los datos de las partes directamente en el texto y generar muchos contratos parecidos en masa partiendo de una base de datos de partes y contrapartes.<\/p>\n<p>Cada plantilla puede albergar m\u00faltiples casos espec\u00edficos en un \u00fanico documento (por ejemplo a\u00f1adiendo esta clausula si el cliente es nacional, o elimin\u00e1ndola si es extranjero), evitando de este modo tener que almacenar decenas de variantes del mismo modelo de contrato.<\/p>\n<p>Al final, la creaci\u00f3n de un nuevo contrato se queda en elegir las partes implicadas, seleccionar un modelo desde la biblioteca de plantillas, rellenar algunos campos y pulsar el bot\u00f3n \u00abGenerar Contrato\u00bb. El resto lo hace el software.<\/p>\n<h2 id=\"4-aprobacion-y-negociacion\" class=\"anchor\">4. Aprobaci\u00f3n y negociaci\u00f3n<\/h2>\n<p>Con esta capacidad, el Software de Gesti\u00f3n de Contratos permite hacer m\u00e1s autom\u00e1tico el proceso por el cual el documento se revisa internamente, se env\u00eda a las partes y se modifica hasta lograr su aprobaci\u00f3n por todas ellas.<\/p>\n<p>El CLM mantendr\u00e1 un control de todas las versiones y cambios que el contrato sufra durante su negociaci\u00f3n. Tambi\u00e9n puede ayudarte con el nombrado autom\u00e1tico de los archivos para diferenciar todas estas copias (versi\u00f3n 1.1, 1.2, 1.3, etc.) y en la distribuci\u00f3n y env\u00edo simult\u00e1neo de cada cambio a todos los interesados.<\/p>\n<p>Sabr\u00e1s en todo momento en qu\u00e9 punto de la negociaci\u00f3n se encuentra el contrato, qui\u00e9n ha aprobado y qui\u00e9n no.<\/p>\n<p>Cuando alguna de las partes solicite cambios puedes automatizar el env\u00edo de la solicitud de aprobaci\u00f3n al resto de intervinientes.<\/p>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<h2 id=\"5-seguridad-y-trazabilidad\" class=\"anchor\">5. Seguridad y trazabilidad<\/h2>\n<p>Los contratos no son de un departamento, ni siquiera de una persona o promotor. En el mundo corporativo los contratos vinculan a las organizaciones enteras. Por eso pueden ser muchas las personas que necesiten acceder a la cartera de contratos vigentes de la empresa.<\/p>\n<blockquote><p>Los contratos contienen informaci\u00f3n personal y confidencial, en muchas ocasiones estrat\u00e9gica: Cantidades de dinero, domicilios particulares, n\u00fameros de DNI, responsabilidades, y un largo etc.<\/p><\/blockquote>\n<p>Un contenido tan delicado hace necesario, no solo poder definir con exactitud qui\u00e9n puede ver qu\u00e9 contrato, sino adem\u00e1s saber qui\u00e9n, en efecto, lo ha visto o descargado y cu\u00e1ndo.<\/p>\n<p>El Software de Gesti\u00f3n de Contratos permite establecer permisos espec\u00edficos no solo por carpetas, sino por nivel de confidencialidad, departamento, \u00e1rea o incluso cuant\u00eda econ\u00f3mica.<\/p>\n<p>Adem\u00e1s los supervisores pueden saber con detalle qu\u00e9 usuarios han accedido a cada contrato (hist\u00f3rico de accesos) o lo han descargado. Tambi\u00e9n es posible revocar el acceso con un clic.<\/p>\n<p>Asimismo, es posible configurar una pol\u00edtica de retenci\u00f3n documental para establecer cu\u00e1ndo deben eliminarse los contratos o \u00abpasarse a un hist\u00f3rico\u00bb donde est\u00e9n guardados fuera de la circulaci\u00f3n sin que se mezclen con los que est\u00e1n en vigor. Por ejemplo podr\u00eda decirse que todo contrato que est\u00e9 vencido hace m\u00e1s de dos a\u00f1os, fuera trasladado a una secci\u00f3n de hist\u00f3ricos y cuatro a\u00f1os m\u00e1s tarde eliminado.<\/p>\n<h2 id=\"6-busquedas\" class=\"anchor\">6. B\u00fasquedas<\/h2>\n<p>El Software de Gesti\u00f3n de Contratos puede ofrecer distintas formas de buscar un contrato. Aqu\u00ed van algunas de las m\u00e1s frecuentes:<\/p>\n<ul>\n<li><strong>B\u00fasqueda por el nombre del archivo<\/strong>. La b\u00fasqueda est\u00e1ndar que todos conocemos.<\/li>\n<li><strong>B\u00fasqueda por los metadatos del documento<\/strong>. Permite buscar por el nombre de uno de los intervinientes, la fecha del contrato, su cuant\u00eda, su promotor, su departamento, etc.<\/li>\n<li><strong>B\u00fasqueda en contenido<\/strong>. Tambi\u00e9n conocida como <em>Full Text Search<\/em> o FTS. Busca una palabra o frase en el interior del texto del documento.<\/li>\n<li><strong>B\u00fasqueda difusa<\/strong>. Encuentra contratos con t\u00e9rminos parecidos o conceptualmente relacionados a los que est\u00e1s buscando. Por ejemplo, si buscas <em>\u00abcontratos campa\u00f1a nueva imagen 2023\u00bb<\/em> podr\u00eda encontrar <em>\u00abpatente de nuevo logotipo\u00bb<\/em>,<em> \u00abcampa\u00f1a difusi\u00f3n anuncios 2023\u00bb<\/em>, o <em>\u00abContrataci\u00f3n personal marketing 2023\u00bb<\/em>. Este tipo de b\u00fasqueda est\u00e1 ganando en popularidad con los nuevos motores de inteligencia artificial (ver punto 8).<\/li>\n<li><strong>Consultas definidas por el usuario<\/strong>. En este tipo de consultas, el usuario establece qu\u00e9 columnas deben mostrarse en el resultado. Son muy \u00fatiles para exportarlas a Excel.<\/li>\n<\/ul>\n<h2 id=\"7-informes\" class=\"anchor\">7. Informes<\/h2>\n<p>En este apartado nos referimos a la capacidad de ejecutar informes est\u00e1ndar y personalizados sobre la duraci\u00f3n de los ciclos de contrataci\u00f3n, las obligaciones, el cumplimiento y la gesti\u00f3n de los metadatos en un cuadro de mandos que podr\u00e1s configurar a tu medida.<\/p>\n<p>Tambi\u00e9n se incluye la conexi\u00f3n mediante plugins con productos de anal\u00edtica como<strong> Microsoft Power BI<\/strong> o similares.<\/p>\n<h2 id=\"8-inteligencia-artificial\" class=\"anchor\">8. Inteligencia Artificial<\/h2>\n<p>Las soluciones de gesti\u00f3n de ciclo de vida de los contratos est\u00e1n evolucionando para ofrecer funcionalidades avanzadas de an\u00e1lisis de datos gracias a la Inteligencia Artificial.<\/p>\n<p>Estas capacidades, conocidas como an\u00e1lisis avanzado, incluyen la revisi\u00f3n y comparaci\u00f3n de contratos de forma automatizada, la generaci\u00f3n de informes de cumplimiento normativo, la evaluaci\u00f3n del riesgo y la generaci\u00f3n de informes financieros.<\/p>\n<blockquote><p>Estas funcionalidades utilizan tecnolog\u00edas de vanguardia como el aprendizaje autom\u00e1tico o el procesamiento del lenguaje natural para procesar grandes cantidades de informaci\u00f3n y generar resultados precisos y fiables.<\/p><\/blockquote>\n<p>Por ejemplo, pueden revisisar y comparar contratos autom\u00e1ticamente y extraer informaci\u00f3n importante como datos de las partes, fechas, plazos y obligaciones.<\/p>\n<p>La generaci\u00f3n de informes de cumplimiento normativo puede analizar m\u00faltiples contratos e incluso llega a determinar si los contratos cumplen con las leyes y regulaciones aplicables. La evaluaci\u00f3n del riesgo utiliza informaci\u00f3n hist\u00f3rica y actual para identificar posibles riesgos asociados con un contrato o su impacto financiero, o cl\u00e1usulas dudosas en este sentido.<\/p>\n<p>Con la informaci\u00f3n extraida, los contratos pueden clasificarse y ordenarse solos, evitando el caos habitual derivado de su almacenamiento en carpetas compartidas y anexos de email.<\/p>\n<blockquote><p>Estas capacidades parecen cosa del futuro, pero <a href=\"https:\/\/www.r2docuo.com\/es\/contratos\" target=\"_blank\" rel=\"noopener\">ya est\u00e1n 100% operativas<\/a> en herramientas como R2 Docuo.<\/p><\/blockquote>\n<p>La Inteligencia Artificial aplicada a la Gesti\u00f3n de Contratos, promete obtener una comprensi\u00f3n m\u00e1s profunda y precisa de los contratos corporativos y utilizarlos como una fuente de informaci\u00f3n para tomar decisiones estrat\u00e9gicas.<\/p>\n<h2 id=\"9-vencimientos-y-renovaciones\" class=\"anchor\">9. Vencimientos y Renovaciones<\/h2>\n<p>Una de las funcionalidades m\u00e1s destacadas del Software de Gesti\u00f3n de Contratos es la gesti\u00f3n autom\u00e1tica de los vencimientos y renovaciones. Esto significa que la herramienta te avisar\u00e1 con antelaci\u00f3n de la fecha de vencimiento de un contrato y te recordar\u00e1 que debes tomar una decisi\u00f3n sobre su renovaci\u00f3n o cancelaci\u00f3n.<\/p>\n<blockquote><p>Podr\u00e1s establecer reglas y alertas personalizadas para cada contrato en funci\u00f3n de sus caracter\u00edsticas y plazos espec\u00edficos, as\u00ed evitar\u00e1s el riesgo de incurrir en costosos retrasos, renovaciones involuntarias o penalizaciones por incumplimiento de plazos.<\/p><\/blockquote>\n<p>El CLM tambi\u00e9n te permitir\u00e1 automatizar gran parte del proceso de renovaci\u00f3n de los contratos reduciendo la carga de trabajo administrativo. Con un solo clic, podr\u00e1s generar autom\u00e1ticamente una nueva versi\u00f3n del contrato, renovar las condiciones del acuerdo y enviar la documentaci\u00f3n actualizada a las partes interesadas.<\/p>\n<p>Tambi\u00e9n podr\u00e1s notificar tu deseo de no-renovaci\u00f3n de forma autom\u00e1tica.<\/p>\n<h2 id=\"10-integracion-con-ventas-compras-y-rrhh\" class=\"anchor\">10. Integraci\u00f3n con Ventas, Compras y RRHH<\/h2>\n<p>Normalmente La integraci\u00f3n de un software de Gesti\u00f3n del Ciclo de Vida de los Contratos con otras herramientas empresariales como un software de Ventas (CRM), un software de Compras (ERP) y un software de Recursos Humanos (N\u00f3minas) se considera habitualmente en una fase posterior a la implantaci\u00f3n existosa del CLM como herramienta aut\u00f3noma del equipo legal.<\/p>\n<blockquote><p>Aunque cada integraci\u00f3n se trata de un proyecto en si mismo, el valor obtenido a cambio merece la pena.<\/p><\/blockquote>\n<p>La <strong>integraci\u00f3n entre el CLM y el software de Ventas (CRM)<\/strong> permite una gesti\u00f3n m\u00e1s eficiente de las oportunidades de negocio. El caso m\u00e1s b\u00e1sico es crear autom\u00e1ticamente los contratos de las ofertas aceptadas, o los documentos de t\u00e9rminos y condiciones que deban firmarse tras una venta exitosa.<\/p>\n<p>Por otro lado, la <strong>integraci\u00f3n entre el CLM y el software de Compras (ERP)<\/strong> te permitir\u00e1 gestionar el ciclo completo desde la homologaci\u00f3n de proveedores a la firma de contratos de compra (\u00f3rdenes de compra), lo que reducir\u00e1 el tiempo y los errores en los procesos de aprovisionamiento y relaci\u00f3n con proveedores. Adem\u00e1s pueden utilizarse integraciones m\u00e1s sofisticadas como e-sourcing (selecci\u00f3n de proveedores) y procure-to-pay (conexi\u00f3n con pagos).<\/p>\n<p>La <strong>integraci\u00f3n del CLM con el software de Recursos Humanos (N\u00f3minas)<\/strong> tambi\u00e9n puede aportar mucho valor. Al integrar estos dos sistemas, podr\u00e1s gestionar de forma centralizada y automatizada los contratos laborales, las pol\u00edticas de recursos humanos y los documentos legales relacionados. Esto te permitir\u00e1 mejorar la eficiencia y la precisi\u00f3n en todo el proceso, reduciendo los errores y el tiempo que se dedica a esta tarea.<\/p>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<p>Esperamos que este art\u00edculo te haya ayudado a comprender la importancia de contar con un Software de Gesti\u00f3n de Contratos y las funcionalidades cr\u00edticas que este puede ofrecer. Elegir el software adecuado puede ser una tarea abrumadora, pero con esta gu\u00eda tendr\u00e1s algunos criterios \u00fatiles que pueden ayudarte a tomar la decisi\u00f3n.<\/p>\n<p><a href=\"https:\/\/www.r2docuo.com\/es\/contratos\">Docuo<\/a> es un Software de Gesti\u00f3n de Contratos que ayuda con \u00e9xito a miles de equipos legales en todo el mundo. Encuentra informaci\u00f3n adicional sobre nuestro CLM o <a href=\"https:\/\/www.r2docuo.com\/es\/contacto\">contacta con nuestros expertos<\/a> que te ayudar\u00e1n a encontrar la mejor soluci\u00f3n para su empresa.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>El Software de Gesti\u00f3n de Contratos, tambi\u00e9n conocido como CLM (Contract Lifecycle Management), es una herramienta que ayuda a las empresas a administrar y controlar todos sus contratos de manera \u00e1gil y en un mismo lugar. 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