{"id":5340,"date":"2023-05-30T16:06:27","date_gmt":"2023-05-30T15:06:27","guid":{"rendered":"https:\/\/www.r2docuo.com\/es\/?p=5340"},"modified":"2023-06-14T15:23:38","modified_gmt":"2023-06-14T14:23:38","slug":"maquinas-de-estados-finitos-mejores-que-los-diagramas-de-flujo","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/www.r2docuo.com\/es\/maquinas-de-estados-finitos-mejores-que-los-diagramas-de-flujo","title":{"rendered":"M\u00e1quinas de Estados Finitos: Mejores que los diagramas de flujo"},"content":{"rendered":"

Los diagramas de proceso en Docuo<\/a> tienen una forma caracter\u00edstica: C\u00edrculos y flechas. \u00bfTe has preguntado alguna vez de d\u00f3nde viene esta forma de describir el workflow?. Su nombre es \u00abM\u00e1quinas de Estados Finitos\u00bb y son una alternativa a los diagramas de flujo para representar procesos de negocio.<\/p>\n

En este blog post (ya te adelantamos que es un poco friki) te contamos su historia y las ventajas e inconvenientes frente al otro tipo habitual de diagramas que se utilizan para representar procesos: Los diagramas de flujo.<\/p>\n

El origen de los diagramas de flujo<\/h2>\n

Los diagramas de flujo<\/a> han demostrado ser flexibles y adaptables para trazar, describir y explicar una amplia gama de procesos.<\/p>\n

\"A<\/p>\n

El desarrollo del diagrama de flujo como herramienta l\u00f3gica se remonta a la d\u00e9cada de 1920, cuando Frank y Lillian Gilbreth lo presentaron a los miembros de la Sociedad Americana de Ingenieros Mec\u00e1nicos (ASME) en 1921.<\/p>\n

La metodolog\u00eda no tard\u00f3 en ganarse el favor de la comunidad de ingenieros y en los a\u00f1os 30 ya se utilizaba para ayudar a los empresarios a simplificar su trabajo. En los a\u00f1os 40, empresas estadounidenses como Procter & Gamble aplicaban los principios para definir procesos. Otras utilizaban la t\u00e9cnica para trazar el tratamiento de la informaci\u00f3n modelando m\u00faltiples documentos y sus relaciones.<\/p>\n

Los diagramas de flujo para los negocios y la programaci\u00f3n<\/h2>\n

En 1947, la ASME adopt\u00f3 un conjunto de s\u00edmbolos de diagramas de flujo l\u00f3gicos y los matem\u00e1ticos Herman Goldstine y John von Neumann desarrollaron diagramas de flujo de programaci\u00f3n para los problemas de planificaci\u00f3n y codificaci\u00f3n de un instrumento inform\u00e1tico electr\u00f3nico. Los diagramas de flujo siguieron siendo una herramienta esencial de los programadores inform\u00e1ticos para describir algoritmos hasta la d\u00e9cada de 1970, cuando los cambios tecnol\u00f3gicos provocaron un declive de su popularidad.<\/p>\n

Sin embargo, los diagramas de flujo est\u00e1n lejos de haber desaparecido. Siguen utiliz\u00e1ndose ampliamente para desarrollar una comprensi\u00f3n de alto nivel de los flujos de procesos. Por supuesto, no s\u00f3lo en el \u00e1mbito del software; es probable que muchos de nosotros hayamos esbozado un diagrama de flujo aproximado para ilustrarnos a nosotros mismos o a otros c\u00f3mo debe funcionar un proceso empresarial.<\/p>\n

Desde este punto de vista, los organigramas suelen modelar c\u00f3mo las personas toman decisiones en un determinado flujo de procesos.<\/p>\n

Los diagramas de flujo son perfectos para representar las decisiones que debe tomar un usuario, pero no siempre describen el proceso empresarial.<\/p><\/blockquote>\n

Como consecuencia, cuando las acciones del usuario se vuelven complejas o el proceso requiere la cooperaci\u00f3n de varias personas, el proceso empresarial global se vuelve m\u00e1s dif\u00edcil de detectar en el diagrama de flujo. A medida que el esquema se complica y se centra m\u00e1s en las decisiones, se vuelve menos representativo del proceso.<\/p>\n

A fin de cuentas, los organigramas que representan flujos de trabajo empresariales resultan \u00fatiles para formar a nuevas personas en la toma de decisiones, pero no tanto para analizar o modelizar el propio proceso empresarial de forma coherente y fiable.<\/p>\n

\u00bfQu\u00e9 son las m\u00e1quinas de estados finitos?<\/h2>\n

Los diagramas de m\u00e1quinas de estados finitos (Finite-State Machines o FSM por sus siglas en ingl\u00e9s), tambi\u00e9n conocidos como Aut\u00f3matas Finitos<\/a>, fueron utilizados por primera vez por neurofisi\u00f3logos (Warren McCulloch y Walter Pitts), bi\u00f3logos, matem\u00e1ticos, ingenieros y algunos de los primeros inform\u00e1ticos (G.H. Mealy y E.F. Moore). Todos ellos compart\u00edan el inter\u00e9s com\u00fan de intentar modelizar el proceso del pensamiento humano, ya fuera en el cerebro o replic\u00e1ndolo con un ordenador. Se trata de la teor\u00eda de aut\u00f3matas, presentada por primera vez en 1943 y definida con mayor precisi\u00f3n en los a\u00f1os cincuenta.<\/p>\n

Expresado de forma sencilla, en lugar de centrarse en la toma de decisiones, hay dos cuestiones principales que representar en un diagrama FSM. En primer lugar, \u00bfen cu\u00e1ntos estados diferentes puede encontrarse una m\u00e1quina (o proceso) determinada a lo largo de todo su ciclo de vida? Y en segundo lugar, \u00bfde qu\u00e9 maneras puede la m\u00e1quina pasar de un estado determinado a otro?<\/p>\n

En lugar de enumerar las decisiones de un usuario, las M\u00e1quinas de Estados Finitos se centran en los posibles estados de un proceso, y en c\u00f3mo es posible cambiar de un estado a otro.<\/p><\/blockquote>\n

En comparaci\u00f3n con los diagramas de flujo, que utilizan hasta nueve s\u00edmbolos l\u00f3gicos ISO\/ANSI, los diagramas FSM s\u00f3lo necesitan dos: c\u00edrculos, que representan el estado de una m\u00e1quina, y flechas, que denotan una transici\u00f3n de m\u00e1quina.<\/p>\n

Un c\u00edrculo representa un estado en el que puede encontrarse la m\u00e1quina en un momento dado. Una flecha que va del estado A al estado B representa una acci\u00f3n que puede cambiar la m\u00e1quina al estado B, siempre que su estado actual sea A. Los estados suelen nombrarse como descriptores de estado (\u00abhambriento\u00bb, \u00absaciado\u00bb) y las transiciones suelen nombrarse como descriptores de acci\u00f3n (\u00abcomer\u00bb) o eventos (\u00abhan pasado 5 horas\u00bb):<\/p>\n

\"\"<\/a><\/p>\n

El estado inicial en el que arranca la m\u00e1quina no tiene ninguna transici\u00f3n de entrada. Los estados finales (puede haber muchos) no tienen transiciones de salida y son el final del ciclo de vida del proceso o m\u00e1quina. En los diagramas FSM, los estados inicial y final se representan con un c\u00edrculo doble, mientras que los estados normales se representan con un c\u00edrculo simple.<\/p>\n

\u00bfPor qu\u00e9 son mejores para el Workflow?<\/h2>\n

Con una metodolog\u00eda basada en m\u00e1quinas de estados finitos, las organizaciones disponen de una forma mejor de modelar, analizar y representar los procesos empresariales<\/a> que requieren una gran cantidad de toma de decisiones o colaboraci\u00f3n entre un equipo de personas.<\/p>\n

Esto se debe a que los flujos de trabajo definidos por FSM sit\u00faan los procesos en primer plano. Definen c\u00f3mo debe alcanzarse un objetivo determinado en el contexto de la organizaci\u00f3n y en cu\u00e1ntos estados diferentes puede encontrarse la informaci\u00f3n durante ese proceso. Como resultado, el proceso que se describe mediante FSM es independiente de las funciones de las personas<\/strong>.<\/p>\n

Digamos que utilizamos un diagrama FSM para definir el flujo de trabajo de una propuesta de venta. \u00c9sta s\u00f3lo puede estar en uno de un n\u00famero definido de estados o condiciones a la vez. Los estados pueden ser \u00aben proceso de redacci\u00f3n\u00bb, \u00abrevisi\u00f3n por la direcci\u00f3n\u00bb, \u00abenviada al cliente\u00bb, \u00abaceptada\u00bb o \u00abrechazada\u00bb. Las transiciones definen las acciones que cambian el estado del documento. Las acciones que hacen pasar el documento de un estado a otro ser\u00edan: \u00abenv\u00edo al gestor\u00bb, \u00abcambios necesarios\u00bb, \u00abenv\u00edo al solicitante\u00bb, \u00abel solicitante acepta\u00bb y \u00abel solicitante rechaza\u00bb:<\/p>\n

\"\"<\/a><\/p>\n

Una vez descrito un proceso mediante un diagrama FSM, resulta sencillo para las personas familiarizadas con el flujo de trabajo asumir la responsabilidad de ejecutar las transiciones de un estado a otro.<\/p>\n

Los flujos de trabajo definidos mediante FSM tambi\u00e9n simplifican la definici\u00f3n de los procesos<\/a> empresariales en comparaci\u00f3n con los diagramas de flujo, ya que los procesos empresariales suelen tener un n\u00famero menor de estados de informaci\u00f3n que de puntos de toma de decisiones. A continuaci\u00f3n se muestra una comparaci\u00f3n de otro flujo de trabajo de propuesta de ventas con algunos puntos de decisi\u00f3n adicionales representados mediante las dos t\u00e9cnicas:<\/p>\n

\"\"<\/a><\/p>\n

C\u00f3mo utilizar FSM para dise\u00f1ar workflows empresariales<\/h2>\n

Aplicar esta metodolog\u00eda a la gesti\u00f3n de procesos en una organizaci\u00f3n, ya sean internos o con la participaci\u00f3n de clientes o proveedores, es relativamente sencillo.<\/p>\n

En primer lugar, hay muchos tipos de documentos y procesos que pueden definirse en toda la organizaci\u00f3n. Sin embargo, hay que tener en cuenta que no todos los documentos tienen el potencial de estar en todos los estados, o de ser objeto de todas las acciones. Por ejemplo, es poco probable que desees que los documentos relacionados con las ventas alcancen estados relativos a procesos de recursos humanos.<\/p>\n

Los flujos de trabajo deben dise\u00f1arse para cada \u00e1rea funcional de la empresa. De este modo se evita la complejidad no deseada y que la gesti\u00f3n de documentos y los flujos de trabajo se extienda entre departamentos. Dividir todo el espectro de procesos y segmentarlos por departamentos -ventas, RRHH, finanzas, etc.- o por tipos, como contratos, propuestas e incidencias, es una buena forma de avanzar.<\/p>\n

A la hora de dise\u00f1ar un workflow documental, es esencial identificar todos los estados posibles en los que puede encontrarse un documento y las acciones que permiten a los documentos pasar de un estado a otro.<\/p><\/blockquote>\n

Dentro de cada departamento se pueden dise\u00f1ar flujos de trabajo para distintos tipos de documentos. En ventas a empresas, es probable que tenga que gestionar propuestas generadas en respuesta a solicitudes de propuestas. Un flujo de trabajo dedicado a la gesti\u00f3n de ofertas o presupuestos empresariales puede tener en cuenta las necesidades espec\u00edficas de la gesti\u00f3n de documentos de este tipo.<\/p>\n

Las ofertas son la savia vital de las ventas. Garantizar que se redactan mediante un proceso coherente y que produce repetidamente propuestas de alta calidad est\u00e1 al alcance de todos utilizando un workflow basado en FSM.<\/p>\n

Software y automatizaci\u00f3n de procesos de oficina<\/h2>\n

Cuando se dise\u00f1an flujos de trabajo y se automatiza la gesti\u00f3n de documentos con software, una aplicaci\u00f3n basada en FSM adecuada y bien pensada debe ofrecer una verdadera facilidad de uso. Por ejemplo, es deseable que los flujos de trabajo de gesti\u00f3n de documentos sean sencillos de definir para los usuarios con \u00abarrastrar y soltar\u00bb. No deber\u00edan ser necesarios conocimientos de programaci\u00f3n ni personalizaci\u00f3n por parte del proveedor, un valor a\u00f1adido que suele aumentar el plazo y el coste de implantaci\u00f3n.<\/p>\n

Recuerda que es poco probable que el dise\u00f1o inicial del flujo de procesos sea perfecto. Sin embargo, con un sistema sencillo y \u00e1gil, el dise\u00f1o y la configuraci\u00f3n deber\u00edan ser sencillos, lo que permitir\u00eda depurar, refinar y optimizar los flujos de procesos para todos los fines imaginables en cuesti\u00f3n de minutos.<\/p>\n

Por otra parte, una vez definido un proceso mediante un diagrama FSM<\/a>,<\/p>\n

Las acciones asociadas a cada transici\u00f3n suelen ser sencillas y repetitivas. Por tanto, son perfectas para automatizarlas mediante software.<\/p><\/blockquote>\n

Por ejemplo, si tenemos una propuesta de venta en estado \u00absolicitado\u00bb y disponemos de una plantilla de documento de propuesta, una vez introducidos los datos b\u00e1sicos: nombre del cliente, direcci\u00f3n, descripci\u00f3n del proyecto y costes, el software deber\u00eda ser capaz de generar autom\u00e1ticamente el documento utilizando la plantilla y enviarlo al cliente (utilizando una plantilla de correo electr\u00f3nico) siempre que ejecutemos la transici\u00f3n \u00abenviar al cliente\u00bb y el estado cambie a \u00abenviado al cliente\u00bb.<\/p>\n

Al automatizar todas las acciones repetitivas posibles, la tecnolog\u00eda de software de automatizaci\u00f3n de procesos de oficina ahorra mucho tiempo.<\/p>\n

Otras funciones de automatizaci\u00f3n deben incluir la autoejecuci\u00f3n de cualquier transici\u00f3n en funci\u00f3n de determinadas condiciones. Por ejemplo, cuando un proceso ha pasado X d\u00edas en un estado determinado, o cuando se cumple una condici\u00f3n dada. De este modo, los usuarios no tienen que preocuparse de estas tareas y s\u00f3lo tienen que interactuar con el software cuando es necesaria la intervenci\u00f3n humana.<\/p>\n

Retenci\u00f3n documental y los estados finales del FSM<\/h2>\n

Cuando se crea un diagrama FSM para un flujo de negocio, se mapean los estados finales de cada proceso. Esto es exactamente lo que se necesita para establecer una pol\u00edtica de conservaci\u00f3n de registros adecuada para la organizaci\u00f3n (un requisito com\u00fan en la gesti\u00f3n de registros).<\/p>\n

El software suele permitir la eliminaci\u00f3n autom\u00e1tica de documentos una vez que han estado en un estado final durante un n\u00famero determinado de d\u00edas, meses o a\u00f1os. Esto es \u00fatil para situaciones de cumplimiento de la normativa en las que algunos documentos deben conservarse, archivarse y posteriormente eliminarse siguiendo normas estrictas de acuerdo con requisitos legales.<\/p>\n

Versiones, revisiones y otras herramientas<\/h2>\n

Se pueden crear f\u00e1cilmente flujos de trabajo de gesti\u00f3n de documentos que incorporen m\u00faltiples iteraciones y ciclos de revisi\u00f3n antes de ser enviados al destinatario. Los flujos de trabajo que tienen que ver con la gesti\u00f3n de procesos m\u00e1s que de documentos tambi\u00e9n son f\u00e1ciles de configurar. Pensemos en un departamento de atenci\u00f3n al cliente que necesita gestionar las incidencias desde el primer contacto con el cliente hasta la resoluci\u00f3n de la incidencia. El ciclo de vida del ticket puede representarse f\u00e1cilmente mediante un diagrama FSM y gestionarse y automatizarse mediante software.<\/p>\n

La incorporaci\u00f3n de herramientas adicionales, como la b\u00fasqueda de metadatos, un motor de PDF, la firma digital y el correo electr\u00f3nico automatizado, aumentan la potencia del sistema y ayudan a evitar que se pierdan pasos importantes en la gesti\u00f3n de documentos y flujos de trabajo empresariales.<\/p><\/blockquote>\n

Con el sistema en la nube, capacidades adicionales como el almacenamiento de documentos empresariales, el uso compartido seguro de archivos y el cambio del estado de un documento con un solo clic en dispositivos m\u00f3viles, completan la capacidad de gestionar documentos a lo largo de todo su ciclo de vida y definir flujos de trabajo de forma que satisfagan las demandas de las empresas actuales.<\/p>\n","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

Los diagramas de proceso en Docuo tienen una forma caracter\u00edstica: C\u00edrculos y flechas. \u00bfTe has preguntado alguna vez de d\u00f3nde viene esta forma de describir el workflow?. Su nombre es \u00abM\u00e1quinas de Estados Finitos\u00bb y son una alternativa a los diagramas de flujo para representar procesos de negocio. 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