\u00bfY si te decimos que la clave para ahorrar miles de euros al a\u00f1o est\u00e1 en los procesos de compra?<\/p>\n
Cuando est\u00e1n bien gestionados, las empresas pueden conseguir reducir gastos, ahorrar tiempo e incluso minimizar errores que pueden ser la causa de enormes p\u00e9rdidas econ\u00f3micas. Pero, \u00bfc\u00f3mo se optimizan? \u00bfcu\u00e1l es la mejor forma de gestionarlos?<\/p>\n
Vamos a conocerlos en detalle para poder dar respuestas a esas preguntas<\/p>\n
Al hablar de procesos de compra, la expresi\u00f3n en si puede tener diferentes significados: existen los procesos de compra en empresas, que est\u00e1n orientados a la adquisici\u00f3n de bienes o servicios<\/strong> y existen los procesos de compra m\u00e1s relacionados con el comportamiento que tienen los consumidores<\/strong> a la hora de comprar, es decir, m\u00e1s a nivel de marketing.<\/p>\n En este blogpost, vamos a poner el foco en el primer caso, el que llevan los departamentos de compras o \u00abprocurement\u00bb<\/strong>.<\/p>\n Los procesos de compra son los pasos que siguen las empresas para adquirir los bienes o servicios que necesitan para funcionar correctamente. Estos pueden ser materias primas, maquinaria, suministros, servicios etc.<\/p><\/blockquote>\n No importa las funciones que lleven a cabo las empresas: todas ellas tienen la necesidad de seguir uno o varios procesos de compra diferentes.<\/p>\n El proceso de compra no se limita solo a pedir algo y recibirlo. Es un sistema m\u00e1s complejo que incluye varios pasos<\/strong>: desde planificar qu\u00e9 se necesita, elegir al proveedor adecuado, hasta que los responsables autoricen las compras o asegurarse de que todo se reciba en las condiciones acordadas y adecuadas.<\/p>\n Estos pasos del proceso de compra, no son llevados a cabo por cualquier persona sino que se elige a una persona o equipo responsable del proceso<\/strong>.<\/p>\n Por ejemplo, si eres una zapater\u00eda, existen numerosos procesos de compras diferentes: la compra de zapatos en s\u00ed, la compra de mobiliario para el punto de venta, la compra de bolsas, etiquetas y dem\u00e1s materiales para el env\u00edo online etc. Todo esto, conlleva diferentes procesos de compra.<\/em><\/p>\n Los procesos de compra tienen un gran impacto en los resultados financieros de una empresa.<\/p>\n Para empezar, el precio al que se adquieren los productos o servicios afecta directamente al margen de beneficio: si compras m\u00e1s caro, menor beneficio tendr\u00e1s y viceversa. En esta situaci\u00f3n el proceso de compras asegura que el producto o servicio que est\u00e1s adquiriendo es el mejor en cuanto a calidad precio.<\/p>\n La calidad o disponibilidad inmediata de los productos tambi\u00e9n es fundamental, y un buen proceso de compras se asegura de que los clientes siempre encuentren lo que buscan.<\/p>\n Los procesos de compra, adem\u00e1s de mejorar los resultados financieros, tambi\u00e9n consiguen afianzar las relaciones con los proveedores.<\/p>\n Aunque a menudo, se utilizan los t\u00e9rminos \u201cprocesos de compra\u201d y \u201cprocesos de adquisici\u00f3n\u201d como si fueran lo mismo, esto es un error. En la explicaci\u00f3n m\u00e1s sencilla, podr\u00edamos decir que los procesos de compra se encuentran dentro de los procesos de adquisici\u00f3n<\/strong>, pero vamos a verlo en detalle.<\/p>\n Mientras que el proceso de compras se centra en los pasos que siguen las empresas para obtener los bienes y servicios y su respectivo almacenamiento, el proceso de adquisici\u00f3n va un paso m\u00e1s all\u00e1. En \u00e9l, no solo est\u00e1n las compras en s\u00ed, sino que tambi\u00e9n se encuentran el estudio de mercado, la creaci\u00f3n de listas de proveedores, su homologaci\u00f3n, el mantenimiento de las relaciones, negociaciones, etc.<\/p>\n El proceso de compras asegura que la operaci\u00f3n diaria fluya sin problemas, mientras que el proceso de adquisici\u00f3n establece unas bases que maximizan el ahorro, la eficiencia y la calidad a lo largo del tiempo.<\/p>\n Aunque cada empresa es un mundo y pueden tener m\u00e1s o menos etapas, a grandes rasgos, la mayor\u00eda pasan por las siguientes:<\/p>\n El proceso de compra comienza cuando una empresa detecta una necesidad, ya sea de un bien o un servicio. En esta etapa se define qu\u00e9 se necesita, en qu\u00e9 cantidad y qu\u00e9 caracter\u00edsticas deben tener.<\/p>\n Una vez que la empresa ya sabe qu\u00e9 es exactamente lo que necesita, es hora de buscar la mejor opci\u00f3n. Normalmente, los requisitos que suelen tenerse en cuenta son la calidad, el precio, los plazos de entrega y la reputaci\u00f3n del proveedor.<\/p>\n Cuando ya has elegido a los proveedores es hora de pedirles que presenten sus ofertas. En ellas, deben detallarse aspectos como los precios, las condiciones de pago y los tiempos de entrega.<\/p>\n Una vez que tienes todos los presupuestos y has podido comparar la informaci\u00f3n entre ellos, hay que preparar la negociaci\u00f3n. Para ello, es necesario identificar todas las cl\u00e1usulas negociables y analizarlas. Una vez consigas la mejor oferta en cuanto a precio-beneficio, ya puedes seleccionar al proveedor.<\/p>\n Para formalizar el acuerdo con el proveedor, se emite la orden de compra<\/strong>, que es el documento que la empresa utiliza para solicitar los bienes y servicios a los proveedores. En estas \u00f3rdenes se detallan aspectos como qu\u00e9 se est\u00e1 comprando, qu\u00e9 cantidad, el precio, las condiciones etc.<\/p>\n Cuando llegan los productos, el equipo responsable debe verificar que todo cumpla con lo establecido anteriormente (cantidad, calidad, especificaciones etc.) y almacenarlos seg\u00fan sus necesidades y caracter\u00edsticas. En el caso de los servicios, se comprueba que se cumpla con lo acordado.<\/p>\n \u00bfEst\u00e1 todo correctamente? Pues es hora de revisar y aprobar las facturas para proceder al pago del proveedor seg\u00fan los t\u00e9rminos acordados.<\/p>\n Algunas acciones que puedes llevar a cabo para optimizar los procesos de compra de tu empresa son las siguientes:<\/p>\n Es fundamental auditar todos los pasos de tu proceso de compras y buscar siempre sus mejoras. No es necesario optimizar de golpe el proceso entero, sino que puedes ir implantando peque\u00f1as mejoras en los diferentes pasos.<\/p>\n Establecer KPIs que te ayuden a medir la eficiencia y eficacia del proceso<\/strong> tambi\u00e9n es importante. \u00bfC\u00f3mo sabr\u00e1s lo que puedes mejorar si no lo mides? Algunas de las m\u00e9tricas m\u00e1s comunes son los tiempos de entrega, el tiempo medio del ciclo de compra y el ahorro de costes, pero puedes a\u00f1adir todas las que necesites en tu proceso.<\/p>\n Las roturas de stock o los excesos de productos almacenados son dos de las se\u00f1ales m\u00e1s claras de que en el proceso de compras existe falta de control y de planificaci\u00f3n, lo que da lugar a p\u00e9rdidas econ\u00f3micas, retrasos en la producci\u00f3n, etc.<\/p>\n Para evitar esto, es necesario llevar a cabo un buen control de inventario y planificar las adquisiciones de los productos seg\u00fan unos criterios preestablecidos.<\/p>\n Siguiendo el ejemplo de la zapater\u00eda, en una buena planificaci\u00f3n tendr\u00e1s establecido que repondr\u00e1s un modelo y talla de zapatos cuando en el almac\u00e9n te queden, por ejemplo, dos. <\/em><\/p>\n Cuanto m\u00e1s automatizadas est\u00e9n estas tareas, m\u00e1s probable es que estos problemas no se produzcan.<\/p>\n \u00bfC\u00f3mo est\u00e1n llevando a cabo otras empresas sus procesos de compra? \u00bfLo hacen de forma manual o cuentan con herramientas? \u00bfTrabajan con otros proveedores?<\/p>\n Observar c\u00f3mo trabaja la competencia es clave en todos los departamentos y funciones de la empresa, y en el proceso de compras no iba a ser menos. Si algo est\u00e1 funcionando bien a otras empresas, puede ser una oportunidad para mejorar el proceso de compra en la tuya. Recuerda: siempre ajustando, no copiando.<\/strong><\/p>\n Implementar softwares especializados en los procesos de compra, te permiten no solo automatizar tareas repetitivas como la emisi\u00f3n de las \u00f3rdenes de compra o la gesti\u00f3n de los inventarios, sino tambi\u00e9n reducir notablemente el riesgo de cometer errores.<\/p>\n Aunque de primeras supone una inversi\u00f3n, los beneficios en cuanto a eficiencia y rentabilidad del proceso, hacen que esta se recupere r\u00e1pidamente.<\/p>\n De hecho, el 56% de los CEOs reconocen que un software de compras se amortiza en el primer a\u00f1o.<\/p><\/blockquote>\n Hay algunos procesos de compras que tienen ciertas particularidades que se deben tener en cuenta.<\/p>\n Este tipo de compras se caracterizan por adquirir los productos justo antes de que se necesiten<\/strong>, es decir, se producen sobre necesidades reales y no sobre predicciones. Aunque la idea es muy eficaz para ciertas industrias, como por ejemplo, la del autom\u00f3vil, requiere contar con proveedores confiables y una planificaci\u00f3n muy precisa para evitar retrasos que afecten a la producci\u00f3n.<\/p>\n Cuando las compras se llevan a cabo fuera de Espa\u00f1a, hay que comprobar, en el caso de que los productos sean adquiridos fuera de la uni\u00f3n europea, si est\u00e1n permitidos en esta y las condiciones que tienen cumplir. Tambi\u00e9n se deber\u00e1n tener en cuenta los derechos arancelarios en la frontera.<\/p>\n Este tipo de compras debe seguir unos pasos muy espec\u00edficos y complejos.<\/p>\n Cuando cualquier Administraci\u00f3n P\u00fablica compra algo, deben seguir algunas reglas que aseguren que todos los proveedores que cumplan con los requisitos tengan la misma oportunidad de participar y que lo que se compre, cumpla con las especificaciones necesarias.<\/p>\n El objetivo es ser lo m\u00e1s transparente posible y asegurarse de que el dinero p\u00fablico se use de manera responsable. Los procesos de compras p\u00fablicas suelen ser complejos y con numerosos pasos a seguir de forma muy estricta.<\/p>\n Los \u00faltimos cambios legislativos de la Ley Crea y Crece<\/strong><\/a>, van a afectar a muchas empresas en sus procesos de compra, ya que la factura electr\u00f3nica<\/a> se convertir\u00e1 en un requisito obligatorio<\/strong> para la mayor\u00eda operaciones comerciales. Seg\u00fan el art\u00edculo 12 de la ley, \u201ctodas las empresas y aut\u00f3nomos deber\u00e1n expedir y remitir facturas electr\u00f3nicas en sus relaciones comerciales con otras empresas y aut\u00f3nomos\u201d.<\/p>\nQu\u00e9 son los procesos de compra<\/h2>\n
\u00bfPor qu\u00e9 es importante el proceso de compras?<\/h3>\n
Procesos de Compras y de adquisici\u00f3n, \u00bfson lo mismo?<\/h2>\n
Etapas del proceso de compras en las empresas<\/h2>\n
Identificaci\u00f3n de las necesidades<\/h3>\n
B\u00fasqueda y evaluaci\u00f3n de proveedores<\/h3>\n
Solicitud de presupuestos<\/h3>\n
Negociaci\u00f3n y selecci\u00f3n del proveedor<\/h3>\n
Autorizaci\u00f3n interna y emisi\u00f3n de la orden de compra<\/h3>\n
Recepci\u00f3n, verificaci\u00f3n y almacenaje<\/h3>\n
Aprobaci\u00f3n de facturas y pago<\/h3>\n
Optimizaci\u00f3n del proceso<\/h2>\n
Medir, medir, medir<\/strong><\/h3>\n
Control y planificaci\u00f3n<\/strong><\/h3>\n
La competencia importa<\/strong><\/h3>\n
Uso de tecnolog\u00edas<\/strong><\/h3>\n
Procesos de compras especiales<\/h2>\n
Compras Just In Time (JIT)<\/strong><\/h3>\n
Compras internacionales<\/strong><\/h3>\n
Compras p\u00fablicas<\/strong><\/h3>\n
Cambios del proceso de compras en 2025<\/h2>\n