Quizás aún no te resulte familiar el concepto de Software CSP por ser una denominación reciente. Cuando el almacenamiento en carpetas compartidas se quedó corto para las organizaciones, surgieron los Gestores Documentales, que quizás te suenen más. Después, cuando estas herramientas evolucionaron y empezaron a gestionar no sólo documentos sino también flujos de trabajo, pasaron a llamarse Gestores de Contenido Empresarial o Software ECM. Por último, con la llegada de los servicios cloud y la importancia de la interacción entre plataformas, hoy nos referimos a ellas como Plataformas de Servicios de Contenido (CSP). No obstante, en la práctica, se sigue denominando a toda esta familia de herramientas como Software de Gestión Documental.

Brevemente, podemos decir que las CSP son Plataformas que permiten a la empresa gestionar la información de sus procesos de negocio (el contenido) a través de diferentes servicios, como repositorios o APIs y automatizar estos procesos, para reducir las acciones manuales y poner al alcance de todos los usuarios la información que necesitan en cada momento.

 

Ya tengo mi Software CSP, pero ¿por dónde empiezo?

Antes de contarte los consejos que debes seguir a la hora de implantar un Software CSP en tu organización, te recomendamos que primero analices cuáles son las plataformas que mejor se ajustan a tu caso de uso, sus características y funcionalidades. Por lo tanto, si aún no has realizado este paso previo, te recomendamos leer el post ¿Qué es el Software CSP? – Plataformas de Servicios de Contenidos en el que desarrollamos todas las capacidades críticas que debe tener un CSP.

Cuando estés familiarizado con los conceptos de este tipo de Software, conozcas tu caso de uso y verifiques que el Software CSP que has elegido cumple con todas las capacidades críticas necesarias según Gartner, es el momento de descubrir las claves para implementarlo en tu organización.

 

1 – Define los requisitos necesarios e implica a los directivos en el proceso.

El primer paso antes de implementar tu herramienta CSP sin duda es tener claros los requisitos de los servicios de contenido de tu organización. Además, no sólo deberás contar con la aceptación por parte de la dirección de tu empresa, sino que deberás implicarles en el proceso ya que debéis diseñar una hoja de ruta eficaz.

Recomendaciones
  • Recopila los requisitos, inmediatos y futuros, de todos los departamentos a través de encuestas.
  • Involucrar a la dirección es la opción más inteligente, ya que en el caso de no hacerlo puedes correr el riesgo de parar la implementación si esta no es aprobada por los líderes de tu organización. Esto puede suponer una pérdida tanto económica como de tiempo.
  • Diseña una hoja de ruta que cubra tanto las necesidades de tu empresa como las que demanda el mercado. Para mejorar los procesos y flujos de trabajo, te recomendamos centrarte en el objetivo final de la herramienta (indicadores de negocio que se pretenden mejorar), y no sólo en las funcionalidades de la misma.

 

2 – Elige un Software CSP que se ajuste a tu caso de uso.

Otro de los pasos previos antes de implementar tu Software de CSP sin duda es evaluar si este se corresponde con tu caso de uso. Para ello deberás tener claro previamente cuál es el que corresponde a tu sector o actividad.

La clasificación típica según el caso de uso de las Plataformas de Servicios de Contenidos es la siguiente:

  • Transformación digital del negocio
  • Servicios de contenido de oficina en la nube
  • Consolidación de contenidos
  • Gobierno de la información
  • Automatización de contenidos y procesos

En Docuo enfocamos nuestro Software CSP en el caso de uso de Automatización de Contenidos y Procesos. A través de nuestra herramienta podrás automatizar la creación y gestión de los documentos y flujos de trabajo de tu empresa. Si este es tu caso de uso te recomendamos probar nuestra Plataforma de Servicios de Contenido durante 30 días de forma gratuita.

Recomendaciones
  • Analiza si tu caso de uso y los requisitos de tu empresa están alineados con los de tu CSP.
  • Realiza una preselección de los proveedores que enfoquen su plataforma a tu caso de uso específico.
  • Evalúa la compatibilidad de las APIs del software con los sistemas que trabajéis en tu empresa y la capacidad de integración directa con otras aplicaciones como la suite de oficina (Microsoft 365), el programa de facturación (ERP), la herramienta de colaboración en línea que utilicéis habitualmente (Teams, Zoom, Slack…) o el sistema de consolidación de documentación (SharePoint, etc.).

 

3 – Haz la formación antes de la implementación. 

No está escrito en piedra y en algunos escenarios puede ser mejor hacerlo al revés, sobre todo cuando existen plazos cortos, pero para impulsar la correcta implementación del CSP en tu organización, es importante realizar previamente las sesiones necesarias de formación para conocer en profundidad todas las capacidades de la herramienta.

Recomendaciones
  • Los recursos que te proporcione el proveedore del CSP serán muy útiles para sacarle el máximo partido. Podrás encontrar contenido de interés en la documentación del producto, los recursos audiovisuales que comparta en su página web, así como las preguntas más frecuentes.
  • Realiza una formación piramidal. Para los administradores, recomendamos que realicen una formación completa de la herramienta. Ellos serán quienes, a su vez, formen a los usuarios finales y realicen una demostración de su funcionamiento.

En Docuo contamos con diferentes servicios de formación, entre los que se encuentra la formación de Plataformas de Servicios de Contenidos. En ella nos adaptamos al caso de uso del cliente, realizando así una formación totalmente personalizada, con ejemplos específicos y casos prácticos.

 

4 – Desarrolla los procesos antes de implementarlos en la herramienta.

Introducir los flujos de trabajo de tu organización en tu CSP quizás sea el punto clave de la implementación. Por ello te recomendamos elegir los procesos que queréis implementar inicialmente en el Software CSP. Para cada uno de ellos deberéis analizar todos los flujos de información, incluyendo: creación, almacenamiento, distribución, archivo, análisis y ciclo de vida.

Una vez realizado este paso, podrás establecer un orden de implementación de todo el contenido necesario y desarrollar un marco de metadatos estándar. De esta forma, la implementación será más eficiente.

Recomendaciones
  • Presta atención a las funciones de automatización que ofrece el CSP, no trates de replicar la versión manual de los procesos de forma exacta.
  • Simplifica los procesos antes de implementarlos. Un mismo workflow puede implementarse de muchas formas distintas en el Software CSP. El objetivo debe ser reducir las acciones manuales y simplificar el proceso todo lo posible. Siempre tendrás tiempo de hacerlo más complejo más adelante. Por lo general, los usuarios tienden a implementar los workflows  de forma demasiado compleja para cubrir todos los casos (incluso los más infrecuentes) pensando que esto les hará ahorrar tiempo, y lo que se consigue es normalmente lo contrario. La implantación de un CSP puede ser el momento perfecto para recortar desperdicio de todos nuestros flujos de trabajo antes de automatizarlos.
  • No sabrás todo lo que necesitas de la herramienta hasta que no empieces a utilizarla. Por tanto, evita implantaciones largas y busca comenzar con un prototipo funcional (Mínimo Producto Viable) lo antes posible. Después realiza mejoras sucesivas sobre la marcha, en base a la experiencia de uso.
  • Haz que la plataforma sea accesible para todos los departamentos, de forma que no sólo tu equipo, sino toda la empresa, pueda mejorar los resultados de búsqueda de datos o hacer un uso más eficaz de los contenidos.
  • En el caso de dar acceso a la plataforma CSP a toda la organización, te recomendamos crear una serie de permisos y perfiles de seguridad y protección de datos para todos los archivos del software. De esta forma, tendrás el control sobre los contenidos y los usuarios que pueden acceder a ellos o gestionarlos.

 

5 – Implementa tu CSP en equipo.

Los proveedores del propio CSP son quienes mejor conocen la herramienta, por lo que lo más óptimo será implantar el software junto a ellos para garantizar un buen resultado. Por eso, en Docuo contamos con un equipo de expertos especializados en implementar nuestra Plataforma de Servicios de Contenidos a medida.

Recomendaciones
  • Reúne a un equipo interno de tu empresa que actúe como portavoz y lleve a cabo la implementación del CSP junto con el proveedor seleccionado. También serán los encargados de transmitir todas las funciones específicas de la plataforma al resto de la organización.
  • Define las responsabilidades, roles y permisos entre la dirección, administradores y usuarios finales para establecer un uso más eficiente de la herramienta.
  • Realiza un plan de contingencia acorde con la estrategia de continuidad de negocio de tu empresa y un plan de recuperación para prevenir los casos de pérdida de información.
 

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