Un ejemplo sencillo: Gestión de Ofertas Comerciales

Para una Oferta Comercial primero definimos sus posibles estados: Solicitada, Enviada al cliente, Aceptada o Rechazada.

Ahora definimos las acciones o transiciones que hacen a una oferta moverse entre los diferentes estados del workflow:
Enviar oferta, El cliente acepta y El cliente rechaza.

Utilizando los círculos y flechas de nuestro exclusivo diagrama de procesos, el resultado se ve así:

¡Configura tus propios Workflow!

Con R2 Docuo, tú arrastras y sueltas círculos (estados) y flechas (transiciones) para crear tus flujos de trabajo tal y como los quieres. No hay complejas configuraciones técnicas, no necesitas conocimientos de programación. Puedes crearlos o modificarlos en cuestión de minutos.

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Algunos ejemplos más complejos:
Atención al Cliente y Revisión de Contratos

El beneficio real de R2 Docuo como sofware de gestión de Workflow viene cuando consideramos otras áreas de negocio donde existe más complejidad.

Pensemos en la atención al cliente. Podríamos encajarlo de diversas formas, incluyendo reclamaciones, tickets, quejas o buzones de sugerencias.

Podría quedar así:

 

Ahora veamos un workflow típico para aprobación y firma de contratos:

 


Ya he creado mi Workflow
¿Qué puede hacer R2 Docuo por mí ahora?

Una vez has configurado tu Workflow, R2 Docuo ayuda a tu equipo a controlar y automatizar tareas como:

Recogida de datos mediante formularios web

Recogida de datos mediante formularios web

Crea un formulario web personalizado con los campos que tú elijas para que los usuarios y externos creen nuevas ofertas, tickets, solcitudes… o inicien cualquier otro workflow en tu organización.


Envío automático de correos electrónicos

Crea correos electrónicos y notificaciones automáticamente utilizando plantillas y haz que R2 Docuo los envíe por tí,  a personas de tu equipo o a tus clientes, cuando se ejecute una transición del Workflow o cuando un documento lleve varios días en el mismo estado.

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Creación y envío automático de documentos

Genera documentos automáticamente desde plantillas Microsoft Office® utilizando los metadatos del Workflow y adjúntalos en formato PDF a tus emails automáticos. Por ejemplo: Genera y envía un documento de oferta atomáticamente partiendo de los datos de tu cliente y un precio de venta. Exactamente en 30 segundos.

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Trazabilidad y seguimiento

Cuando tu equipo avanza por los pasos de un Workflow, todo queda registrado. Podrás saber quién y cuándo ha cambiado de estado cada documento. Cuándo se envió una oferta, cuánto tiempo tardó el cliente en tomar una decisión o qué tiempo de respuesta estáis proporcionando.

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Control del proceso con un simple vistazo

El interfaz de usuario de R2 Docuo está concebido para proporcionarte un control visual de tus procesos de negocio. Cada workflow muestra de forma intuitiva qué documentos están en qué paso del proceso utilizando un código de colores por estado. Detectar cuellos de botella y controlar la demanda de trabajo nunca ha sido tan fácil.

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