9 Diferencias entre Gestión Documental y almacenamiento de archivos en la nube

Es habitual comparar el software de Gestión Documental R2 Docuo con servicios de almacenamiento de archivos en la nube como DropBox, Google Drive o OneDrive.Siempre hemos creido que R2 Docuo no es sólo un servicio de almacenamiento de archivos en la nube sino un gestor documental.

Probablemente te preguntes qué diferencias existen entre ambos conceptos. Hemos preparado una infografía con las nueve diferencias principales:

1. Organización de archivos

En un gestor documental puedes organizar tus archivos mediante carpetas, categorías y consultas de usuario. En un almacenamiento sencillo de archivos en la nube tan sólo puedes hacerlo por carpetas.

2. Metadatos

En un software de gestión documental, como en una biblioteca, cada archivo dispone de una ficha de metadatos para almacenar su información más importante, en un servicio de almacenamiento de archivos tradicional la única fuente de información es el nombre del archivo y en el mejor de los casos su contenido (FTS)

3. Búsquedas y consultas de usuario

En un sistema de gestión documental las búsquedas se realizan tanto en el nombre del archivos como en sus metadatos principales, dando lugar a consultas y búsquedas rápidas y precisas

4. Herramientas colaborativas

En una herramienta de gestión documental en la nube la colaboración entre usuarios se parece a la de cualquier red social como Facebook o Instagram, en la que los usuarios pueden dejar comentarios, recordatorios o tareas sobre su trabajo conjunto. En un servicio de almacenamiento de archivos en la nube la única colaboración entre usuarios se basa en compartir archivos.

5. Gestión de flujos de trabajo (workflow)

Los gestores documentales en la nube como R2 Docuo disponen de carcterísticas de gestión del flujo de trabajo de los documentos (workflow) que permiten conocer el estado de cada archivo en el proceso interno de las empresas (una oferta en creación, enviada, aceptada o rechazada por el cliente) y además lo muestran a los usuarios mediante diagramas, colores o nombres de estado, mientras que en el caso de los servicios de almacenamiento de archivos tan sólo pueden utilizarse carpetas para esta gestión

6. Personalización de imagen corporativa

El aspecto del software de gestión documental R2 Docuo puede ser personalizado de modo que cuando tus clientes o colaboradores accedan a las pantallas de compartir archivos o colaboración, visualicen todo el entorno con tu logotipo e imagen corporativa y sepan donde están. Los servicios gratuitos de compartición de archivos no disponen por lo general de opciones de personalización.

7. Gestión de tareas repetitivas: Plantillas y correos automáticos

Las tareas repetitivas en un sofware gestor documental pueden automatizarse mediante la programación y el diseño de flujos de trabajo mientras que en el caso de los servicios de almacenamiento de archivos en la nube siempre se debe recurrir a copiar y pegar versiones antiguas de documentos.

8. Herramientas adicionales

Los servicios de almacenamiento en la nube no disponen de herramientas adicionales para trabajar sobre los archivos mas allá de la edición en línea (en el mejor de los casos). El software de gestión documental permite desde el OCR al escaneo y digitalización directa de archivos o la firma electrónica de documentos PDF

9. Precio y sencillez de uso

Los servicios gratuitos de almacenamiento en la nube tienen un precio asequible y una curva de aprendizaje sencilla que permite utilizarlos en poco tiempo. El software de gestión documental en la nube R2 Docuo puede utilizarse por el mismo precio que un servicio de almacenamiento en la nube y con la misma sencillez, además de aportar características adicionales útiles para las empreas y los equipos de trabajo.

Nos vemos en la nube!

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