¿Qué es un Sistema de Gestión Documental?

Un Sistema de Gestión Documental (SGD) permite el manejo eficiente de los datos y los archivos inherentes a los procesos de negocio de la empresa.

El manejo adecuado de la información, es esencial para el éxito de cualquier compañía. De hecho, una mala gestión de los documentos corporativos puede afectar la productividad, aumentar los costos y generar problemas de seguridad.

En este artículo, te contamos qué es un SGD, sus funcionalidades, sus beneficios, cómo implementarlo, los problemas típicos que pueden surgir durante el proyecto, y las mejores prácticas para su uso.

¿Qué es un SGD?

Un Sistema de Gestión Documental es un conjunto de herramientas y procesos que permiten la captura, almacenamiento, organización y búsqueda de los documentos necesarios para la actividad de una empresa. Estos documentos pueden ser de diferentes tipos, como contratos, facturas, informes o expedientes, entre otros.

La naturaleza de un SGD puede variar en función de las necesidades y tamaño de la empresa, aunque, por lo general, un SGD consiste en una base de datos centralizada donde se almacenan todos los documentos de la organización, unidos a la información de sus procesos.

«Existe la concepción errónea de que un Sistema de Gestión Documental sólo almacena archivos»

Existe la concepción errónea de que un Sistema de Gestión Documental sólo almacena archivos (por ejemplo Word, Excel o PDF). Esta confusión tiene origen en los sistemas tradicionales de carpetas compartidas. Una de las diferencias entre un SGD y un sistema de carpetas compartidas es que el SGD gestiona los documentos dentro del contexto de su proceso, y tiene mucha información sobre este, además de los propios archivos.

Funcionalidades típicas de un SGD

Las funcionalidades más habituales que es posible encontrar en un gestor documental son:

Clasificación

Organización por carpetas	El punto de partida que todos conocemos.
Categorías documentales	Clasifica la documentación según su tipo, además de la carpeta donde se encuentra.
Taxonomía y metadatos	Una ficha de información que acompaña al documento.
Base de datos relacional e integridad referencial	Permite conectar documentos entre sí y establecer reglas para hacerlo.

Workflow

Gestión de flujos de trabajo	Controla el estado en el que está cada documento dentro de su proceso.

Seguridad de la información

Seguridad y permisos	Configurar qué puede hacer cada usuario con cada tipo de documento y en qué carpetas.
Control de versiones y control de cambios	Consultar los cambios que ha sufrido un documento a lo largo del tiempo.
Trazabilidad	Consultar el histórico de acciones sobre cualquier documento, permitiendo así, saber quién y cuándo hizo qué.
Intercambio seguro de archivos	Una forma de que clientes y colaboradores puedan descargar y subir sus documentos de forma segura, mejor que por email.

Trabajo en equipo

Funciones de colaboración	Crea comentarios, recordatorios y tareas para tu equipo

Cumplimiento y Legal

Firma electrónica	Envíar un documento para que lo firme otra persona desde su dispositivo.
Retención documental	Permite guardar los documentos sólo el tiempo necesario y programar su destrucción automática cuando se cumplan algunas condiciones.

Automatización

Inteligencia Artificial	Resumir contenidos, extraer datos de los documentos, clasificarlos automáticamente, comprobar si cumplen criterios.
Creación automática de Documentos	Crear un documento nuevo en base a una plantilla y sus metadatos.
Escaneo de buzones de email	Permite que el SGD importe automáticamente los anexos de los emails enviados a algunas direciones.
Envío automático de emails	Crea y envía correos electrónicos, SMS o notificaciones en base a plantillas cuando llega el momento adecuado en el flujo de trabajo.
Extracción de datos y Clasificación mediante OCR	Permite que el SGD extraiga metadatos de la imagen de un documento, ya sea escaneado o de origen digital (PDF), y que sea capaz de detectar su categoría.

Recuperación y consulta

Búsqueda	Encuentra un documento como encontrarías una página web.
Consultas definidas por el usuario	Crea informes que muestren las columnas necesarias tras preguntar los parámetros adecuados y que además, puedas exportar a Excel.
Búsqueda en Contenido	También conocido como FTS (Full Text Search). El SGD abre los documentos, los lee e indexa sus palabras. Como consecuencia, permite hacer búsquedas en su contenido.
Reporting y Dashboard	Muestra un cuadro de mandos con estadísticas e información gráfica de los distintos procesos.

Recogida de información

Formularios web	Permiten solicitar información de terceros enviando un enlace. Este da acceso a un formulario que, además, se puede cumplimentar desde cualquier dispositivo.

Integración

Plugins listos para usar	Conexiones con otras herramientas y aplicaciones (ERP, CRM, etc.) que vienen de serie en el SGD.
Conectores vía API	Conexiones con otras herramientas y aplicaciones que requieren un desarrollo informático.

Puedes obtener una descripción detallada de cada una de estas funcionalidades aquí, incluyendo, además, ilustraciones descriptivas.

Beneficios de un Sistema de Gestión Documental

Un SGD puede generar una serie de beneficios para la empresa. Algunos de los más importantes son:

Ahorro de tiempo y aumento de productividad

Al contar con un SGD, los empleados de la empresa pueden acceder a los documentos de forma rápida y sencilla. En consecuencia, se reduce el tiempo que se tarda en buscar y recuperar información, lo que a su vez reduce el coste y aumenta la productividad.

Además, un SGD puede automatizar cada vez más tareas repetitivas, como la creación de documentos, el envío de correos o la adquisición e introducción manual de datos, lo que libera tiempo para tareas más importantes.

Mejora en la seguridad de la información

Un SGD puede incluir medidas de seguridad para proteger la información de la empresa como por ejemplo, el control de acceso, seguimiento de cambios, registro de actividad y cifrado de la información.

Cumplimiento de normas y regulaciones

Un SGD puede ayudar también a la empresa, a cumplir con normas y regulaciones relacionadas con el manejo de información. Por ejemplo, el Reglamento General de Protección de Datos exige que las empresas tomen medidas adecuadas para proteger la información de caracter personal que tratan.

Cómo implementar un Sistema de Gestión Documental

La implementación de un SGD requiere de una planificación adecuada. A continuación, se presentan los pasos recomendados a nivel general para implementar un SGD en una empresa:

Paso 1: Identificar las necesidades de la empresa

Antes de implementar un SGD, es importante identificar las necesidades de la empresa en relación al manejo de documentos. Esto incluye identificar los tipos de documentos que se manejan, los procesos que se siguen y los problemas que estos presentan.

Paso 2: Selección de una solución de SGD

Una vez que se han identificado las necesidades de la empresa, es necesario seleccionar una solución de SGD que se adapte a ellas. Es importante considerar factores como el tamaño de la empresa, la complejidad de los procesos, el presupuesto y la compatibilidad con otros sistemas que se utilizan en la organización.

Paso 3: Organización de los procesos documentales

Esto puede incluir revisar la gestión interna de la empresa en relación a sus documentos. Puede ser un buen momento para optimizar y mejorar estos procesos, eliminando etapas innecesarias también conocidas como»desperdicio» (waste). También es una ocasión perfecta para crear procesos nuevos para flujos de trabajo que no estaban normalizados hasta la fecha.

Paso 4: Configuración del SGD

Una vez que los procesos documentales se han definido, es necesario configurar el SGD para que los implemente de forma adecuada. Deben configurarse los permisos de acceso, la definición de flujos de trabajo y también, la configuración de las medidas de seguridad. En muchas ocasiones, el fabricante del software podrá proporcionar ayuda en este paso mediante servicios de formación, consultoría y parametrización.

Paso 5: Capacitación a los empleados

Una vez que el SGD ha sido configurado, es importante capacitar a los empleados de la empresa en su uso. Esto incluye explicar cómo funciona el sistema, cómo buscar y recuperar documentos y cómo utilizar las diferentes herramientas que ofrece el SGD.

Paso 6: Digitalización de los documentos y metadatos

Es realmente el kick off del proyecto.

Aunque el ahorro de tiempo a nivel general utilizando un SGD sea evidente, ya sea de golpe, o en el día a día, es necesario comenzar a digitalizar los documentos junto a su información clave (metadatos) en el SGD, algo que antes no se hacía.

Esto puede suponer una diferencia respecto a la forma de trabajo anterior, en la que los documentos se guardaban en cualquier lugar.

«Es posible que algunas personas tarden más que antes en hacer algunas tareas, ya que ahora tienen que introducir datos adicionales»

Aunque resulte paradójico, es posible que algunas personas tarden más que antes en hacer algunas tareas, ya que ahora tienen que introducir datos adicionales. El esfuerzo adicional en esta etapa, se ve compensado con creces más adelante, en cada proceso, cuando hay que consumir la información o se pueden automatizar otros pasos.

La digitalización de los documentos se puede hacer manualmente, pero también utilizando un escáner o monitorizando un buzón de correo electrónico automáticamente para adquirir los anexos enviados al mismo.

Es importante asegurarse de que la calidad de la digitalización sea adecuada y que se extraen o digitan sus metadatos correctamente. De este modo se garantiza el ahorro de tiempo en fases posteriores de cada proceso.

Mejores prácticas para el uso de un Sistema de Gestión Documental

Para garantizar que el SGD funcione de forma adecuada y genere los beneficios esperados, es importante seguir algunas mejores prácticas. A continuación, se presentan algunas de ellas:

Definir una política de gestión documental

Es importante definir una política de gestión documental que establezca cómo se deben manejar los documentos en la empresa: la definición de los tipos de documentos, cómo se deben almacenar y qué procesos siguen, cuánto tiempo hay que guardarlos y otras consideraciones de tipo legal o de cumplimiento normativo.

Establecer permisos de acceso

Es importante establecer permisos de acceso adecuados para garantizar que solo los empleados autorizados puedan acceder a los documentos de la empresa. Esto incluye definir permisos por usuario o por grupo de usuarios.

Configurar los flujos de trabajo

Los flujos de trabajo ayudan a automatizar tareas repetitivas, consiguiendo así que los documentos sigan los procesos adecuados en la empresa. Por ello, es importante definir flujos de trabajo que se adapten a los procesos de la empresa y que estén consensuados entre todas las partes implicadas en los mismos.

Realizar copias de seguridad

Es importante realizar copias de seguridad periódicas de los documentos almacenados en el SGD, ya que te aseguras de que, en caso de una falla del sistema o de un desastre natural, se puedan recuperar los documentos de forma rápida y sencilla. En el caso de utilizar un SGD en la nube, esto habitualmente estará incluido en el servicio.

Integración con otros sistemas de la compañía

Una vez el Sistema de Gestión Documental está implantado y funcionando, es un buen momento para conectarlo con otras aplicaciones software como Software de Facturación y Contabilidad (ERP), de Gestión Comercial (ECM), etc.

Esto puede hacerse cada vez más fácilmente utilizando los plugins listos para usar habituales en los SGD, o bien desarrollando conectores a medida. En este último caso, deben vigilarse los costes, o bien acometerse como un desarrollo interno, ya que es por lo general caro.

Problemas típicos en la implantación de un SGD

La implantación de un Sistema de Gestión Documental no es diferente a la de cualquier otro software, y los problemas que pueden surgir tampoco lo són. Aquí van algunos clásicos:

Dimensionar mal el alcance del proyecto

Para elaborar una oferta económica, cualquier proveedor tecnológico de SGD, necesitará una comprensión completa del punto de partida, los pain points a resolver y la complejidad de los mismos. Con esta información se ofrecerán unos servicios de consultoría, parametrización y formación basados en una estimación del proyecto. En ocasiones, se simplifican los requerimientos con objeto de obtener u ofrecer una oferta más económica, dando lugar a un alcance erróneo que aflorará de cualquier modo más adelante.

No designar un responsable interno

La implantación de un SGD en una organización afecta típicamente a varios departamentos. Lo normal es que el proveedor tecnológico del SGD tenga que cumplir requerimientos distintos de todos ellos a lo largo del proyecto. En general, es una mala idea dejar en  manos del proveedor tecnológico la coordinación de estos requisitos. Debe designarse un responsable interno a la organización que recabe todas las solicitudes, las priorice internamente, resuelva los conflictos cuando estos surjan, y actúe como interlocutor único con el proveedor.

Pensar que la automatización es «magia»

Abordar los proyectos de automatización pensando que el resultado va a ser una copia del proceso manual, pero más rápido, es un error. Es importante comprender cómo funciona el SGD y los mecanismos automáticos para crear versiones mejoradas de los procesos manuales que sean más fáciles de automatizar. Este es solo uno de los 10 errores típicos que comenten las compañías cuando automatizan procesos.

Otras denominaciones

La evolución de las herramientas para productividad de empresas a lo largo del tiempo, ha hecho que sean muchas las formas de referirse a un Sistema de Gestión Documental, como consecuencia del crecimiento de sus funcionalidades:

Gestor Documental	O Software de Gestión Documental, es quizá, el nombre más utilizado y está en uso desde que se comenzó a categorizar documentos con software y almacenarlos junto a sus metadatos en la década de los 80.
Software BPM	Software de Gestión de Procesos de Negocio (Business Process Management). Se creó el término cuando los SGD incorporaron características de Workflow para procesos separados, así como la capacidad del propio usuario para definirlos.
Software ECM	Software de Gestión de Contenidos Empresariales (Enterprise Content Management). En un informe de 2002, la consultora americana Gartner, acuñó este término, cuando el software empezó a ser capaz de gestionar varios procesos distintos, y combinar los resultados de unos con otros.
Software CSP	Plataforma de Servicios de Contenido (Content Service Platform). En 2016, Gartner volvió a sugerir un cambio de nombre para reflejar el cada vez más frecuente uso de varias herramientas conectadas en lugar de una principal, con la consiguiente proliferación de integraciones, conectores y plugins.

Con independencia del término utilizado, los Sistemas de Gestión Documental han ido evolucionando a lo largo del tiempo para mantenerse en el mercado, gracias a la incorporación de las funcionalidades descritas.

Conclusión

Un Sistema de Gestión Documental es una herramienta esencial para el manejo eficiente de los documentos en una empresa. Su implementación puede generar una serie de beneficios, como el ahorro de tiempo, la reducción de costos y la mejora en la seguridad de la información.

Para garantizar que el SGD funcione de forma adecuada en una empresa, es importante, primero, seguir los pasos necesarios, preparar los documentos y procesos de forma adecuada, y finalmente, configurar el sistema. También es importante seguir las mejores prácticas para garantizar el uso adecuado del SGD y maximizar sus beneficios.

La implementación de un Sistema de Gestión Documental puede ser una inversión valiosa para cualquier empresa, ya que mejora la eficiencia en el manejo de documentos y protege la información de forma adecuada. Además, siguiendo las mejores prácticas, se puede maximizar la probabilidad de que el SGD funcione de forma adecuada y genere los beneficios esperados.

Preguntas Frecuentes

1. ¿Qué es un Sistema de Gestión Documental?

Un Sistema de Gestión Documental es una herramienta que permite el manejo eficiente y organizado de los documentos en una empresa. También permite digitalizar, almacenar y recuperar documentos de forma rápida y sencilla.

2. ¿Qué beneficios ofrece la implementación de un SGD?

La implementación de un Sistema de Gestión Documental puede generar una serie de beneficios, como el ahorro de tiempo en la búsqueda y recuperación de documentos, la reducción de costos en el almacenamiento de papel y la mejora en la seguridad de la información.

3. ¿Qué pasos son necesarios para implementar un SGD?

A la hora de implementar un SGD, es necesario seguir los siguientes pasos: la evaluación de las necesidades de la empresa, la selección del sistema adecuado, la organización de los procesos documentales, la configuración del sistema, la capacitación de los empleados y la digitalización de los documentos y metadatos.

4. ¿Cuáles son las mejores prácticas para el uso de un SGD?

Algunas de las mejores prácticas para el uso de un Sistema de Gestión Documental incluyen, por ejemplo, la definición de una política de gestión documental, el establecimiento de permisos de acceso adecuados, la definición de flujos de trabajo efectivos y la realización de copias de seguridad periódicas.

5. ¿Cómo puedo elegir el sistema de gestión documental adecuado para mi empresa?

Para elegir el sistema de gestión documental adecuado para tu empresa, es importante evaluar las necesidades de la empresa y cotejarlas con la lista de funcionalidades de Gestión Documental del SGD elegido, teniendo así, toda la información necesaria disponible. También hay que considerar el presupuesto disponible y la compatibilidad con otros sistemas de la empresa. Por eso, es recomendable comparar diferentes opciones antes de tomar una decisión final.