En la universidad tuve un profesor que decía El trabajo de los informáticos consiste en coger cosas sencillas, ponerles nombres complicados y venderlas más caras. Pues bien, hoy voy a tratar de explicar qué es el Software ECM de forma que me entienda todo el mundo, y sin subirle el precio.

Aunque si ya te sabes la teoría, puedes probar nuestro Software ECM de forma gratuita durante 30 días ahora mismo.

 

¿Qué es un Software ECM?

Vamos al lío. Un Software ECM (Enterprise Content Management) o Gestor de Contenidos Empresariales es una herramienta diseñada para organizar el contenido, automatizar los procesos y gestionar la información de un negocio de una forma rápida y eficaz. Los ECM son una evolución de los Gestores Documentales tradicionales.

 

10 funciones clave que un Software ECM puede hacer por ti

Ahora que ya sabes qué significan las siglas ECM, es el momento de conocer qué funcionalidades tiene este tipo de software, para saber si es la herramienta que realmente necesita tu equipo.

 

1. Organizar todas las tareas

Hablamos de tener un apartado del programa donde tenerlas en una lista y donde todo el mundo pueda ir a buscarlas. Por ejemplo, la gestión de ofertas comerciales en un botón, las solicitudes de vacaciones de empleados en otro botón o la firma de contratos en otro botón (estas tres son sólo un ejemplo, hay infinitas).

 

2. Guardar juntos los archivos relativos a una tarea y compartirlos con personas internas o externas

Más allá del típico sistema de carpetas, (que también tiene) podrás vincular archivos a una tarea concreta, crear un portal web en el que tus clientes o proveedores puedan cargar y descargar archivos de forma segura. También podrás crear links de descarga al estilo de otras herramientas como WeTransfer, YouSendIT o HighTail, pero manteniendo el control de los links creados, lo cual es muy útil de cara al RGPD .

 

3. Crear una «ficha» o registro con los campos más importantes de cada tipo de tarea

Tú dices cuáles son esos campos (nombre del cliente, departamento, fecha de presentación, etc.). Esa ficha puede editarse, cambiarse o eliminarse según haga falta, como lo haces por ejemplo con un contacto del móvil. También puedes alterar la ficha en cualquier momento para añadir o quitar campos. El sistema guarda una base de datos de esas fichas. El nombre técnico de esos campos es Metadatos.

 

4. Buscar al estilo Google por cualquiera de los campos de la ficha anterior

Como decía, puedes buscar por cualquier campo de la ficha anterior para localizar una tarea rápidamente como buscarías una página web en Google. Por ejemplo «Oferta Aceptada Contoso 2021» debería sacarte todas las ofertas aceptadas del cliente «Contoso» creadas en el año 2021.

 

5. Permitir que las personas responsables de la misma tarea tengan una forma de colaboración mejor que el email

Esto es muy parecido a una red social. Básicamente, igual que comentas en Facebook o Twitter sobre una publicación, el software ECM te dejará crear comentarios y alertas sobre una tarea para que otros usuarios los lean en el móvil o en el propio Software ECM. Además, serán advertidos por mail o con una alerta de nueva notificación. Por ejemplo, Menganito te ha dejado un mensaje en la tarea X.

 

6. Definir los pasos de una tarea con todas sus variantes utilizando un esquema gráfico sencillo

Esto tiene el nombre técnico de Gestión de Flujos de Trabajo, Gestión de Procesos o Workflow.

Yo suelo utilizar este símil: Si un amigo te pregunta en un bar cómo trabajas y tienes a mano una servilleta y un bolígrafo, le haces un esquema sencillo de los pasos que seguís en tu equipo sobre lo que pasa cuando se avanza y las posibles opciones.

Bien, el software ECM te deja crear ese dibujo, y lo que es más importante, ¡se encarga de que los pasos dibujados se sigan! Es decir, cuando trabajas con el programa ECM delante creando ofertas, si el primer paso es «Oferta en creación», tú creas la oferta en Word. Cuando has acabado le das a un botón y el programa ECM cambia el estado de esa tarea y la establece en «Oferta lista para revisar». Es mucho más fácil verlo que contarlo.

 

7. Avisar a cada persona del equipo cuando llega su turno en la tarea

Siguiendo con el ejemplo anterior, cuando has terminado de crear el documento de oferta, cambias de estado (avanzas por el proceso) y el Software ECM enviará un email a tu compañero encargado de revisarla, y si tu compañero da el ok, el Software ECM enviará un email al cliente con la oferta adjunta del tipo Adjuntamos su oferta solicitada, no responda a este correo.

 

8. Normalizar la documentación y los emails utilizados en la tarea mediante plantillas

Gracias a esto, no tendrás que copiar y pegar el archivo que utilizaste la última vez y revisarlo haciendo cambios. Es mucho mejor cargar una plantilla de Word al software ECM y escribir unas etiquetas que serán automáticamente completadas por el programa con los valores de los campos de la tarea (los metadatos).

Del mismo modo, también permite crear las plantillas de emails que se utilizan en la ventaja anterior (la núm. 7), ya que esos emails pueden llegar a los clientes y ahorran mucho tiempo cuando tienen un aspecto cuidado, corporativo y profesional.

 

9. Programar y automatizar (sin ser informático) las acciones repetitivas de la tarea que un ordenador puede hacer por ti

Veamos unos ejemplos:

Convertir el documento de la oferta a PDF y firmarlo digitalmente antes de enviarlo, controlar las versiones de cada documento, avisar al comercial de que actualice el estado de la oferta (de que llame para preguntar al cliente) cuando esta lleve más de 7 días en el estado «Enviada a cliente», mover la oferta a «Rechazada« si esta está 30 días en el estado «Enviada a cliente«, enviar a administración la información de todas las ofertas aceptadas el día 1 de cada mes, enviar al cliente un email diciendo que hemos recibido su pago, etc.

 

10. Controlar que solo las personas encargadas de cada paso de la tarea puedan ver todo lo anterior y ejecutar las acciones pertinentes

Es decir, que por error no pueda venir alguien no autorizado de otro departamento y cambiar de estado una oferta o descargar información que no deba. Esto se llama gestión de usuarios, grupos y permisos. Es una tarea algo tediosa pero que sólo se necesita hacer una vez y te permite dormir mucho más tranquilo.

Además el Software ECM guardará un registro de cada acceso, carga, descarga, mensaje o cambio de estado que los usuarios realicen, permitiéndote auditar y trazar las acciones que se han realizado en caso de incidencia o necesidad.

 

 

Si has llegado hasta aquí significa que ya conoces todo lo que un Software ECM puede hacer por ti, pero si quieres saber cómo implementar esta herramienta en tu empresa, te recomiendo que no te pierdas el post en el que te damos 5 tips para implementar tu Software de Gestión Documental.

Además, también te recomendamos que compares y descubras lo que opinan nuestros clientes de nuestro Software ECM aquí.

 

Ahora sí, es el momento de probarlo por ti mismo. Empieza a experimentar de forma gratuita durante 30 días cómo puede ayudar esta herramienta a tu equipo.

Si lo prefieres, también puedes consultar nuestros tutoriales sobre la herramienta o contactar con nuestro equipo de expertos si necesitas atención personalizada.

 

Empieza ahora la prueba gratuita

Pruébalo 30 días gratis con todas sus funcionalidades

Probar gratis