Las Tablas de Retención Documental (TRD) son un instrumento archivístico definido por La norma ISAD-G (Norma Internacional de Descripción Archivística) que sirve para controlar el ciclo de vida de los documentos en una organización.

1. Comprendiendo las Tablas de Retención Documental

La actividad empresarial genera diferentes documentos en el día a día: facturas, contratos, actas, etc. Estos son creados, utilizados y posteriormente almacenados o destruidos, pero ¿cuánto tiempo debemos conservar cada tipo de documento?. La práctica documental aconseja separar los documentos en los archivos de gestión, central e histórico, según su categoría y la necesidad que existe de conservarlos. ¿Cómo podemos resolver todas estas necesidades?

Para poder implementar con éxito una Tabla de Retención Documental, se debe elaborar un Cuadro de Clasificación Documental (CCD) que permita identificar unívocamente la categoría o tipo de cada documento. También se debe valorar la importancia de cada uno de esos tipos de documento para la actividad de la organización mediante una Tabla de Valoración Documental (TVD) y finalmente definir los tiempos de conservación de cada documento, tanto en formato físico como electrónico y lo que ocurre al final de su ciclo de vida en lo que se llama la Tabla de Retención Documental (TRD).

2. La mejor solución:  Un Software de Gestión Documental

Llevar el registro de los tiempos de archivo de cada tipo de documento, los cambios de estado y el  momento adecuado para eliminar definitivamente cada archivo de forma manual, puede ser una tarea extremadamente laboriosa.

Si Ud. necesita gestionar las Tablas de Retención Documental de su organización, la mejor forma de hacerlo es utilizando un Software de Gestión Documental

Puede probar el Software de Gestión Documental Docuo durante 30 días de forma gratuita utilizando el siguiente enlace:

Un gestor documental (o software ECM como también se ha llamado recientemente) cubre todas las necesidades técnicas para solucionar este problema: almacenamiento en la nube, organización del flujo de trabajo para los cambios de archivo, formas de compartir archivos entre los diferentes usuarios y muchas otras características propias de un software para la gestión de documentos. La gestión manual de Tablas de Retención Documental, aunque es posible está quedando en desuso por laboriosa.

3. Ya tengo el software, ¿cómo gestiono mis Tablas de Retención Documental?

Hemos preparado un video en el que explicamos con más detalle qué son las Tablas de Retención Documental y cómo gestionarlas con nuestro Software de Gestión Documental Docuo:

El vídeo tiene dos partes, una primera explicación teórica acerca del concepto de las Tablas de Retención Documental y otra práctica en la que explicamos con ejemplos cómo configurar el Software de Gestión Documental Docuo para gestionarlas. Jorge Ramírez, Socio Director de R2 Sistemas y Arturo Galindo CEO de la consultora colombiana Conec7a, hablan sobre las Tablas de Retención Documental, el marco legal colombiano para su aplicación y llevan a cabo una demostración sobre cómo gestionar TRDs utilizando el software de gestión documental Docuo.

4. ¿Por qué necesito implementar una Tabla de Retención Documental?

Muchos países como Colombia, han introducido en su marco legal la obligación de cumplir con Tablas de Retención Documental definidas por el estado para todas las organizaciones públicas y aquellas privadas que cumplen funciones públicas.

Más allá de la necesidad legal del caso anterior, implementar una tabla de retención documental puede traer muchos beneficios a su organización, en concreto todos los derivados de la implementación de un gestor documental: Técnicas de gestión de documentos, control de flujos de trabajo, formas seguras de compartir archivos y almacenamiento en la nube según los más avanzados estándares de privacidad.

Docuo es un gestor documental en la nube especializado en la gestión del ciclo de vida de los documentos para cada tipo de archivo y por tanto una herramienta especializada para la gestión de Tablas de Retención Documental.

5. ¿Podéis ayudarme a implementar mi Tabla de Retención Documental con Docuo?

Si. Docuo está pensado para que puedas aprender a usarlo por tus propios medios mediante tutoriales en video y la documentación del producto en línea, pero disponemos de servicios de consultoría para ayudarte a implementar una Tabla de Retención Documental con Docuo. Estos servicios están disponibles únicamente para clientes de Docuo. Si ya eres cliente puedes solicitar un sprint de consultoría mediante un ticket de soporte.

 

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