¿Qué es el Software CSP? – Plataforma de Servicios de Contenido

Las Plataformas de Servicios de Contenido (del inglés Content Service Platforms o CSP) son herramientas Software que gestionan los contenidos (archivos, datos y cualquier otra información relativa al flujo de trabajo) que dan soporte a los procesos de una organización.

Las actuales CSP son la evolución de una familia software que se ha denominado de cuatro formas distintas a lo largo de los años: Primero  fueron los Gestores Documentales, después las Herramientas de Workflow, luego los Gestores de Contenidos Empresariales (Software ECM) y finalmente las Plataformas de Servicios de Contenido (Software CSP).

No obstante, toda la familia sigue siendo denominada a menudo como Gestores Documentales o Sistemas de Gestión Documental.

¿Qué beneficios aporta una Plataforma de Servicios de Contenido?

Un Software CSP facilita a los equipos el trabajo diario y la toma de decisiones, a través del consumo de la información empresarial que la plataforma almacena de forma rápida y ágil.

Además automatiza una parte importante de los procesos ahorrando tiempo e incrementando la productividad.

También combina la información resultante de los diferentes flujos de trabajo y la ofrece para ser consumida por otras plataformas.

¿En qué se diferencia un Software CSP de un Software ECM?

A diferencia de herramientas de generaciones anteriores como el Software ECM o los Gestores Documentales clásicos, las plataformas CSP, ponen a disposición de otros sistemas software toda la información de manera sencilla para que sea utilizada de forma externa a la plataforma mediante integraciones, plugins y conectores.

A diferencia de un Software ECM, un Software CSP tiene implementadas de forma nativa funcionalidades de integración con otros sistemas: Integraciones, Plugins y Conectores.

Aunque las herramientas ECM ya tenían alguna capacidad de integración, en el Software CSP esto se ha vuelto una funcionalidad mucho más desarrollada.

Las 9 Capacidades críticas (ahora 10) de un Sofware CSP

Más allá de las funcionalidades que todo Gestor Documental tiene, la consultora americana Gartner ha  ha definido recientemente las 9 capacidades críticas que deben exigirse a una herramienta de este tipo para considerarla una Plataforma de Servicios de Contenido:

1. Gestión de archivos

La gestión de documentos, archivos y registros son las características que permiten a una empresa mantener la organización empresarial y cumplir con la normativa reglamentaria. También debe incluir la certificación con normas internacionales y controles formales para conservar de contenidos a largo plazo.

2. Inteligencia de contenido

Es el conjunto de capacidades que permite clasificar los contenidos, visualizarlos digitalmente y consultarlos en un lenguaje natural para conseguir una exploración del contenido más efectiva sin necesidad de una intervención manual excesiva.

3. Inteligencia de productividad

Se basa en la tecnología de gráficos para identificar procesos de trabajo similares y crear patrones, de forma que la herramienta pueda sugerir o enviar contenidos a los usuarios de forma proactiva. Además, las capacidades avanzadas permiten vincular el contenido a través de archivos, sitios y conversaciones según los temas o puntos comunes de forma automática.

4. Automatización de procesos

La característica principal de los flujos de trabajo consiste en asignar tareas a diferentes usuarios en diferentes puntos del proceso de forma automática, además de configurar los avisos de cambios de estado de las tareas también automáticamente. Las características más avanzadas permiten a los usuarios autorizados crear flujos e interfaces de usuario, a través de formularios, para que los usuarios finales los utilicen durante sus procesos empresariales.

5. Inteligencia de seguridad

Los controles de seguridad y privacidad proporcionan a la empresa un acceso basado en roles a través de una variedad de puntos finales. Las capacidades avanzadas identifican, clasifican y controlan proactivamente el contenido sensible.

6. APIs abiertas

Las APIs REST exponen servicios de contenido para que los desarrolladores los llamen como parte de los esfuerzos de desarrollo de aplicaciones. Además, la documentación para desarrolladores y la funcionalidad de bajo código se consideran parte de esta capacidad.

7. Federación

Hablamos de la capacidad de ampliar los servicios de contenido, como la seguridad, búsqueda y gestión de archivos, a sistemas de contenido externos a través de conectores preconfigurados: Conectores con Microsoft SharePoint para consolidación de documentos y Directorio Activo para autenticación de usuarios son algunos ejemplos de esta capacidad.

8. Conectores NWN

Los conectores del nuevo núcleo de trabajo (NWN) cubren la amplitud y profundidad de la integración del CSP en aplicaciones de productividad. Destacamos las de colaboración en los flujos de trabajo, las soluciones de reuniones como Microsoft Teams, el email y el calendario, gestión del trabajo colaborativo y las herramientas de colaboración de contenidos.

9. Conectores de Apps empresariales

Los conectores de aplicaciones empresariales se centran en la amplitud y profundidad de la integración del CSP con las aplicaciones de las líneas de negocio. Entre ellas se encuentran la planificación de recursos empresariales, la gestión de las relaciones con los clientes y la de recursos humanos.

10. Inteligencia Artificial

El reciente avance de los sistemas de Inteligencia Artificial han vuelto esta característica una nueva capacidad crítica en este tipo de software. La IA puede tomar decisiones, hacer resúmenes, extraer datos o generar textos de diferente índole, todo ello de forma integrada en los flujos de trabajo de la Plataforma de Servicios de Contenido.