Descubre las 9 funciones clave de un Software CSP

Las Plataformas de Servicios de Contenidos (del inglés Content Service Platforms o CSP) son herramientas Software que gestionan el contenido empresarial de forma digital con el objetivo de hacer un uso de los datos más efectivo y conseguir un acceso y mantenimiento de los mismos mejor organizado.

Por lo tanto, un Software CSP facilita a los líderes la toma de decisiones a través del consumo de la información empresarial que la plataforma almacena de forma rápida y ágil.

Su mercado se encuentra en constante evolución y actualmente se centra en la automatización de procesos y la gestión de la información. Aunque donde han marcado la diferencia es en las áreas de inteligencia de contenidos, productividad, seguridad y federación.

Las actuales Plataformas de Servicios de Contenidos (CSP) son la evolución de una familia de software que se ha denominado de muchas formas a lo largo de los años: Primero  fueron los Gestores Documentales, después los Gestores de Contenidos Empresariales (Software ECM) y finalmente las Plataformas de Servicios de Contenidos (Content Service Platforms o CSP).

Aunque muchas de las finalidades se han mantenido constantes, aspectos como la arquitectura compatible con la nube y la integración con otras herramientas, estas han cobrado más importancia con los años, hasta el punto de hacer cambiar el nombre de esta categoría de software.

 

Las características de un Software CSP son las siguientes:

  • Arquitectura escalable a la nube: Es la capacidad de que los datos residan total o parcialmente en servidores del proveedor accesibles desde Internet y sean transferidos a entornos locales cuando sea necesario. El software CSP proporciona una conectividad completa con un amplio ecosistema de proveedores, socios y clientes de almacenamiento.
  • Protección: La posibilidad de configurar controles flexibles e inteligentes de gobierno de la información, acceso, seguridad y privacidad. Esto es esencial para operar en una actualidad en la que cada vez hay más amenazas y exigencias normativas.
  • Resultados rápidos: Se trata de la rapidez para aportar valor empresarial a través de aplicaciones preconstruidas y diseñadas para resolver casos de uso específicos. Estos módulos deben poder ser utilizados rápidamente y sin parametrizaciones previas, para luego ser mejoradas con refinamientos progresivos.
  • El usuario como centro: Cuenta con una experiencia de uso basada en el usuario, para impulsar la adopción y obtener los beneficios esperados de esta tecnología, gracias a la movilidad integrada y la coherencia entre dispositivos.
  • Inteligencia: El aprendizaje automático y las redes neuronales profundas han permitido innovaciones para los sistemas ricos en contenido, específicamente en la clasificación, productividad y automatización.

 

¿Cómo elegir el CSP adecuado?

CSP es una denominación bastante amplia. Muchas plataformas entran en esta categoría, desde Microsoft 365 a CSPs verticales para industrias muy concretas. A la hora de seleccionar un Software CSP, debes tener en cuenta el caso de uso y las capacidades críticas del mismo, para comprobar si realmente se adapta a tus necesidades empresariales.

División de las Plataformas de Servicios de Contenido por caso de uso:
  • Transformación digital del negocio
  • Servicios de contenido de oficina en la nube
  • Consolidación de contenidos
  • Gobierno de la información
  • Automatización de contenidos y procesos

En Docuo nos centramos en el caso de uso de Automatización de Contenidos y Procesos, el cual se basa en crear y gestionar de forma automática los documentos y flujos de trabajo de la empresa, ahorrando así tiempo y esfuerzos innecesarios.

Por ello, si este es tu caso de uso te recomendamos probar nuestra Plataforma de Servicios de Contenido durante 30 días de forma gratuita. 

 

 

9 funciones clave

Una vez tengas claro tu caso de uso, te recomendamos comprobar que el Software CSP que hayas elegido cumpla con las capacidades críticas seleccionadas por Gartner:

 

1. Gestión de archivos

La gestión de documentos, archivos y registros son las características que permiten a una empresa mantener la organización empresarial y cumplir con la normativa reglamentaria. También debe incluir la certificación con normas internacionales y controles formales para conservar de contenidos a largo plazo.

 

2. Inteligencia de contenido

Es el conjunto de capacidades que permite clasificar los contenidos, visualizarlos digitalmente y consultarlos en un lenguaje natural para conseguir una exploración del contenido más efectiva sin necesidad de una intervención manual excesiva.

 

3. Inteligencia de productividad  

Se basa en la tecnología de gráficos para identificar procesos de trabajo similares y crear patrones, de forma que la herramienta pueda sugerir o enviar contenidos a los usuarios de forma proactiva. Además, las capacidades avanzadas permiten vincular el contenido a través de archivos, sitios y conversaciones según los temas o puntos comunes de forma automática.

 

4. Automatización de procesos

La característica principal de los flujos de trabajo consiste en asignar tareas a diferentes usuarios en diferentes puntos del proceso de forma automática, además de configurar los avisos de cambios de estado de las tareas también automáticamente. Las características más avanzadas permiten a los usuarios autorizados crear flujos e interfaces de usuario, a través de formularios, para que los usuarios finales los utilicen durante sus procesos empresariales.

 

5. Inteligencia de seguridad

Los controles de seguridad y privacidad proporcionan a la empresa un acceso basado en roles a través de una variedad de puntos finales. Las capacidades avanzadas identifican, clasifican y controlan proactivamente el contenido sensible.

 

6. APIs abiertas

Las APIs REST exponen servicios de contenido para que los desarrolladores los llamen como parte de los esfuerzos de desarrollo de aplicaciones. Además, la documentación para desarrolladores y la funcionalidad de bajo código se consideran parte de esta capacidad.

 

7. Federación

Hablamos de la capacidad de ampliar los servicios de contenido, como la seguridad, búsqueda y gestión de archivos, a sistemas de contenido externos a través de conectores preconfigurados: Conectores con Microsoft SharePoint para consolidación de documentos y Directorio Activo para autenticación de usuarios son algunos ejemplos de esta capacidad.

 

8. Conectores NWN

Los conectores del nuevo núcleo de trabajo (NWN) cubren la amplitud y profundidad de la integración del CSP en aplicaciones de productividad. Destacamos las de colaboración en los flujos de trabajo, las soluciones de reuniones como Microsoft Teams, el email y el calendario, gestión del trabajo colaborativo y las herramientas de colaboración de contenidos.

 

9. Conectores de Apps empresariales

Los conectores de aplicaciones empresariales se centran en la amplitud y profundidad de la integración del CSP con las aplicaciones de las líneas de negocio. Entre ellas se encuentran la planificación de recursos empresariales, la gestión de las relaciones con los clientes y la de recursos humanos.

 

Ahora que ya conoces las funciones claves y los casos de uso a tener en cuenta a la hora de elegir un Software CSP, te recomendamos Docuo, el Gestor Documental que no solo es útil para el caso de uso de automatización de contenidos y procesos, sino que también se adapta a las necesidades de cada empresa.

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