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¿Qué es un CLM o Software de Gestión de Contratos?
La Gestión del Ciclo de Vida de los Contratos (CLM) sigue siendo una inversión tecnológica de alta prioridad para las medianas y grandes empresas. De hecho, un estudio realizado por Gartner indica que el número de empresas interesadas en adquirir un CLM ha aumentado en un 40% durante el último año.
Por ello, actualmente existe una gran oferta ya que los proveedores de CLM están mejorando sus productos para permitir un mejor soporte del ciclo de vida en los procesos legales. Uno de los beneficios más claros que se obtienen es la creación de una Fuente Única de la Verdad para los contratos de la empresa, la cual funciona como un almacén centralizado que servirá como lugar de referencia, tanto de consulta como de trabajo, para todo el equipo.
Además, la incorporación de nuevas tecnologías emergentes (inteligencia artificial, blockchain, firma digital) en la gestión de contratos ha impulsado aún más la saturación de este mercado, por lo que enfrentarse a la elección del CLM que realmente necesitas puede que no sea una tarea fácil.
¿Porqué los Departamentos Legales necesitan un CLM?
Una de las principales funciones del departamento legal de una empresa se basa en recibir solicitudes del resto de la organización referentes a procesos de contratación.
En cuanto a sus responsabilidades clave, sin duda son la revisión, negociación y aprobación de estos contratos, así como la creación de los mismos con sus respectivas cláusulas desde las diversas plantillas que utilizan. También es parte de su competencia gestionar el almacenamiento, la conservación de registros y la terminación o renovación de los documentos contractuales. Se espera de ellos que la búsqueda de contratos en vigor o históricos no sea un problema y que dispongan de una organización óptima.
La situación se complica cuando el equipo no cuenta con las herramientas adecuadas para realizar todas las funciones anteriores, por lo que el departamento legal puede llegar a un estado de saturación y desorganización con consecuencias graves como olvidar fechas clave o perder documentos importantes.
Por lo tanto, contar con un software de Gestión de Contratos es la solución para agilizar los procesos legales a través de la automatización de los mismos.
¿Cómo elegir el CLM que mi equipo necesita?
Actualmente existen diferentes opciones de proveedores de CLM, pero ¿sabes realmente cuál es el que mejor se ajusta a las necesidades de tu equipo legal?
Revisa todas las capacidades que a continuación vamos a desarrollar y detecta cuáles son necesarias y cuáles no para impulsar tu departamento hacia la agilidad.
Capacidades de un Software de Gestión de Contratos.
1. Configuración y mantenimiento de la aplicación
Esta funcionalidad se basa en la creación y gestión de la biblioteca de cláusulas, plantillas de contratos y generar alertas y recordatorios que avisen de forma automática a las partes interesadas de fechas clave, incluido el vencimiento y las obligaciones específicas de un contrato. También se centra en la gestión de excepciones, derechos de acceso y configuración de flujos de trabajo. Además de todo lo anterior, podrás crear y mantener versiones actuales de plantillas de contratos por categoría.
2. Solicitar un contrato
Podrás utilizar un portal o formulario web para que los usuarios de tu empresa puedan solicitar una revisión del contrato o la creación de un nuevo contrato.
3. Creación de un contrato
Esta funcionalidad de generación de documentos incluye la creación de los propios contratos, así como de las cláusulas necesarias. Además, debe contar con o integrarse con una herramienta de procesamiento de textos, una utilidad de importación y la posibilidad de establecer relaciones de acuerdo.
4. Flujo de trabajo de negociación y aprobación
Con esta capacidad, podrás comparar documentos, gestionar aprobaciones de forma automática y mantener los registros de auditoría de auditoría y control de versiones durante todo el proceso de negociación del contrato. El flujo de trabajo de negociación y aprobación incluye muchas más capacidades que facilitan el proceso de acordar los términos y condiciones con un tercero. La negociación, la integración con email y las herramientas de colaboración serán claves para mejorar la facilidad de uso. También cuenta con la capacidad de redactar un documento directamente en tu CLM o a través de plantillas Microsoft 365, gestionar la colaboración con los proveedores y contar con las diferentes opciones de firmas electrónicas.
5. Almacenamiento de contratos
Contarás con un repositorio de contratos, la aplicación de políticas de retención de registros y la integración con el directorio activo.
6. Búsqueda de contratos
Dentro de la búsqueda de contratos, abarca la búsqueda de metadatos, de texto completo del documento, de PDF y archivos adjuntos. Te permite hacer una búsqueda introduciendo una palabra clave para localizar los documentos, tanto a través de los metadatos del contrato, como dentro de los documentos del mismo, contando con el contrato principal y los anexos, independientemente del formato del documento adjunto.
También realiza búsqueda difusa, la cual utiliza una coincidencia aproximada de cadenas que devuelve resultados similares pero no exactamente iguales a los términos buscados. La funcionalidad de búsqueda resaltará dónde se encuentra el término buscado en un registro de contrato.
7. Ejecución de informes estándar
Cuenta con la capacidad de ejecutar informes estándar y personalizados sobre la duración de los ciclos, las obligaciones, el cumplimiento y la gestión de los metadatos en un cuadro de mandos que podrás configurar a tu medida.
8. Analítica avanzada
Podrás revisar y comparar de forma automática los contratos, informes de cumplimiento, puntuación de riesgos e informes financieros. Esta capacidad puede utilizar el aprendizaje automático o el procesamiento del lenguaje natural para obtener resultados.
9. Actualización/renovación de un contrato
Esta capacidad permite gestionar tus flujos de trabajo y mantenimiento de registros para modificaciones de contratos, cambios y control de versiones.
10. Habilitación de flujos de trabajo de ventas
Permite la integración con CRM y aplicaciones de configuración, precio y cotización (CPQ).
11. Habilitación de flujos de trabajo de aprovisionamiento
Permite la integración con aplicaciones de aprovisionamiento estratégico y compras.
12. Habilitación de flujos de trabajo jurídicos
Permite la integración con las aplicaciones de gestión de contratos legales.
Ahora que ya conoces la situación del mercado, las necesidades de un equipo legal y las capacidades de un software de Gestión de Contratos llega el siguiente paso, analizar las que realmente se ajustan a lo que necesitas.
Nuestro equipo de expertos de Docuo te asesorará y ayudará, tanto a elegir el Gestor de Contratos que mejor se ajuste a tu caso de uso, como a configurar tus procesos legales a medida.
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