Software para Presupuestos: la Guía Definitiva
En la actualidad, la creación y seguimiento de los presupuestos comerciales, supone una gran inversión de recursos por parte de las empresas. Esta tarea puede agilizarse con un software para presupuestos, pero vamos por partes.
¿Qué es un presupuesto?
A la hora de hablar de presupuestos, es frecuente confundirse, ya que la palabra presupuesto tiene dos significados diferentes. Vamos a conocerlos.
Presupuesto comercial
Es un documento comercial vinculante, en el que un proveedor comunica a su cliente el precio de un producto o servicio, junto a su alcance, descripción y otros detalles de la contratación.
Los presupuestos pueden ser aceptados por los clientes, típicamente mediante su firma. Ejemplo:
«He llevado el coche al taller y me han dado un presupuesto de 1.200 € por la reparación.»
Son indispensables para que el cliente sepa lo que le va a costar algo antes de contratarlo o comprarlo y que pueda comparar presupuestos de diferentes proveedores.
Presupuesto financiero
Es una herramienta de planificación en la que se reservan diferentes cantidades de dinero para ser empleadas en las distintas categorías de gasto.
Ejemplo:
«Los presupuestos de este año de mi empresa, reservan 12.000 € para marketing y 15.000 € para transporte.»
Son una herramienta para asignar los recursos financieros de una empresa a una tarea específica, sin exceder lo previsto. Los presupuestos suelen crearse al principio de cada año, con una previsión anual.
En este artículo hablaremos de la problemática de la gestión y creación de los presupuestos comerciales (el primer tipo).
Funciones de los presupuestos
Los presupuestos comerciales cumplen diferentes funciones:
- Comunicación de costes. El presupuesto detalla los costes asociados a un producto, trabajo o proyecto. Esto permite al cliente entender qué se incluye y cuánto costará.
- Negociación. En algunos casos, el cliente y la empresa proveedora, deben llegar a acuerdos en cuanto a los costes y los servicios que se ofertan. En esta situación, el presupuesto se convierte en el punto de partida de negociación entre las partes.
- Aprobación del cliente. El presupuesto actúa como un documento formal que requiere la aceptación del cliente. Su firma indica que está conforme con los costes y términos especificados en el presupuesto.
- Inicio de un trabajo. Cuando el cliente firma el documento, la empresa proveedora del producto o servicio tiene que ponerse manos a la obra y planificar su tiempo, en caso de que sea necesario, para comenzar con el trabajo acordado en el presupuesto.
- Registro. Un presupuesto documenta los detalles acordados, proporcionando una referencia para futuras consultas y para resolver cualquier discusión que pueda surgir en cuanto a las condiciones pactadas.
Qué es un Software para Presupuestos y cómo puede ayudar a tu empresa
Un software para presupuestos (o programa para presupuestos) es una herramienta digital diseñada para facilitar la creación, gestión y seguimiento de presupuestos.
En los últimos años, los programas para presupuestos se han vuelto cada vez más necesarios en empresas de cualquier tamaño y sector, ya que consiguen automatizar las partes más tediosas del proceso desde un solo lugar.
Pero, ¿qué otros beneficios tiene para las empresas usar una herramienta de este tipo?
Ahorro de tiempo
Un software de presupuestos es capaz de automatizar cálculos presupuestarios, añadir artículos, tarifas y contactos comerciales a los presupuestos en un clic. Además permite crear el documento para enviar al cliente de forma automática así como registrar los cambios realizados.
Seguimiento en tiempo real
El software permite, de un vistazo, comprobar el estado en el que se encuentran los diferentes presupuestos (en creación, enviado, aceptado, rechazado…). De esta forma, se toman decisiones de manera informada y ágil, se ajustan rápidamente los presupuestos si es necesario y se mantiene al cliente informado en todo momento.
Colaboración
Al ser una herramienta en la que la creación y la gestión de presupuestos está centralizada, la coordinación y comunicación con el resto de los departamentos y equipos, se incrementa notablemente. Además, con los avisos automáticos, no hay que informar a las personas interesadas cada vez que hay un cambio o hay que firmar un presupuesto, ni a tu equipo si es necesario añadir más información, ya que el software lo hace solo.
Funcionalidades de un Software para Presupuestos
Las funcionalidades más habituales con las que cuenta un programa para presupuestos son:
- Creación automática de presupuestos. Una vez que se encuentran dentro de la herramienta todos los datos e información necesarios (tarifas, artículos, servicios etc.), permite crear presupuestos completos PDF en menos de 5 minutos.
- Plantillas personalizadas. Un software permite tener plantillas prediseñadas con los datos y el logotipo de tu empresa, a las que se pueden añadir todos los apartados necesarios en cuestión de segundos.
- Automatizaciones. Aprobación de presupuestos, cálculos de precios, envío de presupuestos a clientes, avisos para fechas límites o pagos etc. Se pueden realizar automatizaciones para todas las partes del proceso.
- Trazabilidad. El histórico de acciones de cualquier presupuesto, permite saber quién y cuándo se han realizado diferentes acciones sobre este.
- Seguridad y permisos. Establece qué persona o grupo de personas pueden acceder o modificar los diferentes presupuestos.
- Firma electrónica. El cliente podrá aceptar el presupuesto desde cualquier dispositivo, y firmarlo con plena validez legal.
Estas funcionalidades permiten a las empresas cerrar ventas con mayor rapidez y agilidad, y realizar el seguimiento de todo el proceso desde un solo lugar.
Desafíos comunes en la implementación de un programa para presupuestos
Es un hecho que desde el minuto 1, un software para presupuestos aporta numerosos beneficios a las empresas, pero si la implementación no se lleva a cabo correctamente, puede causar más de un dolor de cabeza. ¿Cómo se puede evitar esta situación?
No involucrar a todo el equipo
La resistencia al cambio es un desafío muy común al que se enfrentan las empresas cuando tienen que implantar nuevas herramientas y procesos. Ante esta situación, es fundamental que todas las personas involucradas, comprendan el propósito que tiene dicha implementación y los beneficios esperados. Para conseguirlo, es clave la comunicación y proporcionar formación a los trabajadores para que adquieran las habilidades necesarias y así, perder el miedo a lo desconocido.
Dimensionar mal el alcance del proyecto
Antes de implantar un software de presupuestos, el proveedor necesitará conocer cuáles son los desafíos que te han llevado ahí y la complejidad de los mismos. En base a esto, el proveedor desarrollará una oferta específica para tus necesidades. Muchas veces, los requerimientos se simplifican para tener una oferta más económica, dando lugar a un alcance erróneo que puede causar problemas a futuro.
Integración con sistemas existentes
Cuando una empresa está pensando en implantar un programa de presupuestos, es muy común que ya cuenten con otros programas. En estos casos, es importante que el software que se elija se pueda conectar con esos sistemas existentes. De esta forma, no hay porqué renunciar a ninguna herramienta que tu equipo ya conoce y con la que sabe trabajar. Además, en la mayoría de los casos, esta unión de herramientas agiliza todo el proceso de la gestión de presupuestos.
Automatización
La primera idea que se le viene a la cabeza a un equipo que tiene problemas gestionando sus presupuestos, es la automatización: cómo pueden agilizar todo el proceso, qué tareas dejarán de hacer manualmente etc. Sin embargo, es importante comprender que el proceso va a cambiar y que no va a ser una copia del proceso manual. Este es solo uno de los 10 errores típicos que cometen las empresas cuando se trata de automatización.
Cómo elegir el mejor software de presupuestos
Ahora que ya conoces todos los beneficios que puede aportar a tu empresa un software para presupuestos, es hora de elegir el que mejor se adapta a tus necesidades. Para ello, te recomendamos que evalúes lo siguiente.
Las funcionalidades clave
Piensa cuál es el problema que realmente quieres resolver: ¿es la creación de presupuestos únicamente? ¿el caos de tu base de datos? ¿o quieres un programa que te ayude con todo el proceso? Sabiendo eso, busca un software que pueda cumplir con esa tarea, considerando siempre su complejidad y el tamaño de tu empresa. Nuestra recomendación es que la herramienta que elijas sea capaz, si lo necesitas a futuro, de llevar a cabo todo el proceso de la gestión de presupuestos, de principio a fin. De esta forma, si la cantidad de trabajo aumenta, tendrás la opción de gestionar todo tu trabajo en un único lugar.
Facilidad de uso
Opta por un software que sea fácil de usar y que tenga una interfaz intuitiva. Piensa que todas las personas de tu equipo, deben ser capaces de usarlo y sacarle partido. Para ello, te recomendamos que la herramienta sea low-code; de esta forma, sin necesidad código, puedes modificarla y mejorarla a tu gusto.
Escalabilidad
Las necesidades de una empresa son cambiantes en el tiempo, por lo que el software que elijas, debe ser capaz de amoldarse a todos los cambios que experimente tu negocio a medida que se expande.
Adaptado a tus necesidades
En la actualidad, existen muchos productos «terminados» para presupuestos y, aunque esto pueda parecer ventajoso, suelen basarse en generalidades y no se pueden adaptar a tu proceso, lo que, a la larga, puede traer numerosos problemas. Nuestra recomendación es que busques un software que, aunque tenga un punto de partida general, y esté listo para usar enseguida, cuente con un equipo de expertos que conozca tu problema y que te ayude a adaptarlo a tus necesidades, ya que cada empresa y proceso, es un mundo.
Servicio al cliente
Los primeros días con un software para presupuestos, son días de adaptación y pueden surgir numerosas dudas. Para evitar abandonar el programa y perder la inversión realizada, es importante contar con un equipo que te ayude durante todo el proceso. Nuestro consejo es que el proveedor del programa pueda darte formaciones sobre el producto y que tengan una vía por la que seguir en contacto con ellos, siempre que lo necesites.
Actualizaciones y desarrollo continuo
Asegúrate de que el proveedor del software ofrezca actualizaciones regulares y muestre un compromiso con el desarrollo continuo. Esto garantiza que el programa evolucione con las cambiantes necesidades del mercado y las demandas de los usuarios.
Conclusión
Un software para presupuestos no es simplemente una herramienta tecnológica: es un aliado estratégico en la gestión financiera. Al adoptar esta solución, las empresas pueden reducir el tiempo que dedican a la gestión de presupuestos y acelerar, notablemente, los procesos de ventas.