Cómo crear el Workflow de Contratos perfecto
Según un estudio de Gartner, para el año 2023, el 90% de las multinacionales y el 50% de las PYMES, contarán con un Software de Gestión de Contratos.
Da igual el sector en el que se encuentre tu organización: llevar a cabo una adecuada gestión de los contratos es fundamental para su buen funcionamiento y para proteger tus intereses en caso de desacuerdos con terceros.
Muchas veces, esta tarea puede complicarse por el gran numero de contratos a gestionar manualmente. Además, normalmente, estos contratos se almacenan en Carpetas Compartidas y se gestionan con las partes a través de emails.
Ante esta situación, las organizaciones se enfrentan a problemáticas propias de esta gestión manual: errores, pérdidas de documentos clave, olvidar fechas importantes y la saturación del equipo, entre otras.
La solución a los procesos tan complicados de gestión de contratos es la automatización.
Cuando llevas a cabo la automatización con un Workflow de contratos, puedes crear, negociar, firmar y hacer un seguimiento de estos de forma rápida y eficiente, reduciendo el tiempo que les dedicas a la mitad.
Primero de todo, ¿qué es un Workflow de Contratos?
Un Workflow de Contratos es el proceso de gestionar un contrato desde su creación hasta que es completado, tras cumplir unas etapas determinadas. Aunque pueda parecer sencillo y diferente para cada organización, siempre se requiere cumplir con los siguientes pasos:
- Recogida de la información
- Creación del contrato
- Negociación
- Aprobación
- Firma
- Renovación o finalización
Este proceso puede tener desde dos hasta decenas de personas implicadas, por lo que gestionarlo de forma adecuada es fundamental.
Etapas de un contrato
Antes de lanzarte a la piscina a generar un Workflow de contratos en un CLM como Docuo, es importante que no intentes duplicar lo que hacías de forma manual. Aunque puede parecer la mejor forma de hacerlo, el proceso que seguías manualmente debe servirte solo de referencia.
Una vez que tengas esto claro, el siguiente paso es conocer el ciclo que siguen los contratos, para ver en cuál de sus etapas, puedes mejorar gracias a la automatización.
1. Creación
Cuando creas un contrato, es de vital importancia hacerlo de forma cuidadosa y en base a los requerimientos legales de cada país. La automatización te ayudará a olvidarte tanto de esto, como de redactar contratos para cada caso; con las plantillas Microsoft 365, podrás ajustar los contratos a tu gusto en un solo clic.
2. Revisión
Es fundamental revisar los contratos que van a enviarse a los clientes. Esta operación, puede agilizarse en gran medida con un CLM como Docuo, en el que te podrán avisar de si el contrato es correcto o si necesita algún cambio, indicarte dónde desde la propia herramienta.
3. Negociación
Llevar a cabo la negociación por correo, puede causar numerosas versiones de un solo contrato y confusión entre las partes interesadas. Con la automatización, no solo mantendrás a las partes informadas en tiempo real y con la versión actualizada del contrato, sino que también podrás configurar tus workflows para recibir avisos cuando llegue tu momento en el proceso.
4. Firma
Todos los cambios han sido hechos, las partes por fin han llegado a un acuerdo y llega el momento de la firma, un proceso que puede alargarse incluso semanas. Para evitar esto, puedes recurrir a la firma electrónica, que no solo podrás incluirla en tus workflows para que se lleve a cabo automáticamente, sino que también, con una eSignature como la de Docuo, estás cumpliendo al 100% lo establecido por la normativa europea eIDAS.
5. Renovaciones
Cuando tu equipo es el encargado de estar pendiente de las renovaciones y los vencimientos, puede haber fechas clave que se pasen por alto y que den lugar a numerosos problemas. Para evitar esto, la automatización es la clave, ya que te enviará avisos automáticos y gestionará esos contratos por ti.
Ventajas de contar con un Workflow de Contratos
Como ya sabes, gestionar contratos es una tarea complicada, que requiere de mucho tiempo y mucha atención para no pasar por alto detalles y fechas claves. Además, cometer errores en este proceso, puede ocasionar pérdidas económicas, problemas legales, etc.
Por ello, contar con un Software de Gestión de Contratos es fundamental y te aporta numerosos beneficios: reducir los costes, el tiempo y los riesgos de la gestión, mejorar la productividad y la eficiencia, no solo del proceso sino también de tu equipo y evitar la desorganización de tareas.
Recomendación para la creación de un Workflow de Contratos en Docuo
Puede que tu organización necesite llevar a cabo numerosas acciones en sus contratos debido, entre otras cosas, al número de personas involucradas. En ese caso, es recomendable agrupar las diferentes etapas de estos en tres diferentes y hacer un Workflow por cada una de ellas:
- Creación, revisión y negociación
- Firma
- Renovaciones
Este de aquí es, por ejemplo, un Workflow para el proceso de creación, revisión y negociación:
Sin embargo, para procesos más sencillos, puedes agrupar las tres etapas en un solo Workflow. El proceso puede adaptarse a lo que necesite tu organización.
Esto es solo una parte de lo que un Software de Gestión de Contratos como Docuo puede hacer por ti. ¡Contacta con nosotros y descubre el resto!