Gestión de Documentos y Part Numbers en los procesos de fabricación
La información duplicada desaparecerá para siempre de tu vida.
Las industrias relacionadas con la ingeniería, como la aeronáutica, la naval o la de renovables, trabajan en sus procesos de fabricación con miles de piezas y componentes distintos. Cada una de esas piezas cuenta con un «Part Number» que la identifica de forma única en cada estructura o componente.
Solo por poner un ejemplo: ¡Un avión de pasajeros está hecho con más de cuatro millones de piezas distintas!
Cada una de estas piezas tiene asociada multitud de documentos técnicos, desde instrucciones de trabajo a especificaciones técnicas o planos.
Cada proveedor fabrica solo algunas piezas
Afortunadamente el trabajo de fabricación se divide entre centenares de proveedores. Cada uno fabrica uno o varios componentes, muchas veces subcontratando a su vez la fabricación de algunas piezas con otros proveedores, formando así un gran árbol de fabricación.
Las empresas recogen toda la información del fabricante relacionada con estos Part Numbers en Excel, y organizan los documentos asociados a cada pieza mediante carpetas. Además de gestionar la documentación de lo que ellos fabrican, para organizar el trabajo con sus proveedores, típicamente tienen una carpeta compartida con cada proveedor.
Para este tipo de empresas, contar con la documentación vigente es fundamental para realizar el trabajo correctamente.
Además de la documentación vigente, también es esencial la seguridad y los permisos, que, aunque pueda parecer tan sencillo como dar acceso o no a un Excel o a una carpeta compartida, se complica cuando trabajas con grandes cantidades de piezas y proveedores.
Problemas de distribuir la documentación técnica con carpetas compartidas
Toda esta situación llevada a cabo con herramientas básicas de ofimática, da lugar a numerosas problemáticas.
Para empezar, la gestión de la documentación con Excel y carpetas no solo puede provocar pérdidas de información clave, sino que, además, hace que haya documentos duplicados.
El mismo documento puede ser necesario para varios proveedores, lo que conlleva duplicarlo en todas las carpetas compartidas.
En segundo lugar, la documentación de ingeniería cambia constantemente y mantener la documentación vigente puede convertirse en un auténtico reto, ya que, si ha habido algún cambio, el documento tiene que ser actualizado en cada carpeta en la que exista un duplicado.
Por último, la pérdida de seguridad y de control para ver quien ha hecho las modificaciones en cada documento, puede llegar a causar incluso problemas legales.
Utilizando un gestor documental
Toda esta problemática puede resolverse de manera sencilla con Docuo.
No solo tendrás la información y documentación organizada y agrupada por su tipología (planos, WM, especificaciones etc.), sino que también te olvidarás para siempre de los duplicados, ya que solo contarás con un documento que será el que vaya en todas las capetas de los diferentes proveedores.
Las revisiones de la documentación de un Part Number solo deberás cargarlas una vez y no tendrás que avisar ni a los proveedores, ya que la herramienta lo hace de forma automática.
Además, cuando des permiso a un proveedor para que pueda ver un Part Number, de forma automática podrá ver todo lo que necesita para fabricar ese componente, incluso si es información que se encuentra «por encima» o «por debajo» en la estructura.
Todo esto gracias a la gestión de estructuras y la asociación entre documentos y part numbers que tenemos en Docuo, diseñada especialmente para esta problemática.
Gracias a estos permisos, también podrás ver como administrador la documentación que está obsoleta y vigente de forma visual y rápida gracias a nuestros tableros Kanban, mientras que, a los proveedores, tienes la opción de permitirles ver únicamente la que está vigente.
También puedes tener bajo control en un solo vistazo todo lo que pasa con tus documentos: quien ha hecho modificaciones, en que momento se han hecho etc. Además, nuestros procesos cumplen con los reglamentos normativos requeridos por la ICAO, EASA, JAA y FAA, entre otros, ofreciendo así a las empresas un espacio de trabajo idóneo para el cumplimiento de seguridad de sus procesos de documentación, con trazabilidad de componentes por part number.
Como ves, en Docuo nos adaptamos 100% a tu problemática. Contacta con nosotros para saber todo lo que podemos hacer por ti.