Cómo automatizar procesos de oficina

Es poco frecuente encontrar expertos en la automatización de procesos aplicando sus conocimientos en el entorno administrativo o de oficina: facturación, reclamaciones, solicitudes, obtención de datos, generación de informes, tareas repetitivas, etc.

En R2 Sistemas llevamos 15 años desarrollando soluciones de gestión especializadas en la automatización de procesos de oficina. Entre ellas nuestra herramienta de gestión documental y control de procesos Docuo con la que tenemos la certeza de lograr una mejor automatización de procesos administrativos complementando al tandem hojas de cálculo + ERP.

Hace pocas horas he tenido la suerte de leer un interesante artículo escrito por un verdadero experto en la teoría de automatización de procesos.

Esta disciplina está realmente avanzada en el entorno industrial, por ejemplo en los sistemas de producción y de fabricación donde se han llevado a cabo numerosos estudios y se han desarrollado verdaderas corrientes teóricas para optimizar y mejorar los procesos de producción y transformación de productos y bienes de consumo.

Ignacio Tornos hace una interesante reflexión sobre el mito de que los grandes ERPs logran automatizar por completo los procesos en la oficina y descubre la realidad de las arenas movedizas de la ofimática donde la mayoría de las tareas diarias quedan atrapadas con mejor o peor suerte (el reino del Excel).

Finalmente propone seis pasos para lograr la automatización de procesos en oficinas:

1. Automatizar el proceso. (Yo le habría cambiado el nombre a este punto por «Normalizar el proceso»)
2. Automatizar el archivo de los datos. Lograr que sean digitales y tratables por las herramientas.
3. Automatizar la generación de la información. Donde entran en juego las herramientas informáticas
4. Automatizar los flujos de información. Donde logramos que la información llegue a las personas adecuadas
5. Automatizar la calidad de los datos. Donde debemos lograr que la información generada refleje la realidad en el grado más alto posible
6. Automatizar las decisiones. La guinda del pastel: lograr escribir reglas matemáticas que tomen decisiones por nosotros en función de los datos anteriores

Tomamos nota de sus seis pasos y os invitamos a implementarlos para automatizar con éxito vuestros procesos de oficina.