Factura electrónica B2B obligatoria en España: guía completa para empresas y autónomos
Próximamente, muchas empresas y autónomos en España se enfrentarán a un gran cambio normativo: la factura electrónica B2B obligatoria.
Vamos a conocerla en detalle.
¿Qué es la factura electrónica B2B?
La factura electrónica B2B es una factura que debe enviarse en un formato electrónico estructurado (no en PDF) de forma obligatoria entre empresas o autónomos y otros negocios.
Además, con esta nueva forma de facturación, se introduce un cambio fundamental: ya no solo se intercambian facturas, sino que se debe informar del estado de estas (aceptadas, rechazadas, pagadas, etc.)
Hasta el momento, este tipo de formato solo es obligatorio para las empresas y autónomos que trabajan con la Administración, pero esto cambiará a partir de julio de 2027.
Marco legal
La factura electrónica en España no es algo nuevo. Su regulación comienza en 2013 con la Ley 25/2013, de 27 de diciembre, que estableció la obligación de emitir facturas electrónicas en las relaciones con la Administración pública. Desde entonces, autónomos y empresas que trabajan con el sector público ya están familiarizados con este sistema.
Sin embargo, durante años no existió una normativa equivalente para el ámbito privado. Este vacío se cubre en 2022 con la aprobación de la Ley Crea y Crece. Entre sus medidas más relevantes, esta ley introduce la futura obligatoriedad de la factura electrónica en operaciones entre empresas y autónomos (B2B).
Aunque la ley entró en vigor el 29 de septiembre de 2022, no todas sus medidas se aplican de forma inmediata. En el caso de la factura electrónica, su implementación queda supeditada al desarrollo reglamentario posterior.
Ese desarrollo llega con el Real Decreto 238/2026, aprobado en marzo de 2026, que define cómo funcionará el sistema en la práctica. Este reglamento introduce un calendario de adaptación progresivo, aunque no fija fechas absolutas cerradas.
¿Quién tendrá que usar la factura electrónica B2B?
La Ley Crea y Crece dice literalmente que “todas las empresas y autónomos -sin excepción- deberán expedir y remitir facturas electrónicas en sus relaciones comerciales con otras empresas y autónomos”, y con el desarrollo posterior a través del Real Decreto 238/2026, esta obligación se concreta aún más. Sin embargo, hay algunos casos en los que el cumplimiento no es obligatorio:
- Operaciones con destinatarios que no estén establecidos en España, es decir, cuando el cliente no tenga sede de actividad económica ni establecimiento permanente en territorio español.
- Adaptaciones sectoriales: la normativa prevé que la Administración pueda establecer ajustes en determinados sectores económicos, en función de sus características operativas, pero aún no está definido.
El Real Decreto 238/2026 no establece un listado cerrado de excepciones como tal, sino que define el marco general y deja algunos aspectos sujetos a desarrollo posterior.
¿Cuándo será obligatoria la factura electrónica entre empresas?
Aunque la factura electrónica B2B ya está regulada en España, todavía no es obligatoria en la práctica. Esto se debe a que su aplicación depende de un paso clave que aún está pendiente: la publicación de una Orden Ministerial que desarrollará la solución pública de facturación.
El Real Decreto 238/2026 establece los plazos de adaptación, pero estos no son fechas fijas, sino plazos relativos que empiezan a contar desde la entrada en vigor de esa Orden Ministerial. Una vez se active oficialmente el sistema:
- Empresas con facturación superior a 8 millones de euros tendrán un plazo de 12 meses para adaptarse
- Autónomos y pymes dispondrán de 24 meses para cumplir con la obligación
A rasgos generales, las previsiones actuales sitúan la obligatoriedad en 2027 para grandes empresas y en 2028 para pymes y autónomos
Aunque aún hay margen, lo recomendable es empezar a prepararse cuanto antes, ya que la adaptación implica cambios técnicos y operativos en los sistemas de facturación.
¿En qué formato deberán estar las facturas?
Con la nueva normativa, ya no será suficiente enviar facturas en PDF.
Las empresas deberán utilizar un formato electrónico estructurado, pensado para que los sistemas informáticos puedan procesarlo automáticamente.
Esto permite que programas de facturación identifiquen datos como el importe, el IVA o el cliente sin intervención manual.
La normativa europea establece un modelo común (EN16931), y permite varios formatos técnicos, como UBL o Facturae, aunque UBL tendrá un papel clave en el sistema, ya que será obligatorio en determinados casos, como el envío de información a la Administración.
El gran cambio: la trazabilidad
Si hay algo que realmente marca la diferencia con la nueva normativa, no es solo el formato de la factura, sino el control sobre lo que ocurre después de emitirla.
Hasta ahora, una vez enviada la factura, el seguimiento del cobro dependía casi por completo de procesos internos: correos, llamada, etc. Con la factura electrónica B2B, esto cambia, ya que a partir de ahora, emitirla no será suficiente: el destinatario tendrá la obligación de informar sobre su estado, al menos en dos momentos clave:
- Si la factura ha sido aceptada o rechazada, junto con la fecha correspondiente.
- Cuando se realiza el pago.
Además, esa información deberá ser comunicada a la Administración.
¿Cómo adaptarse a esta normativa?
Aunque su entrada en vigor, tal y como hemos visto, aún no tiene una fecha exacta, la dirección es clara: más automatización, más control y menos procesos manuales.
Lo más recomendable para las empresas y autónomos es empezar a adaptarse a ella cuanto antes. Para hacerlo, pueden optar por la solución pública de Hacienda o usar un software de facturación que cumpla con los nuevos requisitos legales como R2 Docuo.
Nuestro software te permitirá emitir las facturas en el formato correcto y sin errores, comunicar sus estados automáticamente a la administración, tenerlas todas almacenadas en un único lugar seguro, ¡y más! Descúbrelo.